Поняття "Віртуальний склад" на слуху у багатьох підприємців. Проте, в повному обсязі остаточно розібралися у питанні, що він є, навіщо призначений і хто має вести облік товарів з його допомогою. На всі питання, що часто виникають, стосовно Віртуального складу відповіді ви знайдете в нашій статті. Віртуальний склад (ВС) - це спеціально розроблений модуль інформаційної системи ІС ЕСФ. Призначено модуль ПС для того, щоб в автоматичному режимі контролювати переміщення товарів: Модуль ВС є електронним аналогом реального складу, а функціонал модуля дозволяє вести електронний складський облік заведених на віртуальний склад товарів. Кожна організація-користувач ВС може за його допомогою: Оскільки модуль ЗС є частиною ІС ЕСФ, держоргани в особі КМД МФ РК можуть з його допомогою онлайн відстежувати: Подібна прозорість руху товарів дозволяє спростити контроль за обсягом імпорту окремих видів товарів, відстежити реальні обороти організацій і тим самим проконтролювати повноту та правильність оподаткування. Модуль введено в експлуатацію у Казахстані з 01.04.2018 р. Наказом Мінфіну №270 від 23.02.2018 р. (п.4 Наказу). Вести облік на Віртуальному складі необхідно не за всіма товарами, а лише за тими, що визначені КМД МФ РК. Відповідний перелік податкова служба формує та актуалізує відповідно до Переліку Вилучення. Актуальний перелік товарів, які підлягають обліку на Віртуальному складі, із зазначенням конкретних кодів ТН ЗЕД, можна знайти на сайті КМД МФ РК. Відповідно до Наказу Мінфіну №384 від 23 квітня 2019 року та Наказу Мінфіну №862 від 14.09.2020 р. використання ЗС обов'язкове для платників податків, які реалізують або набувають: Станом на 01.10.2020 р. перелік товарів, для яких обов'язкове застосування модуля ЗС, складається з 386 позицій. За такими товарами платники податків зобов'язані надавати за допомогою модуля ЗС інформацію про рух, наявність залишків у кількісному вираженні, про джерела походження тощо. Якщо товари не входять до списку тих, за якими необхідно застосовувати модуль ПС, вести облік за допомогою Віртуального складу не потрібно. За такими товарами достатньо оформляти лише ЕСФ. Обов'язок щодо ведення ЗС поширюється на всіх платників податків, чия діяльність пов'язана з виробництвом та реалізацією товарів з Переліку, або з реалізацією імпортованих товарів, без прив'язки до умови, чи платник податків складається на обліку з ПДВ. Користувачам необхідно мати на увазі, що кількість «складів» у модулі ЗС повинна відповідати реальній кількості складів, що фактично є у підприємця, або торгових точок. Для кожного нового складу, відкритого у фізичній формі, необхідно заводити відповідний віртуальний склад. Це дозволить зробити коректним процес обліку списання товарів. Модуль НД розташований на порталі esf-vs.gov.kz. Ті користувачі, які вже зареєстровані в ІС ЕСФ, можуть отримати доступ з використанням того ж ключа та пароля, які застосовуються під час роботи з електронними рахунками-фактурами. Окрема реєстрація для модуля ПС не потрібна. Новим користувачам для роботи з модулем ЗС необхідно зареєструватися на порталі ІС ЕСФ. Детальну інформацію щодо роботи з ЗС можна отримати на сайті КГД МФ РК, перейшовши по вкладках «Головна», «Діяльність», «Податкове адміністрування», «Електронні рахунки-фактури». Служба підтримки користувачів ВС приймає звернення на електронну адресу: [email protected] Модуль налаштований таким чином, що основна маса інформації про товари вноситься до нього з інших електронних модулів та документів. Так, інформація може надходити: Відомості з ф.328.00 автоматично надходять до ЗС при перетині товаром державного кордону РК. По виробленим товарам виробник самостійно повинен вносити дані до модуль ПС, використовуючи при цьому спеціальну форму «Виробництво». У формі вказується найменування виробленого товару, його характеристики, наявність сертифіката походження товару тощо. Списання товарів з ЗС проводиться у разі ЕСФ, виписаним продавцем на адресу покупця. Також списання зі складу може оформлятися спеціальними формами «Списання» та «Внутрішнє переміщення». ЕСФ під час реалізації товарів із ЗС автоматично заповнюються відомостями, вже які у системі. Користувачеві модуля немає необхідності в ручному введенні даних по товарах, що реалізуються. При цьому система не дозволить списати зі складу більше товару, ніж було заведено. Це усуває ризик помилки у веденні обліку руху товарів, що належать до ЗС, та забезпечує наскрізний контроль за їх переміщенням. Незважаючи на те, що модуль ЗС у першу чергу створений на користь податкових та митних