Види бухгалтерських документів та їх призначення

Поняття «Бухгалтерський документ», сутність та призначення.

Документальне підтвердження бухгалтерських операцій це один із головних етапів облікових робіт. Відомості про факти здійснення операції або отримання дозволу на її здійснення може бути відображено на різних носіях, однак жодна господарська операція не повинна бути зафіксована в бухгалтерському обліку без оформлення її відповідним документом.

Бухгалтерський документ - Це оформлене письмово підтвердження самого факту здійснення господарської операції, або доказ про отримання дозволу на здійснення цієї операції.

Бухгалтерські документи, що використовуються в обліку, різні за своєю природою, при цьому кожен документ включає ряд показників. Подібні показники, що містять у собі відомості про господарську операцію, називаються реквізитами. Усі реквізити класифікуються як:

Постійні та змінні реквізити відрізняються один від одного тим, що постійні Реквізити застосовуються в одній організації тривалий період часу (назва організації, її юридична адреса, реквізити банку і т.д.). Змінні реквізити визначаються сутністю господарської операції (кількість матеріалів, що надійшли в накладній, найменування відпущеної у виробництво продукції і т.д.).

Обов'язкові реквізити мають утримуватися у кожному бухгалтерському документі (назва документа – ПКО, РКО, накладна; зміст операції; підписи; дата, номер документа; найменування підприємства тощо.). Склад обов'язкових реквізитів затверджено у Положенні з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності до.

Керівний склад організації затверджує наказом перелік осіб, наділених правом підпису первинних документів. Грошові, а також розрахункові документи підлягають обов'язковому підписанню директором та головним бухгалтером.

Додаткові реквізити залежать від змісту господарської операції та призначення документа (номер телефону, підстава для здійснення операції, ПІБ виконавця, відмітка про отримання тощо).

Системне розташування реквізитів у бухгалтерському документі є структурою документа. Структура може мати такі форми: анкетна, таблична, комбінована.

Бухгалтерський документ з анкетною структурою характеризується розташуванням реквізитів як у стандартній анкеті (питання та відповідь). Реквізити у документах із табличною структурою заповнюються у вигляді таблиці. Комбінована структура в бухгалтерських документах визначається розташуванням ряду реквізитів як в анкеті, а ряд за табличною структурою.

Держкомстат Росії за погодженням із зацікавленими органами виконавчої влади (Міністерство економіки РФ, Міністерство фінансів РФ та ін.) затверджують уніфіковані форми бухгалтерських документів Документи, якими затверджені уніфіковані форми повинні оформлятися відповідно до ними. Дані форми мають певні вимоги до оформлення бухгалтерського документа, а також кожен документ має кодове позначення (загальносоюзний класифікатор управлінської документації (ОКУД)). Документи, які мають уніфікованої форми, би мало бути затверджено в облікової політики організації.

Види документів, які у бухгалтерському обліку.

Документи бухгалтерського обліку класифікуються за низкою ознак.

Схема класифікації бухгалтерських документів

За призначенням

• розпорядчі (організаційно-розпорядчі) документи - Це документи, що відображають у собі доручення, дозвіл на здійснення господарської операції. Дані документи є підставою для здійснення операції, але не підтверджують факт її здійснення, у зв'язку з чим не відображаються у бухгалтерських регістрах. (Наказ про оформлення на роботу, довіреність, наказ про надання відпустки тощо).
• виправдувальні (виконавчі) документи – оформлюються за фактом здійснення господарської операції та є первинним джерелом для складання бухгалтерських записів в облікових регістрах (ПКО, накладні, акти виконаних робіт тощо).
• документи бухгалтерського оформлення – дані документи оформляються бухгалтером і відіграють допоміжну роль бухгалтерії (розподіл ОПР і ОХР та інших.). Вони також можуть складатися на ті господарські операції, на які немає інших документів, що підтверджують, так, наприклад, довідка про сторнування бухгалтерського запису.
• комбіновані документи - сама назва даних документів говорить за себе. Вони містять як характерні відмінності розпорядчих документів, так і виправдувальних (лімітно-огорожі, РКО і т.д.). Так лімітно-забірна карта включає дозвіл на відпуск матеріалів, а після цього і підтвердження того, що матеріали виписані у виробництво.

