Електронний цифровий підпис (ЕЦП) у Білорусі

Електронний цифровий підпис (ЕЦП).
Що таке ЕЦП?
Як працює електронний цифровий підпис?
Скільки коштує ЕЦП?
Як і хто із співробітників має право отримати ЕЦП?

Інформаційні технології принесли людям багато комфорту та сильно спростили життя. Це стосується як побутової, так і сфери ведення бізнесу.

Замовив в інтернет-магазинах продукти, одяг, товари для дому – у найкоротший термін доставлять. Відкрив інтернет банк – і за 2 хвилини сплатив усі комунальні платежі. Захотів провести вихідні в іншій країні, розвіятися – знайшов дешеві квитки, сплатив, забронював номер у готелі – та й у дорогу!

Якщо говорити про інформаційні технології в бізнесі, крім наявності обов'язкових атрибутів у вигляді корпоративного сайту, IP-телефонії, використання спеціалізованого ПЗ для бухгалтерського обліку, всіляких комунікацій, слід виділити легалізацію Електронного цифрового підпису (ЕЦП) на Законодавчому рівні. Що дає бізнесу безліч переваг.

При використанні ЕЦП виявляються приховані резерви для економії: паперові накладні, акти та ін. замінюються на рівносильні електронні накладні (ЕТН, ЕТТН), акти та інші документи. Прискорюються комунікації та оформлення угод із постачальниками, клієнтами, партнерами.

Що говорить про ЕЦП (Еелектронної цифровий підписи) Законодавство?

Мало хто знає, але перший досвід використання електронного цифрового підпису в Білорусі відноситься до 2009 року. Саме тоді власникам бізнесу та юридичним особам дозволили підписувати у такий спосіб документи у Податкові інспекції, Статистичний комітет, Білдержстрах, різні фонди та інші державні органи.

Система Електронний цифровий підпис з кожним роком почав використовуватися все активніше. Якщо у 2014 році видали понад 1,5 тисячі ЕЦП, то через 4 роки – вже 300 тисяч! На початок 2020 року технологію почали застосовувати вже понад 700 тисяч користувачів.

Через 10 років після впровадження почав діяти Закон Республіки Білорусь «Про внесення змін та доповнень до Закону Республіки Білорусь «Про електронний документ та електронний цифровий підпис», що збільшив можливості у цій сфері. Після цього її зрівняли зі звичайним підписом на папері та дозволили застосовувати кожному громадянину.

Як працює та виглядає електронний підпис?

ЕЦП подають у вигляді:

• флеш-карти, яку вставляють у персональний комп'ютер за необхідності перевірити правильність та реальність звіту чи іншої документації;
• сім-карти, на якій є програма, що включає особистий електронний ключ. Це зручно для працюючих на смартфонах чи планшетах;
• підписи у хмарі, що знаходиться на сервері відповідального за це центру. Така ЕЦП не має реального втілення і вважається найнепідробнішою.

Наразі переважна більшість підписів в основі мають флешки з ключем, який засвідчує дані у спеціальних звітних програмах та передає на електронну пошту.

Підписи, що складають, є два різновиди ключів — відкритий і закритий, — які при взаємодії без проблем підтверджують відповідність оригіналу документа:

• закритий включає кілька літер, цифр та інших знаків, що перебувають у користуванні компанії або фізичної особи під час розробки ключа;
• відкритий — це набір символів, який відповідає певному персональному ключу.Дізнатись його може обраний користувачем перелік учасників документообміну. Він же необхідний і для звіряння підпису, надісланого на пошту або в інший спосіб.

Створенням ключа одного й іншого типу займаються не люди, а технологічна програма-шифратор.

Хто із співробітників юридичної особи має право застосовувати ЕЦП?

1. Відповідальний за передачу документів працівник компанії. Зазвичай цим займається головний бухгалтер, керівник підприємства, керівник відділу кадрів чи відділу збуту (продажів). Шифр є унікальним, і користуватися ним може одна людина. Якщо він залишив посаду, то попередній електронний підпис необхідно переробити;
2. Індивідуальний підприємець, щоб він зміг вести звітності щодо певної галузі;
3. Будь-яка людина, яка може підписуватися електронним підписом у побутових та робочих моментах.