органів, дозволяючи їм спростити роботу з наскрізного контролю за переміщенням певних груп товарів, є свої плюси і для користувачів ЗС. Вбудована у модуль система автоперевірки кількості товару, допустимого до списання, дозволяє виключити людський фактор у веденні складського обліку. Платник податків, незважаючи на додаткову роботу з ведення ЗС, отримує в результаті ще один інструмент контролю над власним бізнесом. Департамент державних доходів по м. Алмати повідомляє, що віртуальний склад (далі НД) – це модуль інформаційної системи «Електронні рахунки-фактури», що дозволяє здійснювати контроль переміщення товарів в автоматичному режимі. Основним завданням ПС є – контроль за переміщенням товарів від моменту імпорту/виробництва до роздрібної реалізації або експорту, що визначає залишки товарів, що фактично є у платників податків на складах, тим самим мінімізувати ризик здійснення безтоварних угод. Підставою для приходу товару на ПС будуть: Відповідно до пункту 4 наказу Міністра фінансів Республіки Казахстан від 23 лютого 2018 року № 270 «Про затвердження Правил виписки рахунку-фактури в електронній формі в інформаційній системі електронних рахунків-фактур» з 1 квітня 2018 року введено до дослідної експлуатації модуль «Віртуальний склад» . На початковому етапі модуль «Віртуальний склад» поширюється на платників податків, які реалізують автотранспортні засоби, щодо яких згідно з рішенням Ради Євразійської економічної комісії від 14 жовтня 2015 року № 59 застосовуються знижені ставки ввізного мита. Товарами віртуального складу - будуть товари (ТМЗ, ОС та інші активи), код ТН ЗЕД яких входить до списку об'єктів, що підлягають обліку в модулі ЗС. Перелік товарів ЗС визначається Комітетом державних доходів МФ РК. Також модуль ВС розміщений на web-порталі https://esf-vs.gov.kz:8443/esf-web/login . Слід зазначити, що на даному порталі можна виписати ЕСФ як за автотранспортними засобами, так і за іншими групами товарів.При цьому при реалізації автотранспортних засобів заповнення ЕСФ здійснюється в автоматичному режимі, при реалізації інших груп товарів – відомості про товари в ЕСФ заповнюються платником податків вручну. У межах роботи ЗС здійснюватиметься контроль товарів надходження складу платника податків досі реалізації чи списання. Переваги податкового адміністрування при реалізації модуля ЗС Крім того, з 2019 року виписка ЕСФ має здійснюватися всіма платниками ПДВ та по всьому ланцюжку імпорту. Для цього буде задіяно ЕСФ, Віртуальний склад, ІВ «Астана-1», ІВ «Маркування». Багато сучасних підприємств використовують віртуальні склади. Розглянемо, що це таке і яким чином відповідний функціонал може бути реалізований в сучасних програмах для складського обліку. Під «віртуальним складом» можна розуміти облікова одиниця у програмному забезпеченні для складського обліку, з допомогою якої позначаються межі відстеження операцій із товарно-матеріальними цінностями, які у господарську діяльність підприємства. У межах таких кордонів можуть бути один або кілька (скоріше за все, логістично пов'язаних один з одним) об'єктів, де розміщені ТМЦ.Призначення відповідної облікової одиниці - зручна акумуляція відомостей про рух (запаси) ТМЦ, які можуть бути розташовані при цьому на об'єктах різного призначення - навіть необов'язково складах як таких (хоча в загальному випадку передбачається саме їхнє залучення). Умовно кажучи, інтернет-магазин може мати 10 різних складів, розташованих у Москві. Його відповідальні менеджери можуть створити віртуальний склад під назвою «Москва», яким будуть показані запаси (відбито рух) товару (товарів) певного типу (найменування) по всій Москві (на всіх 10 складах, частини з них, на якомусь конкретному складі ), причому, щодо того, на якому саме складі товар розміщений (здійснюється його рух). Місцями розташування товару дійсно можуть бути необов'язково склади як такі. Віртуальний склад може акумулювати дані по будь-яких об'єктах, де розміщуються ТМЦ — у тому числі, наприклад, товарних вітрин, незважаючи на те, що їхня функція зовсім не характерна для тієї, яку виконує склад. Умовно кажучи, до складу віртуального складу навіть необов'язково включатиметься об'єкт, що належить підприємству: запаси (рух) товарів можуть оцінюватися за складами контрагентів (якщо є доступ до них через систему складського обліку) або, наприклад, за переліками зобов'язань постачальників у рамках ланцюжків дропшипінгу (якщо відповідна система дозволяє їх враховувати). Використання віртуального складу може бути доцільно на підприємствах різного масштабу. Це і великі компанії з розвиненою логістикою, що мають розподілені складські потужності по всій країні.