За часом складання

• первинні документи -Дані документи оформляються в момент походження операції та підтверджують факт її вчинення (касові чеки, РКО, ПКО, акт виконаних робіт і т.д.).
• зведені документи – систематизують інформацію первинних документів, узагальнюють її, підбивають підсумки за певний період (РПВ, касова книга тощо).

За обсягом інформації

• разові документи- Відображають у собі інформацію про здійснення однієї господарської операції (ПКО, РКО і т.д.).
• накопичувальні документи – це документи, які з переліку однорідних операцій за конкретний період (журнал обліку ПКО, РКО).

За місцем складання

• внутрішні документи – використовуються та оформляються у внутрішньому документообігу організації (робочі наряди, накладні).
• зовнішні документи - що надходять до організації з боку від фізичних та юридичних осіб (платіжні доручення).

За структурою

• анкетні документи - Структура документа характерна для типової анкети.
• табличні документи - Розташування реквізитів представлено у формі таблиці.
• комбіновані документи – включають елементи анкетної та табличної структури.

Вимоги до оформлення та змісту інформації в бухгалтерських документах.

Записи в бухгалтерських документах мають бути зрозумілими для читання та розбірливими, робляться дані записи з використанням комп'ютерної техніки, кулькових ручок, чорнил і друкарських машин, якщо десь вони ще залишилися. Застосовувати ручки, що стираються, або простий олівець категорично заборонено, також необхідно прокреслити порожні рядки, щоб уникнути можливості вносити додаткові записи.

Первинні бухгалтерські документи оформляються у момент здійснення господарської операції, або після її здійснення.

Також у документі мають бути проставлені підписи осіб уповноважених на підписання цього документа та особи, яка несе відповідальність за його складання. Первинний документ складається у кількох примірниках всім учасників господарської операції.

Не допускається під час оформлення первинних документів: використання коригуючих рідин, підчисток, помарок та інших виправлень, крім обумовлених.

Обумовлені виправлення мають бути обов'язково узгоджені з усіма учасниками господарської операції та підтверджені підписами із проставленням дати внесення змін. Проте є й такі документи, у яких виправлення не допускаються, так, наприклад, банківські та касові документи.

Документообіг на підприємстві та його основи.

Документообіг - Це система руху документів на підприємстві з моменту їх створення (оформлення), або отримання з боку від фізичних та юридичних осіб, до моменту передачі в архів.

Система документообігу для підприємства здійснюється відповідно до графіком. За кожним документом документообіг може оформлятися як інструкцій, схем, таблиць.

Графік документообігу визначає порядок формування первинних документів, оформлення та передачі для здійснення певних записів у бухгалтерському обліку. Відповідальність за дотримання термінів та оформлення несуть особи, що склали та підписали його.

Документообіг з окремих видів документів встановлюється федеральними органами виконавчої РФ (наприклад, по грошовим).

Бухгалтерські документи, такі як бухгалтерська звітність, регістри бухгалтерського обліку, первинні документи підлягають обов'язковому зберігання, відповідно до ст. 29 ФЗ «Про бухгалтерський облік» №402-ФЗ від 06.12.2011р. Зберігання документи підлягають протягом термінів, визначених правилами державної архівної справи, але не менше 5 років після звітного періоду.

Вилучені з архіву документи можуть бути лише податковою інспекцією та податковою поліцією, органами дізнання, органами прокуратури та попереднього слідства, судами на підставі та відповідно до законодавства Російської Федерації.

Первинна документація у бухгалтерії

Кожен бухгалтер стикався з «первинкою». Але однозначно визначити, які документи належать до первинної документації, складно навіть професіоналам із багаторічним досвідом. Різний набір документів для бухгалтерського та податкового обліку вносить ще більше невизначеності. про неї? Розберемо у статті.

Двічі на місяць вам на пошту надходитимуть інструкції та розбори від наших експертів. У першому листі — пам'ятка з цифрами для розрахунків.