З урахуванням статусу власник може застосовувати електронний цифровий підпис для різних процедур. Для юридичної особи доступний наступний перелік:

• подання декларацій з податків;
• оплата податків та отримання даних про існуючу пеню та виплати понад норму;
• складання звітів до Фонду соціального захисту населення, Білдержстрах та інші держоргани;
• робота з електронними рахунок-фактурами.

Якщо говорити про фізичних осіб, то їм дозволено користуватися підписом для завірення договорів на надання послуг, взяття кредитів, страхування, а також за великих угод купівлі чи продажу. Фізособи застосовують її в особистих цілях рідко, основні користувачі - підприємства та індивідуальні підприємці.

Згідно Законом Республіки Білорусь від 28.12.2009 N 113-З (Ред.від 08.11.2018) «Про електронний документ та електронний цифровий підпис» повноваження працівника як фізособи та індивідуального підприємця на підписання електронних документів повинні підтверджуватись атрибутний сертифікат.

Що таке базовий атрибутний сертифікат?

Атрибутний сертифікат (АС) – це електронний документ, наданий постачальником послуг (РУЦ) ДержСУОК) і містить інформацію про повноваження фізичної особи, або індивідуального підприємця, який є власником особистого ключа ЕЦП, на підписання електронних документів, а також про інші повноваження, надані йому від імені організації або іншої фізичної особи.

Як зареєструвати ключ ЕЦП?

Для реєстрації потрібно звертатися лише до досвідчених перевірених постачальників. У разі труднощів із відповідністю продукту вимогам законодавчих актів і за електронної ідентифікації нічого очікувати.

Реєстрація ЕЦП включає кілька етапів:

• написання заяви за певним шаблоном;
• відвідування Національного центру електронних послуг та надання спеціалістам переліку послуг.

Порядок отримання
Сертифікат відкритого ключа (СІК) ЕЦП.
Як отримати ЕЦП?
Які Носії ключової інформації (НКІ)
існують для ЕЦП?

1. Для отримання Сертифіката відкритого ключа (СІК) заявнику (Примітка: Заявник – це юридична або фізична особа, індивідуальний підприємець) необхідно попередньо ознайомитись на сайті РУП «Національний центр електронних послуг» (НЦЕУ) з існуючими Регламентами, Порядками надання послуг, Політикою застосування Сертифікатів відкритого ключа, Прейскурантом на послуги ;
2. Звернутися до реєстраційного центру. для реєстрації Заявника як Передплатника;
3. Сплатити вибрані послуги на підставі рахунок-фактури відповідно до чинного Прейскуранта послуг;
4. Надалі Передплатнику потрібно надати документ, що підтверджує факт оплати за вибрані послуги;
5. Після підтвердження оплати, перевірки справжності та коректності заповнення всіх документів, укладання договору, Посвідчувальний центр випускає та передає Передплатнику СОК ЕЦП.

Окремо варто зазначити, що для отримання СІК необхідна особиста присутність людини, яка використовуватиме ЕЦП. Якщо для фізосіб та індивідуальних підприємців усе зрозуміло, то для юросіб – це керівник чи довірена посадова особа.

Що таке Носій ключової інформації?
Що таке НКІ?
Чи є звичайна сімкарта
Носієм ключової інформації з Мобільною ЕЦП?

Передача СІК від Електронний цифровий підпис Замовнику здійснюється на так званому Носії ключової інформації (НКІ). Як описувалося на початку статті, як ЕЦП на НКИ виступають USB-флешки / флеш-карти з ЕЦП.

Як НКІ також може виступати і SIM-картка оператора мобільного зв'язку.

Мобільний електронний цифровий підпис – технологія за якою мобільний телефон можна використовувати як засіб ідентифікації при використанні електронних сервісів. У такому разі ключ мобільної ЕЦП зберігається на спеціальній SIM-карті з підтримкою функціоналу ЕЦП, що дозволяє здійснювати підпис електронних документів без комп'ютера зі свого смартфона. Процес підписання електронного документа є надсиланням зашифрованих СМС-повідомлень, і підтверджується PIN-кодом.

На сьогоднішній день у Білорусі послуги мобільної ЕЦП для фізичних, юридичних осіб та індивідуальних підприємців надають компанії «А 1» та «МТС».