Це можуть бути й невеликі торгові підприємства, які мають якраз дефіцит спеціалізованих складських потужностей і змушені розміщувати ТМЦ хоч якось будь-якими доступними способами. Іноді практичне застосування таких способів може виглядати незвичайно — коли, наприклад, те саме складське приміщення використовується для розміщення абсолютно різнотипних товарів (умовно кажучи, одягу та електроніки). В цьому випадку в рамках «універсального» складу з одягом та електронікою на сусідніх полицях можливе формування двох віртуальних складів – одного з одягом, іншого – з електронікою. Таким чином, характеристики об'єктів, де фактично розміщуються ТМЦ, можуть бути різними. При цьому віртуальний склад дозволяє наочно відстежувати рух таких ТМЦ в єдиному потоці. Відомості про віртуальний склад можуть бути корисними різним категоріям користувачів. Це і відповідальні працівники суб'єкта господарювання, і його контрагенти і навіть приватні покупці. Умовно кажучи, якщо людина робить замовлення на сторінці інтернет-магазину з можливістю забрати товар у пункті видачі у своєму місті, то продавець за допомогою віртуального складу може зорієнтувати цю людину за кількістю доступних одиниць товару у відповідному населеному пункті. Знаючи цей показник, покупець зможе бути впевненим, що хоча б в одній точці видачі міста він бажаний товар отримає. І те, на якому саме складі чи іншому об'єкті товар розташований, йому не важливо. Віртуальний склад буде очевидно пов'язаний із складами (або іншими місцями розміщення ТМЦ) реальними — за допомогою інструментарію, передбаченого конкретною складською інформаційною системою.Через дану ІС віртуальний склад «запитуватиме» у складу реального (одного або кількох) актуальні відомості щодо залишків, «повідомлятиме» реальні склади про резервування товару. Але всі ці операції будуть приховані від очей фактичного користувача віртуального складу як варіант, покупця інтернет-магазину, який робить замовлення з можливістю самовивезення в пункті видачі. Можлива, безумовно, інтеграція віртуального складу із ресурсами постачальників. Даними ресурсами, у свою чергу, також можуть бути віртуальні склади постачальників, які акумулюють відомості щодо реальних об'єктів розміщення ТМЦ. Дані щодо відповідних об'єктів з високою ймовірністю не будуть цікаві суб'єкту господарювання — на відміну, зрозуміло, від відомостей щодо віртуального складу постачальника. Конкретні можливості віртуального складу залежать від функціоналу використовуваної системи складського обліку. Загальнопоширені (достатньо затребувані ринком) такі основні функції: Натомість, потреба у тих чи інших можливостях (відповідно, у функціоналі зазначеної системи) визначатиметься, насамперед, специфікою діяльності конкретного підприємства. Віртуальний склад може бути доцільний: Як правило, такі підприємства завжди мають реальний склад або хоча б спеціальні ділянки, на яких виконуються ті чи інші складські функції (при прийманні, тимчасовому розміщенні товарів від постачальників). Разом з тим, може виникнути потреба в об'єднанні даних за таким складом з тими, що відображають показники запасів (руху) ТМЦ щодо інших об'єктів, що належать підприємству (об'єктам контрагентів, дропшиперів), так, щоб у зацікавленого користувача були відомості про загальну кількість товару (Загальна динаміка руху товару), доступному для обороту при використанні внутрішніх або зовнішніх ресурсів. Для роздрібної точки особливо важливою є зазначена вище функція візуалізації розміщення товару. Якщо затребуваний товар на вітрині закінчився, у продавців виникає потреба в оперативному поповненні вітрини. Віртуальний склад «підкаже», звідки можна забрати (очікувати прибуття) ТМЦ для такого поповнення. Їх особливість у цьому, що вони у принципі може бути своїх складських приміщень. Всі необхідні ресурси їм надаватиме контрагент (як варіант, у рамках схем дропшипінгу). У цьому випадку віртуальний склад фактично замінить реальний склад — відображаючи реальні відомості про доступні ТМЦ (рух ТМЦ в рамках різних господарських операцій). Їхня діяльність може характеризуватись одночасно: Функціональний віртуальний склад дозволить відстежувати дані про ТМЦ на будь-яких ділянках виробництва для підприємства громадського харчування. Доступ до інструментарію для такого відстеження, який надається різним підрозділам підприємства, підвищить ефективність роботи кожного з них. Варто відзначити, що функціонал більшості сучасних російських IT-рішень для