Що таке первинна документація у бухгалтерії

Приклад «первинки» в бухобліку — будь-який документ, який підтверджує угоди платника податків. та оформлювати відповідно до цього закону, щоб підтвердити витрати та довести ФНП правильність розрахунку податкової бази. Складати первинний документ потрібно в момент здійснення госпоперації, оскільки документ підтверджує її вчинення. угод, у яких ви виступаєте покупцем, оскільки це ваші витрати і ви більше постачальника зацікавлені у правильному оформленні документів.Податкова може не зарахувати «первинку» до помилок.

Зберігання первинних документів

Первинку потрібно зберігати щонайменше 5 років. У цей період ФНП може будь-якого дня запросити документи у вас чи ваших контрагентів, щоб провести перевірку. Також документи знадобляться у разі судових спорів. Раніше для зберігання документів були потрібні стелажі, папки та багато паперу. Тепер, щоб звільнити місце в офісі та заощадити час та гроші, перенесіть архів первинки в електронний вигляд. Бухгалтерські сервіси допомагають систематизувати документи та зберігати їх скани в електронному архіві — в такому й простіше шукати документи. У списку сервісу простіше відстежувати нестачу первинки, закриття, оплату та документи з операцій. Електронні документи засвідчують електронним підписом. Якщо компанія не матиме первинного документа, термін обов'язкового зберігання якого ще минув, вона отримає штраф від 10 до 30 тис. рублів. Інша проблема втрати документів — неможливість зважити на витрати для розрахунку бази з податку. В цьому випадку податкова донарахує податок, і компанії доведеться доплачувати.

Первинні документи поділяються на стадії бізнесу

• Готівкові розрахунки - касовий чек, квитанція до прибуткового касового ордера, бланк суворої звітності. Організації рідко розраховуються між собою готівкою, оскільки суми розрахунків через касу обмежені сумою 100 тис. рублів. Зазвичай готівкою одержують аванси або підзвітні гроші співробітники.
• Електронні розрахунки, включаючи еквайринг, платіжні системи або перерахування з розрахункового рахунку – витяг з банківського рахунку.

Третій етап – отримання продукції. Потрібно підтвердження факту отримання покупцем товару чи послуги, а продавцем оплати.Без документів, що підтверджують, податкова не дозволить врахувати витрачені кошти у витратах. Отримання підтверджується:

• товарної накладної;
• товарним чеком;
• актом виконаних робіт чи наданих послуг.

Первинна документація у бухгалтерії список документів 2020

Угоди у різних компаніях суттєво відрізняються. Незважаючи на це, є перелік первинної документації, яка є обов'язковою у бухгалтерії:

• Договір.
• Рахунок на оплату.
• Платіжні документи: касові чеки, бланки суворої звітності.
• Товарна накладна.
• Акт виконаних робіт чи наданих послуг.
• Рахунок-фактура.

Цей перелік документів з операцій не вичерпний, може розширюватися залежно від видів операцій та особливостей обліку у створенні.

Формування первинної бухгалтерської документації

Правила ведення первинної документації допускають складання її за самостійно розробленими або уніфікованими формами (ст. 9 № 402-ФЗ). Але пам'ятайте, що юридичну силу має лише документ, який містить усі необхідні реквізити:

• Назва документа.
• Дата створення.
• Найменування організації або ім'я підприємця укладача.
• Зміст документа чи госпоперації.
• Натуральні та фінансові показники.
• Дані відповідальних осіб.
• Підписи сторін.

Форми первинки, які використовує організація, закріплюються в обліковій політиці. У процесі роботи може виникнути потреба у оновленні чи доповненні форм — це також фіксується в обліковій політиці.

Розглянемо первинні документи докладніше.

Договір

При укладанні угоди сторони укладають між собою договір, у якому обумовлюють всі умови та деталі майбутніх господарських операцій: терміни відвантаження товару, виконання робіт чи надання послуг, час оплати, спосіб розрахунків тощо.

Додатково в договорі фіксуються дані про предмет угоди та ціну. Права та обов'язки сторін також треба прописати, щоб у суді було легше врегулювати можливі суперечки.

Оптимально, якщо кожний правочин оформлено окремим договором. Але компанії нерідко укладають із постійними контрагентами один загальний договір на низку однотипних угод одночасно. Оформіть два екземпляри договору з печатками та підписами сторін на кожному.

