Прохання пояснити порядок роботи з АВР та наступність документів до ІС ЕСФ з лютого 2023 року. Відповідно до прес-релізу КГД МФ РК у лютому оновлено версію АВР та додано функціонал з виписки виправленого АВР. Виписати виправлений АВР можна лише на вихідний документ у статусах «Підтверджено» та «У процесі розірвання». Комітет державних доходів Міністерства фінансів Республіки Казахстан, розглянувши заяву від 31 січня 2023 року У разі встановлення постачальником помилки в оформленому акті виконаних робіт (АВР) до підтвердження, розірвання його одержувачем, постачальник має можливість відкликати сформовану АВР і оформити нову. Примітка: Обов'язкова вимога щодо оформлення документів про виконання договору в електронному вигляді згідно із Законом РК «Про державні закупівлі» Пункт 26 вводиться в дію з 01.01.2017. Прикріплення постачальником акта до 01.01.2017 є необов'язковим. Після того, як договір перейде в статус Чинний, Постачальнику у картці договору у вкладці «Інформація про оплату» доступний функціонал із заповнення та підписання електронного акту. ВАЖЛИВО: Замовник не зможе підписати та затвердити електронний акт щодо товарів та робіт (якщо в них зазначені товари), якщо не вказана країна походження товару та не прикріплений сертифікат походження товару. ВАЖЛИВО: Якщо до основного договору створено та діє додаткова угода, то електронні акти, створені в основному/батьківському договорі, відображаються у додатковій угоді. Нові акти необхідно створювати в додатковій угоді, як у кінцевій версії договору. Після направлення акта замовнику доступний акт для редагування та доповнення відомостями за договором. Для редагування акта необхідно обрати акт у переліку актів вкладки «Інформація про оплату» На формі з переліком актів користувачу доступний пошук актів за номером та статусом. Додатково відображається сума затверджених електронних актів. Для організацій ГУ Замовнику необхідно заповнити відомості за договором формою електронного акта. Для додавання інформації щодо ЄБК необхідно вибрати дію у рядку з предметів договору в акті: За наявності кількох специфік необхідно заповнити суму за кожною специфікою та суму до оплати за кожною специфікою за мінусом авансу: Наприклад: Постачальник в акті виконав роботи на 5000 за договором на суму 10000. Раніше сплачено аванс 30% на суму 3000. Сума до оплати для заповнення = 5000-3000=2000 30% * 5000 = 3500). Для організацій, які не є ГУ, Замовнику необхідно заповнити суму до оплати за місцем постачання за мінусом авансу:
ВАЖЛИВО: Замовник самостійно вносить суму для оплати за мінусом авансових платежів.Для заповнення загальних відомостей необхідно вибрати на формі акта дію «Відомості»: На формі заповнення загальних відомостей необхідно заповнити поля та натиснути «Зберегти»: Загальна вартість Договору Заповнюється автоматично системою даних договору Сума авансових платежів за договором Заповнюється автоматично системою на підставі зазначених даних замовником у меню «раніше сплачений аванс» Сума оплати з початку дії Договору Заповнюється автоматично системою на підставі затверджених актів та раніше сплаченого авансу. Рівно сумі раніше заактованих сум та раніше оплаченого авансу Раніше заактовані суми Заповнюється автоматично системою виходячи з затверджених актів. Рівно сумі сум до оплати за мінусом авансу за затвердженими актами Сума неустойки (штраф, пеня) за прострочення строків поставки або неналежного виконання (часткового невиконання) зобов'язань Заповнюється замовником вручну Кількість прострочених днів Заповнюється замовником вручну Сума, потрібна до перерахування Постачальнику Заповнюється системою автоматично на підставі значення поля «Сума для оплати за мінусом авансу» При необхідності прикріплення додаткових документів необхідно на формі «Прикріплення електронних копій