Як отримати послугу Мобільний ЕЦП?

Для отримання послуги Мобільний Електронний цифровий підпис необхідно:

1. Придбати або замінити свою сімкарту на сімкарту з підтримкою ЕЦП;
2. Далі необхідно дотримуватись тієї ж схеми, що й при отриманні ЕЦП на НКВ: визначитися з терміном дії ЕЦП, звернутися до реєстраційного центру з пакетом документів, який визначено у Порядку надання послуг на сайті НЦЕУ.

Якщо клієнт оформлений як індивідуальний підприємець, то разом із переліченими вище документами повинен принести і засвідчену копію повідомлення про постановку на облік. У папері має бути зазначений номер платника до Фонду соціального захисту населення. копію свідоцтва про державну реєстрацію фірми, а також копію повідомлення про постановку на облік з печаткою та вказаним номером платника у Фонді.

З весни 2020 року Національний центр електронних послуг надав можливість клієнтам отримати підпис дистанційно. Щоб це зробити, необхідно зайти на єдиний портал електронних послуг.

Сертифікат відкритого ключа може видаватися на рік, 2 або 3, після чого сертифікат ЕЦП продовжують ще на 2 роки. Збільшити термін дії електронних печаток можна не пізніше ніж за 3 місяці до закінчення дії.

Продовжити послугу можна, послідовно виконавши кілька дій:

• прийняття положень та правил використання електронних підписів;
• оплата послуги;
• отримання сертифіката.

Якщо ви хочете призупинити дію ключа, то повинні написати заяву за встановленим зразком та надіслати її до центру електронних послуг. Причиною такого рішення може бути особисте бажання, втрата носія, закінчення дії, втрата конфіденційності або відхід відповідального за цю процедуру працівника з посади.

ЕЦП: що це таке, його призначення та як його отримати?

Як оформити ЕЦП (Розшифровується як електронно-цифровий підпис)? Грамотна відповідь на це питання хочуть знати як звичайні громадяни, так і компанії. Підпис у цифровому форматі вважається аналогом рукописного варіанта та дозволяє підтвердити авторство документа, підготовленого в електронному форматі. Цей реквізит фіксує дані, подані в документі на момент його затвердження, що підтверджує її незмінність.

Цифровий підпис складається з 2-х основних частин:

• сертифікат або відкритий ключ – містить інформацію про власника, про підписуючу документи організації, термін дії ключа та інші важливі відомості;

• криптографічна частина або закритий ключ – зберігає механізм, за допомогою якого відбувається шифрування документів.

Довірте бухгалтерію професіоналам: надійний аутсорсинг бухгалтерського обліку для вашого бізнесу!

Ці складові вирішують різні завдання. Так, при використанні закритого ключа, доступ до якого має лише власник, документ підлягає шифруванню.При використанні сертифіката або відкритого ключа, доступного всім учасникам електронного діловодства, документ дешифрується. У результаті вирішується основне завдання застосування цифрового друку, тобто. вказується, ким електронні папери підписані, і засвідчується їхня незмінність після підписання.

Уточнити як отримати ЕЦП вперше, можна у співробітників компанії "Бухгалтерські технології". При зверненні до нас клієнт отримує відповіді на всі питання, що його цікавлять, дізнається про порядок придбання електронного ключа, отримує необхідну підтримку при його виготовленні та продовженні.

Призначення ЕЦП: що каже закон?

Відповідно до законодавства Республіки Білорусь, електронно-цифровий підпис підтверджує, що після підписання документів його цілісність було дотримано. Іншими словами до нього не були внесені будь-які виправлення, він використовувався конкретною особою, яка є власником сертифіката ключа. У зв'язку з цим ЕЦП дозволяється застосовувати під час виконання юридичних дій, документообігу в цифровому форматі в Інтернеті.

Закон свідчить, що цифровий ключ можна використовуватиме підтвердження достовірності документів, що подаються до наступних інстанцій:

• МНС (Міністерство з податків та зборів);
• митна служба;
• ФСЗН (Фонд соціального захисту населення);
• статистичне бюро;
• Білдержстрах.