Письмова форма договору не завжди потрібна. Наприклад, для угоди з купівлі-продажу документом, що підтверджує висновок, виступає касовий або товарний чек.

Рахунок на оплату

Рахунок на оплату – це документ, у якому продавець встановлює ціну на свої послуги чи товари.

Покупець погоджується з умовами постачальника на момент здійснення оплати. Законодавець не встановлює форму рахунку, тож кожна компанія складає його по-своєму. У рахунку прописують умови угоди, терміни, порядок оплати та постачання тощо.

Підпис директора чи головбуха цьому документі не обов'язкові (ст. 9 № 402-ФЗ). Але щоб із боку податкової чи контрагентів не виникало питань, краще ними не нехтувати. Рахунок на оплату не дає змоги пред'явити вимоги постачальнику — лише фіксується ціна покупки. Покупець зберігає за собою право вимагати повернення грошей у разі порушення умов договору або незаконного збагачення постачальника.

Платіжні документи: касові чеки, бланки суворої звітності (БСО)

Первинні документи цієї групи підтверджують факт оплати отриманих покупцем товарів чи послуг.

До них відносяться касові та товарні чеки, платіжні доручення та вимоги, бланки суворої звітності.Платіжку покупець отримує у банку, коли оформляє оплату безготівковим платежем, а платіжну вимогу може виставити постачальник. Товарний чи касовий чек постачальник видає покупцю, коли той оплачує товар готівкою.

Товарна накладна або товарний чек

Товарні чеки оформлюють у двох випадках: під час продажу товару фізособами або під час продажу фізособам.

Товарні накладні, зазвичай, використовують організації оформлення реалізації товарів та його подальшого оприбуткування покупцем.

Як і договір, товарну накладну складають у двох примірниках. Один залишається у постачальника, щоб підтвердити передачу товарів, а другий отримує покупець на підтвердження оприбуткування.

Дані у накладній та рахунку-фактурі повинні збігатися.

Особа, яка відпускає товар, проставляє у накладній свій особистий підпис та печатку компанії. А покупець також засвідчує документ підписом та печаткою.

Акт наданих послуг (виконаних робіт)

Акт — це первинний документ для двох сторін, який є підтвердженням факту укладання та виконання правочину, його вартості та строків виконання.

Його може скласти замовник чи виконавець. Кожна сторона має свій екземпляр, який є підтвердженням того, що сторони не мають претензій одна до одної і визнали послугу та оплату за неї відповідною до договору.

Рахунок-фактура

Рахунок-фактура необхідний прийняття ПДВ до відрахування. Зазвичай вони є супутнім документом до товарної накладної чи акту. Трапляються і рахунки-фактури на аванси.

• дані продавця та покупця;
• інформацію про товар, його вартість та кількість;
• підписи відповідальних осіб.

Фактуру зобов'язані виписувати всі організації та підприємці на ОСНО та інші, які працюють із ПДВ.

Первинні документи бухгалтерського обліку

Первинні документи бухгалтерського обліку є важливими і в питаннях ведення бухобліку, і у визначенні обсягу податкових зобов'язань. Відповідальному за складання первинних документів бухгалтерського обліку фахівцю компанії важливо чітко розуміти зміст та форми таких документів, а також знати специфіку ведення облікових регістрів.

Роль первинного документа у бухгалтерському обліку

Первинні документи — це документи, за допомогою яких компанія оформляє господарські події, що відбулися на підприємстві (п. 1 ст. 9 закону «Про бухоблік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Перше, що слід чітко розуміти бухгалтерам будь-якої організації: сьогодні будь-якого певного обов'язкового всім переліку форм первинних документів бухгалтерського обліку немає. Будь-яка фірма сама собі визначає форми первинних документів залежно від мети їх застосування.

Однак для таких документів законодавчо встановлено перелік обов'язкових реквізитів (п. 2 ст. 9 закону № 402-ФЗ), а складати документи необхідно з урахуванням вимог ФСБО 27/2021.

ВАЖЛИВО! Застосовувані в бухобліку форми повинні бути обов'язково закріплені в обліковій політиці організації (п. 4 ПБО 1/2008, затвердженого наказом Мінфіну РФ від 06.10.2008 № 106н).