документів» вибрати файл: Далі натиснути "Завантажити документ". На формі електронного акту є можливість вибору, яка характеристика відображатиметься у вихідній формі PDF: Для затвердження акта замовнику необхідно підписати представниками замовника, зокрема затверджуючим представником. Для цього потрібно вибрати дію "Додати представника". Система відображає список із ПІБ співробітників Замовника. При виборі стверджує поле «ПІБ» відображаються лише співробітники за участю керівника. ВАЖЛИВО: Обов'язково необхідно для подальшого затвердження акта при додаванні представників замовника відразу вказати представника замовника, який затверджує акт. Не можна вибирати більше одного стверджуючого. Користувачеві, доданому як «Представник замовника» доступна дія «Підписати». Після підписання акта представником замовника, який заповнив відомості за договором в акті, Система надсилає повідомлення всім співробітникам замовника, зазначеним у акті в числі представників та змінює статус акта на «На підписанні у замовника» Тільки після підписання акта затверджуючим представником змінюється статус акта на «Затверджений». ВАЖЛИВО! Постачальнику доступне створення електронного акта у статусі договору "Дійствує", а також "Створено додаткову угоду", що дозволить постачальникам актувати свої товари/роботи та послуги вчасно, не чекаючи підписання додаткової угоди. При цьому Замовник не зможе затвердити цей акт до набрання чинності додатковою угодою для коректного розподілу фактичних сум. Акт потрібно затверджувати в діючому додатковому розголошенні, тобто. після переходу його в статус "Діє" За необхідності підписання акта представниками філій, представництв, додаткової (третьої) сторони договору Замовнику необхідно додати даних представників групи «Представник філії / структурного підрозділу/ третьої сторони замовника» у статусі акта «На погодженні у замовника»: Після зазначених дій філії/представництва/третьої сторони буде додано до числа представників, які підписують акт. Даному представнику буде направлено повідомлення в особистий кабінет про додавання до числа користувачів, що підписують акт з посиланням на номер договору та акта. Для даного користувача поточного акта у договорі буде доступна вкладка «Електронні акти» у розділі «Реєстр договорів» – «Договори». УВАГА: Підписання акта для представника філії/представництва/третьої сторони є у статусі «На підписанні у замовника», «На погодження у замовника». Після підписання філією/представництвом/третьою стороною акт не змінює статусу. Усі дії фіксуються у журналі узгодження. Для коригування підписаного акта необхідно вибрати дію "Коректувати". Дія доступна у статусах акта «На погодженні у Замовника», «На підписанні у замовника». Після затвердження акта замовнику коригування акта недоступне. Після натискання «Коректувати» акт перетворюється на статус «На погодженні в замовника» наскільки можна внесення змін, у своїй всі підписи представників скидаються, потрібно повторне підписання зміненого акта. Для відмови від прийняття акта необхідно вибрати дію «Відмовити у прийнятті». При виборі дії «Відмовити у прийнятті» система має відобразити форму для відмови у прийнятті товару, роботи, послуги з обов'язковим заповненням поля «причина відмови» та кнопкою «Зберегти». При виборі дії "Відмовити" звичайним представником, який не є стверджуючим, на формі для відмови у прийнятті товару, роботи, послуги система зберігає причину відмови від прийняття акта, при цьому статус акта залишається тим самим. ПРИМІТКА: При цьому система не змінює статусу акта, а лише фіксує причину відмови для її подальшого перегляду затверджуючим представником для ухвалення рішення про відмову у прийнятті акта. При виборі дії "Відмовити" представником, який є стверджуючим, на формі для відмови у прийнятті товару, роботи, послуги система змінює