Згідно принципом використання ЕЦП, її використання дозволяє підписувати податкові документи, папери для подання декларацій, річних фінансових та статистичних звітностей, форм персоніфікованого обліку до соціального фонду захисту населення.

Крім того, вона дозволяє:

• надсилати до податкової служби різні звернення;
• вимагати пояснення щодо рішень, що приймають вищі інстанції;
• надсилати запити до держорганів для пояснення законодавчих нормативів;
• отримувати довідки щодо відомостей на особових рахунках;
• запитувати інші виписки та папери.

За допомогою електронно-цифрового ключа можна не лише складати звіти у віддаленому режимі. Він дозволяє дистанційно подавати документацію до держорганів на реєстрацію юридичних осіб та індивідуальних підприємців, вносити зміни та доповнення до статутних документів компанії, змінювати юридичну адресу та виконувати інші важливі дії.

Як працює ЕЦП?

Перш ніж отримати відповідь на заявку, де зробити ЕЦП Мінськ, потрібно розуміти, як вона працює. Для встановлення цифрового підпису та його ідентифікації потрібні ключі відкритого та закритого типу, про які сказано вище.

Видає ключ співробітника Національного центру електронних послуг (скорочується НЦЭУ). У реальному житті цифровий підпис має такий вигляд:

• флеш-карта, яка за допомогою роз'єму USB під'єднується до комп'ютера, використовується при надсиланні різного виду звітності та підтвердження їх достовірності;
• для власників мобільних пристроїв спеціальна SIM-карта, куди додатково завантажується програма, що має власний цифровий ключ;
• хмарний електронно-цифровий друк, який знаходиться у хмарному сховищі на спеціальному сервері, він не має фізичного носія і є найбезпечнішим.

Юридичні та фізичні особи в Білорусі зазвичай отримують цифровий підпис у вигляді флещ-карти зі спеціальним ключем та застосовують їх у програмах для підготовки різного виду звітів.

Із застосуванням електронного ключа відбувається формування самого підпису, вираженого великою кількістю символів. Його отримання забезпечується перетворенням даних по криптографічного алгоритму із документа, що засвідчується. У цій ситуації, при внесенні до паперу якихось поправок після їх затвердження, підпис буде визнано недійсним.

Електронний підпис генерується за допомогою закритого ключа. Його знає лише одна особа, яка є його власником. Друга сторона, яка отримує документ, перевіряє справжність підпису за допомогою відкритого ключа.

Види ЕЦП

Відповідаючи на запитання, де оформити ЕЦП, не можна не розповісти про її види та їх основні функції. Розрізняють простий та посилений (кваліфікований та некваліфікований) цифровий друк.

1. Завдяки застосуванню кодів, паролів або інших засобів проста ЕЦП є доказом того, що підпис був сформований конкретною особою. У простого електронного підпису низький рівень захисту, тобто. з її допомогою можна встановити лише автора документа, але вона не здатна захистити його від підробки.
2. Посилений некваліфікований електронно-цифровий підпис утворюється за підсумками криптографічної перебудови даних із застосуванням ключа. Видається із застосуванням засобів електронного підпису.

• встановити особу, яка поставила на електронний документ свій підпис;
• визначити факт того, що до цифрових паперів після їх підписання було внесено зміни.

Цей цифровий підпис має середній рівень захищеності. Для її застосування потрібний сертифікат ключа для перевірки її достовірності.

1. Посилений кваліфікований підпис має всі прикмети некваліфікованого варіанта.

Інші ознаки посиленої кваліфікованої версії:

• перевірочний ключ знаходиться у кваліфікованому сертифікаті;
• щоб створити та перевірити документ, застосовуються засоби цифрового підпису, які відповідають вимогам чинного законодавства.

Даний вид має в своєму розпорядженні універсальність застосування і високий рівень захисту. Папір, затверджений таким чином, аналогічний власноручно підписаному документу. Її використання допускається без розробки додаткових угод між сторонами, які надсилають та одержують документи в електронному форматі.

Отримуючи папір, підписаний кваліфікованим цифровим підписом, можна з упевненістю зробити висновок, хто саме його поставив, визначити, чи видозмінювався документ після його підписання.