Про те, скільки потрібно зберігати первинні документи, читайте у матеріалі «Який термін зберігання документів в архіві організації?».

Таблиця з термінами зберігання документів наведена у системі КонсультантПлюс. Оформіть безкоштовний пробний доступ до правової системи і переходьте в довідковий матеріал.

Перелік можливих первинних документів бухгалтерського обліку

Перелік первинних документів бухгалтерського обліку у 2022-2023 роках може бути таким:

1. Товарна накладна. Це документ, в якому відображається перелік товарно-матеріальних цінностей, що передаються. Накладна оформляється у 2 примірниках та містить відомості, які згодом відображаються у рахунку-фактурі. Накладна підписується представниками обох сторін, що у угоді, і засвідчується печаткою (якщо її фірма використовує у практиці). Ви можете безкоштовно скачати бланк та зразок товарної накладної ТОРГ-12, клікнувши по картинці нижче:

Про найчастіше її форму читайте у статті «Уніфікована форма ТОРГ-12 - бланк і зразок».

1. Акт здачі-приймання. Він складається після завершення виконання певних робіт (послуг), щоб підтвердити, що результат робіт відповідає початковим вимогам договору.

Зразок такого акту дивіться тут.

1. Первинні документи розрахунку з персоналом з праці (наприклад, розрахунково-платіжні відомості). Ви можете безкоштовно скачати бланк та зразок розрахунково-платіжної відомості Т-49, клікнувши по картинці нижче:

1. Документи, пов'язані з наявністю об'єктів ОЗ, – тут компанія може оформляти таку документацію із переліку первинних облікових документів бухгалтерського обліку:

• Акт приймання-передачі ОЗ за формою ОС-1 – при надходженні або вибутті об'єкта, що не належить до будівель чи споруд. Ви можете безкоштовно скачати бланк та зразок акта прийому-передачі основних засобів ОС-1, клікнувши по картинці нижче:

• Якщо об'єкт ОС є будівлею чи спорудою, його надходження чи вибуття оформляється актом формою ОС-1а.

• Якщо потрібно задокументувати факт проведеної інвентаризації, складається інвентаризаційний опис ОС за формою ІНВ-1.

• Якщо ж інвентаризація проводилася щодо НМА, опис буде складатися вже формою ИНВ-1а.

1. Окремою групою первинних документів є касові документи. До них відноситься, зокрема, такий список первинних документів бухгалтерського обліку 2022-2023 років:

• Прибутковий касовий ордер. Ви можете безкоштовно скачати бланк та зразок прибуткового касового ордера (КО-1), клікнувши по картинці нижче:

• Видатковий касовий ордер. Ви можете безкоштовно скачати бланк та зразок видаткового касового ордера (КО-2), клікнувши по картинці нижче:

Про правила оформлення цього документа читайте тут.

Про те, чим керуватися, оформляючи такий документ, читайте у цій статті.

Про особливості застосування цього документа читайте тут.

Наведений список не вичерпує всього обсягу первинних документів, які застосовуються в бухобліку, і може бути розширений залежно від особливостей обліку, що здійснюється у кожній конкретній організації.

Повний перелік первинних документів ви знайдете у Довіднику від КонсультантПлюс. Отримайте безкоштовно пробний доступ до системи та переходьте до переліку.

ВАЖЛИВО! Не є первинними документами бухгалтерського обліку з переліку 2022-2023 – список запропонований вище:

• Договір. Це документ, в якому обумовлюються права, обов'язки та відповідальність сторін, що беруть участь у правочині, строки та порядок розрахунку, особливі умови тощо. буд. Його дані задіють при організації обліку з аналітики розрахунків із контрагентами, але сам він облікових операцій не формує.
• Рахунок. У цьому документі відображається сума, яку покупець погоджується сплатити за умови постачальника. У рахунку може бути додаткова інформація про умови угоди (терміни, порядок оплати та постачання тощо). е. він доповнює договір.
• Рахунок-фактура. Цей документ складається для податкових цілей, оскільки з його підставі покупці приймають до відрахування суми ПДВ, пред'явлені постачальниками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким чином, рахунком-фактурою за відсутності інших документів, що характеризують певний правочин, неможливо буде підтвердити витрати по даній угоді (листи Мінфіну РФ від 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНП від 31.03.2006 № 02-3 -08/31, постанова ФАС Східно-Сибірського округу від 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Слід пам'ятати, що у переліку уніфіковані форми первинних бухгалтерських документів є обов'язковими до застосування, т.і. до. з 2013 року (після ухвалення закону № 402-ФЗ) бланки таких форм можна розробляти самостійно. Але здебільшого вони продовжують використовуватися. Тому у 2022–2023 роках перелік уніфікованих форм первинних бухгалтерських документів, які містяться у постановах Держкомстату, продовжує залишатися актуальним.

Які відомості мають містити форми первинних документів

Попри те що обов'язкових всім форм первинних документів нині немає, законодавцем встановлено вимоги до змісту таких документів. Перелік обов'язкових реквізитів, які мають утримуватися у кожному первинному документі, наводиться у п. 2 ст. 9 закону №402-ФЗ. Це, зокрема:

• назва документа;
• дата, коли такий документ було складено;
• інформація про особу, що склала документ (найменування компанії або ІП);
• суть факту господарського життя, оформленого цим документом;
• фінансові, числові показники, вимірники події, що відбулася (наприклад, в якому обсязі, в яких одиницях і на яку суму товарна продукція була реалізована покупцям);
• відомості про відповідальних фахівців, які оформляли подію, що відбулася, а також підписи таких фахівців.

Якщо первинка відповідає вимогам, організацію можуть чекати зокрема й податкові наслідки.

Отримайте безкоштовний доступ до КонсультантПлюс і дізнаєтеся про те, які претензії у податківців виникають найчастіше і як їм протистояти.

Про те, як делегується право підпису, читайте у статті «Наказ про право підпису первинних документів – зразок».

Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку

Як можна класифікувати первинні документи бухгалтерського обліку?

Якщо первинний документ випустила сама компанія, він може ставитися або до групи внутрішніх, або до групи зовнішніх. Документ, який складений усередині фірми та поширює свою дію на компанію-упорядника – це внутрішній первинний документ. Якщо документ було отримано з боку (або складено фірмою і видано набік), це буде зовнішній первинний документ.

Внутрішні документи фірми поділяються на такі категорії:

• Розпорядчі первинні документи — такі, якими фірма віддає розпорядження будь-якій структурній одиниці чи співробітнику. До зазначеної категорії належать накази компанії, розпорядження тощо. буд.
• Виконавчі первинні документи. Вони компанія відбиває факт те, що певне господарське подія відбулося.
• документи бухгалтерського оформлення. З їх допомогою компанія систематизує та узагальнює відомості, що містяться в інших розпорядчих та виправдувальних документах.

Після того як господарська подія була оформлена первинним документом, далі потрібно відобразити подію в облікових регістрах. Вони, по суті, є носіями впорядкованої інформації, в них акумулюються та розподіляються ознаки та показники господарських угод.

На вигляд виділяють такі регістри:

Виходячи із способу ведення регістру, виділяють такі групи:

• Хронологічні регістри. У них фіксують події, що відбулися, послідовно — від першого за часом звершення до останнього.
• Систематичні регістри. У них компанія класифікує операції, що відбулися, з економічного змісту (приклад — касова книга).
• Комбіновані регістри.

За критерієм змісту інформації, що відображається в регістрах, виділяються:

• синтетичні регістри (наприклад, журнал-ордер);
• аналітичні регістри (платіжна відомість);
• комбіновані регістри, у яких фірма здійснює як синтетичний, і аналітичний облік.

Підсумки

Обов'язкових всім форм і переліку первинних документів бухгалтерського обліку нині немає: будь-який хозсубъект вправі самостійно визначити собі форми первинних документів, що він застосовуватиме своєї діяльності.

Водночас найбільш поширеними первинними документами бухгалтерського обліку виступають аналоги серед уніфікованих форм, затверджених Держкомстатом.

Після того, як первинний документ оформлений, необхідно перенести інформацію з нього в обліковий регістр.