статус акта на «Відмовлено у прийнятті», відправляє повідомлення постачальнику з причиною відмови, яка сукупно містить усі причини представників, які відмовили у прийнятті акта. ПРИМІТКА: Тільки при виконанні дії відмови у прийнятті акта затверджувальною особою здійснюється відмова у прийнятті акта. Збереження акта у форматі PDF замовником При натисканні «Зберегти у PDF» система генерує файл у форматі PDF для збереження користувачем із даними акта постачальника. Для виконаних робіт, пов'язаних з будівництвом, постачальнику доступний функціонал з прикріплення акта. Після того, як Постачальник завантажив акти виконаних робіт, Замовнику у картці договору у вкладці «Інформація про оплату» доступний функціонал із затвердження або відмови від затвердження актів. Для перегляду прикріпленого акту потрібно натиснути кнопку «Відкрити», системою відобразиться додаткове вікно. Щоб переглянути та завантажити файл, потрібно натиснути на активне посилання документа в полі «Документ». Твердження акта здійснюється за допомогою кнопки «Затвердити». У разі необхідності здійснити відмову від затвердження акта потрібно натиснути на кнопку «Відмовити». Після того, як буде активовано кнопку «Затвердити», системою відобразиться кнопка для підписання, необхідно підписати затверджений акт. Після підписання статус акту зміниться на «Діє». У разі здійснення відмови від затвердження акта системою відобразиться вікно для введення причини, потрібно ввести причину відмови та натиснути на кнопку «Відмовити». Статус акту зміниться на «Відмову», причину відмови також буде вказано у полі «Статус». На підставі акта (-ів) здійснюються фактичні платежі за договором у блоці "Платежі". Додатково відображається сума платежів. На формі електронного акту є можливість вибору, яка характеристика відображатиметься у вихідній формі PDF Форма «Пошук за актами» У разі потреби акт у статусі «Затверджений» можна відкликати. Для цього Замовнику необхідно вибрати дію «Відкликати» у рядку з актом, що підлягає відкликанню: Система запросить підтвердження вибраної дії. Після підтвердження відкликання система надсилає повідомлення в особистий кабінет постачальника. Акт перейде у статус «Затверджено. Відгук на узгодженні». Після підтвердження Постачальником відкликання акта Система змінює статус акта на «Відмовлено в прийнятті». У разі потреби акт у статусі «Затверджений» можна відкликати. Для цього Замовнику необхідно вибрати дію «Відкликати акт»: Система запросить підтвердження вибраної дії. Після підтвердження відкликання система надсилає повідомлення в особистий кабінет постачальника, а також фіксує в журналі погодження направлення запиту постачальнику на відкликання акта. Після підтвердження Постачальником відкликання акта Система виконує таке: - перекладає статус акта у «Відмовах про прийняття» і здає нову версію акта (з тими самими даними за місцями поставки) у статусі «Проект», автоматично розподіляє фактичні суми за даними затверджених актів: - надсилає повідомлення Замовнику: - фіксує у журналі погодження підтвердження відкликання постачальником. У разі наявності передоплати за договором Замовнику є можливість заповнення оплачених авансів: Для організацій ГУ необхідно заповнити розмір оплаченого авансу за кожною специфікою: Для організацій ГУ без наявності специфік у договорі, а також для організацій, які не є ГУ, необхідно заповнити суму сплаченого авансу на предмет: Після збереження запроваджені значення враховуються у виконаній сумі договору. Примітка: Виконана сума, що містить аванс, використовується при надсиланні заявок на реєстрацію до ІС «Казначейство-клієнт», а також при перерахуванні суми ПДВ при постановці/знятті з обліку з ПДВ. Перевірити коректність сформованих даних заявки (відсоток та сума авансу) можна у вкладці Казначейство після надсилання заявки.