Отримання ЕЦП для юридичних – сфера застосування

Як отримати ЕПЦ у Білорусі? Це питання найбільше цікавить юридичних осіб для використання в таких цілях:

• для підпису звернень уповноваженою особою для отримання різноманітних державних послуг.
• участь у торгах того чи іншого продукту;
• ведення електронного документообігу;
• подання заяв на участь у тендерах;
• відправка заявок на постачання продукції або надання послуг у рамках закупівель на державному рівні та ін. Якщо фізична чи юридична особа подає заявку на виготовлення електронно-цифрової
• підписи, то обов'язково необхідно позначити мети її оформлення. Це впливає на її вартість та вид підпису.

ЕЦП мають право замовити такі особи:

• керівники та посадові особи, які працюють в організації, для здійснення своїх обов'язків (це може бути головбух, директор, керівник відділу кадрів);
• індивідуальний підприємець, щоб надсилати звіти щодо діяльності;
• фізособа для використання у своїх цілях.

Примітно, що електронно-цифровий підпис виготовляється під конкретного фахівця, який працює у компанії. За його звільнення її переробляють під нового працівника.

ЕЦП отримують для внутрішніх потреб компанії та забезпечення взаємодії з партнерами та контрагентами. В електронно-цифровому форматі можна створювати та затверджувати різноманітну документацію, а саме:

• угоди та договори;
• рахунки-фактури;
• платіжки;
• транспортні накладні;
• первинну облікову документацію.

З використанням ЕЦП маса паперів та папок, які при зберіганні на столах та стелажах покриваються товстим шаром пилу, потроху замінюються електронними файлами. Такий формат паперової маси можна надійно та компактно зберігати, швидко знаходити необхідний документ, застосовуючи спеціальні програми пошуку. Цей підхід сприяє економії часу та зниження навантаження на співробітників бухгалтерського відділу.

Цілі отримання ЕЦП для фізичних осіб

Для фізичних осіб Білорусі спростили процес отримання електронного підпису. Багатьох із них цікавить питання, як отримати ЕЦП у домашніх умовах? Для тих, хто вже користувався і бажає продовжити термін дії друку, можна віддалено створювати сертифікати електронного ключа. Однак при первинному використанні послуги заявнику краще особисто за попереднім записом відвідати Національний центр електронних послуг.

При використанні ЕЦП людина може, наприклад:

• замовити інформацію про величину та час виплати пенсійної або дитячої допомоги;
• уточнити чи є у основі населення, незайнятого економіки країни;
• отримати перепустку на тимчасове перебування у прикордонній зоні;
• замовити інформацію щодо надання державної соціальної підтримки;
• отримати витяг з даних обліку податкової служби щодо нарахованих податкових сум, мит, пені;
• замовити послуги на єдиному порталі електронних послуг (список подано на порталі НЦЭУ).

Багато хто хоче отримати відповідь на запитання, можна отримати сертифікат електронного цифрового підпису ЕЦП дистанційно онлайн? Так, можливо.

Алгоритм дій щодо продовження ЕЦП:

1. Користувач має увійти до особистого кабінету на portal.gov.by.
2. Вивчити перелік послуг та зупинити свій вибір на електронній послузі «Дистанційне видання сертифіката індивідуального підприємця (фізособи) з використанням чинного сертифікату».
3. Після цього формується запит із зазначенням терміну дії, на який необхідно продовжити дію ключа. Що стосується фізичних осіб, то вони мають право видати сертифікат відкритого ключа на строк від одного до трьох років. інформація з попереднього документа автоматично переноситься у новий варіант.
4. Далі здійснюється оплата послуги. скільки коштує продовження електронного підпису, Необхідно відзначити, що вона залежить від терміну, на який вона продовжується.
5. Вивчити інструкцію з використання електронного ключа, яка представлена ​​в особистому кабінеті.

Якщо цікавить питання, як продовжити термін дії цифрового підпису, можна звернутися до фахівців компанії «Бухгалтерські технології».Вони завжди раді допомогти в одержанні сертифіката для цифрового підпису документів в електронному вигляді.

Етапи оформлення ЕЦП

Центр електронних послуг РБ, який відповідає за врегулювання умов електронної взаємодії держорганів з фізособами та компаніями, розташований за такою адресою: місто Мінськ, проспект Машерова, будинок 25. Якщо ключі ЕЦП оплачує компанія, то на кожного користувача укладається персональний договір.