керування складом характеризується наявністю можливостей для запуску віртуального складу. Можна говорити про те, що такі можливості закладаються в програми за замовчуванням і задіяні при цьому на регулярній основі. На практиці подібний функціонал може при цьому ніяк не відокремлюватися за критеріями «віртуальності», від основного, що відображає організацію роботи реального складу. Термін «віртуальний склад», таким чином, у контексті функціонування російських рішень для складського обліку не надто поширений — але просто тому, що організація роботи складу в такому програмному забезпеченні настільки затребувана, що щодо неї зовсім не обов'язково якесь відокремлення в частині термінології. Виходить, що на російських підприємствах віртуальний склад — явище в порядку речей, яке зрозуміло. І тому підтримується за умовчанням на рівні програмних рішень для організації роботи складу. Розглянемо тепер конкретні приклади IT-рішень, що передбачають формування віртуальних складів — як штатної та регулярно затребуваної, по суті, функції таких рішень у системах складського обліку. Одна з російських програм, у яких застосовується термін «віртуальний склад» з метою відокремлення функціоналу ПЗ, що відповідає такому формату складського обліку, — рішення Shop-Script (ПОСИЛКА). Ця програма дозволяє враховувати залишки товарів одному чи кількох різних складах. У цьому, під «віртуальним» у разі розуміється умовна угруповання традиційних складів під певним загальним найменуванням. Саме той випадок, коли підприємство має кілька складів в одній місцевості, кілька — в іншій, і всі вони об'єднуються в рамках віртуального складу. У цьому випадку найменування реальних складів програма дозволяє приховати від цільового користувача - наприклад, покупця інтернет-магазину (якому, як правило, неважливо, де саме розташовується товар - на складі на півночі Москви або на південному заході, головне - у Москві). Програма дозволяє налаштувати списання товарів, замовлених покупцями для отримання у певному місті, лише з певних складів – реальних чи віртуальних. У випадку, якщо склад віртуальний, то замовлений товар за загальним правилом, що реалізовано в програмі, фактично списується з першого по порядку реального складу (що враховується у складі віртуального), де відповідний товар є в наявності. Можливе налаштування списання товару з певних складів, виходячи з конкретного способу його доставки замовнику. Прикладом ще одного рішення, в якому відокремлено функціонал для формування віртуальних складів (і застосовується відповідна йому термінологія) — програма EKAM (ПОСИЛКА). Її ключова особливість — у пристосованості до створення віртуальних складів усередині фізичних із метою ефективного сегментування товарів за певними категоріями. Для працівника складу при цьому доступний функціонал, за допомогою якого він, здійснивши фізичну розкладку товару по полицях або стелажах, робить необхідні позначки в описі віртуального складу. З їхньою допомогою він зможе швидше здійснювати комплектацію замовлень. Насправді у системі управління складом EKAM може бути сформовані, наприклад, віртуальні склади у прив'язці до зон тривалого зберігання продуктів чи зоні очікування відвантаження. Завдяки такій сегментації складських ділянок підприємство завжди буде в курсі того, яким чином переміщується товар усередині фізичного складу. В EKAM можлива виключно детальна сегментація товарних позицій у прив'язці до реальних та віртуальних складів – аж до обліку в системі окремо взятого місця на полиці. У ряді випадків в інтерфейсах ПЗ для складського обліку та користувацьких описах до нього може не бути прямої вказівки на використання віртуального складу, але передбачається, що таке використання при необхідності буде здійснюватися фактично в рамках виробничого процесу. У програмі Моя Справа Торгівля (ПОСИЛКА), наприклад, облік товарів проводиться у суворій відповідності до первинної документації, оформленої на них.Рух товару від постачальника до кінцевого споживача простежується при залученні такої первинки - і в цьому випадку в принципі не має значення, де товари знаходяться фізично. Програма дозволяє відстежити переміщення товарів за складами, оптимізувати - за рахунок ефективного їх відстеження, оформлення збирання на замовлення. В рамках схожої схеми організовано відстеження руху товару в іншому затребуваному рішенні - Контур.