ВАЖЛИВО: виконана (фактична) сума вважається як сума авансових платежів та сум до оплати за всіма затвердженими актами (заповнення сум до оплати див. у розділі 2.20.1.1
Збереження акта замовником)
ВАЖЛИВО: якщо заповнена тільки сума авансу, врахована у виконаній сумі, але немає затверджених актів, система не дозволить виконати/частково виконати договір. Збережена сума авансу відображається на формі загальних відомостей без можливості редагування та у PDF версії акта. При натисканні «Зберегти у PDF» система генерує файл у PDF для збереження користувачем з даними акта постачальника Система дозволяє завантажити на локальний комп'ютер акт у PDF форматі, де крім інформації про акт можна буде переглянути інформацію про осіб, які підписали акт з боку замовника, а також посилання для перевірки документа. Після додавання та розподілу платежів та заповнення всієї суми на предмет договору у вкладці «Інформація про оплатуу блоці «Платежіможливе виконання всього шляхом натискання кнопки «Виконати». Після натискання «Виконати» Система запросить підтвердити виконання дії При виконанні предмета договору здійснюється перевірка: Фактична сума предмета договору повинна дорівнювати сумі предмета договору. У разі коректного введення суми Система змінює статус предмета договору на «Виконаний», статус пункту плану на «Виконаний», блокує рядок предмета договору в блоці «Розподіл». Під час виконання всіх предметів договору система автоматично оновлює статус договору на «Виконаний», пункти плану за договором змінюють статус на «Договір виконаний». У разі необхідності відкликати виконання договору, потрібно натиснути на кнопку «Відкликати виконання». Ця кнопка активна у розділі «Договір та узгодження» у договорі зі статусом «Виконаний», "Частково виконаний" У разі відкликання виконання/часткового виконання договору система автоматично оновлює статус договору на «Діє», пункти плану за договором змінюють статус на «Договір діє». Після відкликання виконання договору раніше внесені платежі підлягають видаленню. Дія щодо відкликання виконання доступна протягом 2 міс. після закінчення терміну дії договору. У разі необхідності закриття договору у випадках оплати договору на меншу суму у вкладці «Інформація про оплату» - «Платежі» доступна дія «Частково виконати». Ця дія є доступною, якщо за договором є платежі не на повну суму договору. При виборі дії "Частково виконати" система запитує підтвердження виконання дії Після підтвердження часткового виконання статус договору перетворюється на «Частково виконаний», Статуси пунктів плану переходять залежно від наявності фактичних сум. УВАГА: Після цієї операції не буде доступна можливість формування актів на суму, що залишилася. «Частково виконаний» - остаточний статус договору Після входу до ІС ЕСФ виконайте вибір профайлу (платника податків), під яким Ви збираєтесь працювати. У бічній вкладці вибираємо модуль Акти виконаних робіт
Відображається Журнал
Актів виконаних робіт.
Для роботи з Актами виконаних робіт (далі - АВР) виберіть один із способів фільтрації за журналом: Пошук здійснюється за тими АВР, у яких поточний користувач перебуває у боці Одержувача/Замовника АВР. Пошук здійснюється за тими АВР, у яких поточний користувач перебуває у боці Одержувача/Замовника АВР. Кнопки «Імпортувати» і «Експортувати» дозволяють виробляти імпорт та експорт АВР у форматі xml. Кнопка «Роздрукувати» з'являється після вибору, визначеного АВР з журналу АВР і виводить на друк, вибраний АВР. Кнопка "Створити копію" з'являється після вибору, визначеного АВР із журналу АВР, і дозволяє скопіювати даний АВР для подальшої роботи. Для роботи з АВР необхідно увійти до ІС ЕСФ та вибрати у вкладці Акти виконаних робіт. Натиснути кнопку "Створити АВР". Після цього заповнити необхідні поля. З цієї форми Актів виконаних робіт можна зберегти АВР в Чернетка, відправити на підтвердження або просто закрити форму. 4. Заповніть Розділ С. Банківські реквізити виконавця (постачальника) / Розділ Е. Банківські реквізити замовника (отримувача) вручну або натисніть на полі ІВК. При натисканні з'явиться список рахунків постачальника за наявності в ІС ЕСФ. Необхідно вибрати один із списку. 5. Після заповнення всіх необхідних полів відправте АВР в обробку. Натисніть кнопку "Відправити".