Механізм оформлення ключів у Республіканському центрі з поданням договору.

1. На електронну пошту [email protected] надсилається наступний комплект паперів:

• заповнена форма з переліком даних про користувача для юросіб;
• інформація про керівника, підписана директором фірми та затверджена печаткою організації;
• спосіб оплати (держбюджет місцевого чи районного значення);
• поштова адреса компанії;
• електронної пошти.

1. На базі відомостей, що були направлені до Центру електронних послуг, готується договір, який надсилається на поштову адресу заявника.
2. За цим договором фірма здійснює оплату послуги.
3. Щоб отримати сертифікат, потрібно підготувати та зібрати низку документів, а саме:

• паспорт громадянина РБ або інший документ, що засвідчує особу заявника;
• основні відомості про користувача для юросіб, які підписуються керівником та засвідчуються печаткою;
• доручення заявника, складена з урахуванням вимог чинного законодавства РБ;
• ксерокопія платіжної квитанції, що вказує на оплату послуги;
• ксерокопію свідоцтва про держреєстрацію юридичної особи;
• затверджений договір.

Цей список паперів наведено на веб-ресурсі РУП НЦЭУ.

1. Записавшись попередньо, заявник здійснює візит до республіканського посвідчувального центру для подання комплекту паперів, зазначених вище.

Якщо отримання сертифіката ЕЦП відбувається в інших центрах, які не знаходяться на пр. Машерова, то порядок може мати деякі відмінності. Для їх уточнення рекомендується зателефонувати до центру, що цікавить.

Багато хто хоче знати, що потрібно для продовження електронного ключа або придбання нового цифрового друку? Щоб отримати, оновити, продовжити або відкликати сертифікат ключа ЕЦП, можна застосувати дистанційний варіант оформлення через веб-сайт Центру електронних послуг.

Алгоритм вторинного оформлення сертифіката:

• авторизація на ресурсі центру електронних послуг та вибір типу послуги за номером 6.0.01;
• створення відповідно до інструкції запиту структури;
• підтвердження запиту керівництвом фірми у вигляді електронних послуг (обирається послуга за номером 6.0.02., запит співробітника);
• оплата послуги через АРІП, систему клієнт-банк або банківською карткою.

Коли платіж буде виконано, система автоматично створює сертифікат, який потім відправляється в спеціальну базу для зберігання. У спеціалістів компанії, які планують працювати з електронно-цифровим підписом, в особистому кабінеті з'являється вихід на сертифікат.

Алгоритм віддаленого придбання сертифіката громадянами подібний до дій, які виконує юридична особа.

Перелік заходів, як отримати ЕЦП у Білорусі фізичними особами:

• авторизація під час використання вже отриманого сертифіката;
• вибір послуги за номером 6.0.00;
• підтвердження згоди із запропонованими умовами;
• підготовка запиту згідно з поданою інструкцією (основна частина інформації заповнюється автоматично);
• вказівку строку (фізособам дозволяється на строк до 3-х років) та особистих відомостей про заявника;
• відправка запиту та оплата послуги.

Видання сертифіката здійснюється автоматично, як тільки надходить оплата. При зміні особистих даних заявника необхідно надати їх за допомогою особистого відвідування центру реєстрації.

Як оформити ЕЦП?

Щоб оформити ЕЦП, звертайтесь до професіоналів компанії «Бухгалтерські технології». Наші співробітники мають великий досвід подібної роботи, знають усі тонкощі законодавства Республіки Білорусь, стежать за його змінами. Такий підхід гарантує швидке та грамотне вирішення поставленого питання.

Чинники, що впливають на вартість послуги:

• тип послуги (видання нового сертифіката чи продовження чинного);
• термін, який клієнт хоче отримати ключ;
• доступ інших працівників через атрибутні сертифікати;
• потреба у носії (флеш-картка).

Для отримання консультації та замовлення послуги можна зателефонувати, заповнити форму зворотнього зв'язку на офіційному сайті або написати на електронну пошту. Наші експерти зв'яжуться з вами найближчим часом, щоб відповісти на всі запитання.