Бухгалтерія Актив (ПОСИЛКА). У його номенклатурі не передбачається використання терміна «віртуальний склад», однак фактичне розташування товару при застосуванні даного рішення також не має визначального значення завдяки ефективному відстеженню його переміщення на підставі супроводжуючої документації. Програма враховує: Незалежно від місця розташування товарів, платформа дозволяє здійснювати моніторинг їх термінів придатності, забезпечувати підтримку нормального та мінімального запасу за конкретними видами товарів. Формуються спеціальні звіти про потреби підприємства у тих чи інших ТМЦ. Дуже наочно представлено формування віртуальних складів де-факто - знову ж таки, без явного застосування відповідної термінології, у програмі МійСклад. Для обліку залишків товару це ПЗ дозволяє створити один і більше різних складів - з можливістю ведення обліку залишків по кожному складу окремо. Склад може бути вкладеним (бути підскладом у рамках іншого), або об'єднувати кілька фізичних складів. В рамках складу можлива реалізація специфічної облікової функції програми адресного зберігання. Воно передбачає розподіл складу на різні осередки. При здійсненні приймання чи відвантаження товарів зазначаються певні умовні координати осередку, щодо якої провадиться операція з товаром. Відповідний осередок в Моєму складі - теж, по суті, різновид віртуального складу. Таким чином, ефективне структурування складу в сучасних рішеннях для складського обліку може здійснюватися за допомогою формування віртуальних складів як фактично, так і з використанням відповідного найменування схеми складського обліку, що розглядається. При впровадженні віртуального складу підприємству слід пам'ятати, що: Тому з метою підвищення ефективності такого використання слід організовувати своєчасне навчання фахівців підприємства потрібним навичкам. Цей процес може супроводжуватися додатковими витратами компанії. Аналогічно, будуть вищими вимоги щодо стійкості її роботи (наприклад, неприпустимі збої в обміні даних між підприємством та контрагентом, який надає доступ до відомостей про власні складські ресурси).Цілком можливо, доведеться розширювати, удосконалювати (як варіант, дублювати) наявні канали доступу серверів фірми до Інтернету. Адаптація апаратних ресурсів до впровадження віртуальних складів може вимагати таким чином суттєвих фінансових вкладень. Віртуальний склад не повинен формуватись просто тому, що менеджерам так захотілося (конкуренти так роблять). Його використання має супроводжуватись виявленням показників ефективності обліку ТМЦ. І якщо така ефективність виявиться невисокою, необхідно провести роботу над додатковим структуруванням модулів віртуального складу. Віртуальний склад — схема складського обліку, що дозволяє відстежувати наявність (рух) товарно-матеріальних цінностей у межах встановлених кордонів, які відповідають одному чи декільком реальним складам чи частині відповідного складу. Як і, в принципі, що визначаються з урахуванням можливості розміщення товару на будь-якому об'єкті, який використовується організацією — у тому числі, якщо вона не є юридичним власником такого об'єкта (як, наприклад, при дропшипінгу). За наявності віртуального складу підприємство може не мати фізичного складу взагалі — але при цьому повноцінний облік товарних одиниць воно вестиме. Важливо, щоб у ПЗ для складського обліку відповідні можливості були повною мірою реалізовані.На практиці вони є в більшості сучасних російських рішень — причому, у багатьох випадках без застосування терміна «віртуальний склад»: можливості, що розглядаються, закладаються в дане ПЗ фактично, оскільки можуть бути затребувані на регулярній основі. І в цьому випадку їх застосування не вимагатиме спеціальної регламентації, як і відсилання до спеціальної термінології. З урахуванням того, що книгу скарг скасували у роздробі, розуміємось як можна працювати з претензіями покупців. Якщо організація продає автомобіль своєму співробітнику, чи потрібно в такому разі оформляти касовий чек. Хто і в які терміни повинен здавати звіт про простежуваність товарів. Для успішного ведення бізнесу можна підібрати необхідне обладнання для САЛОНІВ КРАСИ, КЛІНІНГУ, ОБЩЕПИТУ, АВТОСЕРВІСУ та інших напрямів підприємницької діяльності.Віртуальний склад: що це і для чого потрібен.
Що таке «Віртуальний склад»?
Хто повинен використовувати модуль ПС?
Як отримати доступ до НД?
Як заводити інформацію про товари на ПС?
Чим ВС корисний користувачам?
Що таке віртуальний склад (ВС) та основні принципи його роботи
Особливості віртуального складу
Що таке віртуальний склад
Для кого може бути корисним
Чи затребуваний такий функціонал
Огляд деяких рішень, які дозволяють використовувати віртуальний склад
Що слід врахувати під час впровадження віртуального складу
Резюме