6. Після натискання відкриється вікно для введення посади, що здав роботи, послуги (що виписує АВР) мовою виписки без цифр та спеціальних символів. Натисніть кнопку «Підписати та надіслати». Виберіть ключ ЕЦП та введіть пароль.
1. Після входу до ІС ЕСФ виконайте вибір профайлу оператора. 2. Перейдіть до журналу Актів виконаних робіт 3. Натисніть кнопку "Створити".
На формі створення ЕСФ поля, поля зі знаком*» є обов'язковими для заповнення 5. Дані розділу B. Реквізити виконавця (постачальника) заповнюються згідно з даними оператора договору "Оператор-підрядник".
6. Заповніть Розділ D. Реквізити замовника (одержувача). Введіть ІІН/БІН, після введення, за наявності даних в ІС ЕСФ, решта полів розділу заповниться автоматично. Якщо необхідно направити АВР оператору, введіть ІІН/БІН оператора, виберіть категорію H.Учасник спільної діяльності або I.Учасник УРП або угоди, укладеної в рамках УРП. Потім у полі 17.1 Номер та 17.2 Дата введіть або оберіть відповідний номер договору оператор-підрядник. 7. Заповніть Розділ С.
Банківські реквізити виконавця (постачальника)/ Розділ Е. Банківські реквізити замовника (одержувача) вручну або натисніть на полі ІВК. При натисканні з'явиться список рахунків постачальника за наявності в ІС ЕСФ. Необхідно вибрати один із списку. 8. Заповніть Розділ G.
Дані щодо виконаних робіт (наданих послуг). 9. Після заповнення всіх необхідних полів відправте АВР в обробку. Натисніть кнопку "Відправити".
10.Після натискання відкриється вікно для введення посади роботи, що здав роботи, послуги (що виписує АВР) на мові виписки без цифр і спеціальних символів. Натисніть кнопку «Підписати та відправити». Виберіть ключ ЕЦП та введіть пароль. Виписка виправленого АВР доступна лише на підставі АВР нової версії у статусах «Підтверджено» і «У процесі розірвання»;
Виписати виправлений акт можна протягом позовної давності від дати 32. «Дата підписання ЕЦП (прийняття робіт, послуг)» розділу J. Прийняв (замовник) / Відомості щодо ЕЦП основного АВР;
При виписці виправленого у розділі А. Загальний розділ необхідно відзначити чек-бокс «Виправлений» та заповнити поля: Заборонено змінювати дані розділу B. Реквізити виконавця (постачальника) та розділу D. Реквізити замовника (одержувача).
При успішному виписуванні виправленого акта виконаних робіт, АВР на підставі якого проводилася виписка буде анульовано. Отримувач повинен підтвердити/відхилити виправлений АВР, підписавши дію електронним цифровим підписом (ЕЦП). Виправлений АВР можна відкликати, відхилити/підтвердити, розірвати, відхилити розірвання/підтвердити розірвання акта, підписавши дію ЕЦП. 1. Перейдіть до журналу "Акти виконаних робіт". Виберіть у журналі АВР нової версії статусу "Підтверджено" або "У процесі розірвання". Кнопка "Виписати виправлений АВР" стане доступною. Натисніть кнопку "Виписати виправлений АВР".
2.Після натискання відкриється форма створення виправленого АВР із наповненими даними на підставі обраного акта. У виправленому допускається вносити зміни до всіх розділів, крім Розділ B. Реквізити виконавця (постачальника) та розділу D. Реквізити замовника (одержувача).
3. Після заповнення всіх необхідних полів відправте АВР в обробку. Натисніть кнопку "Відправити".
4. Після натискання відкриється вікно для введення посади, що здав роботи, послуги (що виписує АВР) мовою виписки без цифр та спеціальних символів. Натисніть кнопку «Підписати та відправити». Виберіть ключ ЕЦП та введіть пароль. Для підтвердження отриманої АВР необхідно зайти в журнал АВР і переглянути отриману АВР. Після перегляду АВР можна підтвердити як з журналу АВР, так і з самої форми АВР. Підтвердження АВР потрібно підписати своєю ЕЦП. Підписаний АВР набуває статусу «Підтверджено»: Для перегляду історії АВР необхідно вибрати необхідний Акт та натиснути кнопку "Історія АВР" у журналі АВР. У формі, що відкрилася, видно історію життєвого циклу АВР Після збереження заповненого АВР в Чернетка з ним можна проводити такі операції: Вже надісланий на підтвердження АВР можна відкликати на стороні відправника, якщо він перебуває у статусах «Не переглянуто» або «Доставлений». Відкликання можна ініціювати як з журналу АВР, так і з самої форми. Після натискання кнопки «Відкликати» потрібно вказати причину Відгуку: Дію необхідно підписати своєю ЕЦП: Підписаний АВР набуває статусу «Відкликаний»: Вже надісланий на підтвердження АВР можна відхилити на стороні одержувача послуг, якщо він перебуває у статусах «Не переглянуто» або «Доставлений». Відхилення можна ініціювати як з журналу АВР, так і з самої форми. Після натискання кнопки «Відкликати» потрібно вказати причину Відгуку: Дію необхідно підписати своєю ЕЦП: Підписаний АВР набуває статусу «Відкликаний»: Вже підтверджений АВР можна розірвати на будь-якій стороні. Розірвання можна ініціювати як з журналу АВР, так і з самої форми. Після натискання кнопки «Розірвати» потрібно вказати причину розірвання: Дію необхідно підписати своєю ЕЦП: Підписаний АВР набуває статусу «У процесі розірвання»: Для розірвання АВР необхідно підтвердити розірвання другою стороною. Якщо хоча б один з учасників відхилити розірвання, АВР буде вважатися підтвердженим. Узгодження розірвання можна ініціювати як з журналу АВР, так і з самої форми. Після натискання кнопки «Відхилити розірвання» потрібно вказати причину відхилення розірвання: Дію необхідно підписати своєю ЕЦП: Підписаний АВР набуває статусу «Підтверджено»: Після натискання кнопки «Підтвердити розірвання» дію необхідно підписати своєю ЕЦП: Підписаний АВР набуває статусу «Розірваний»: Малюнок 306. Розірвано Виконавець для АВР має статус «Підтверджено» доступне передзаповнення ЕСФ: Після натискання кнопки «Створити ЕСФ» відкривається передзаповнена ЕСФ, яку можна зберегти в чернетку, відредагувати та відправити, або просто закрити: Після відправки ЕСФ створено та додано до черги обробки.Чи може постачальник виправити ЕАВР, якщо документ не підтверджений одержувачем?
Відповідь
№ЖТ-2023-00155849, що надійшло на єдину платформу прийому та опрацювання всіх звернень громадян «eotinish.gov.kz», повідомляє наступне.10. Виконання договору
Збереження акта замовником
Підписання акту замовником
Підписання акта філіями, представництвами, додатковою (третьою) стороною
Коригування акту замовником
Відмова у прийнятті акта замовником
Прикріплення актів для будівельних робіт
Відкликання паперового акту
Відгук затвердженого електронного акту
Облік авансу під час виконання договору
Збереження акта у форматі PDF
Виконання договору
Відкликання виконання договору
Часткове виконання
Посібник користувача по роботі з АВР в ІС ЕСФ
Створення АВР
Створення АВР оператором
4. Після натискання відкриється форма АВР для заповнення з наступними розділами:
Створення виправленого АВР
Підтвердження АВР
Перегляд Історії життєвого циклу АВР
Робота з Чернівцями
Відгук АВР
Відхилення АВР
Розірвання АВР
Погодження/відхилення розірвання АВР
Передзаповнення ЕСФ на підставі АВР