Привіт! Уміння грамотно розпоряджатися своїм часом – одна з найцінніших здібностей. Кожна людина, яка бажає бути успішною, повинна вміти планувати справи та дотримуватися складеного плану. Тому сьогодні ми поговоримо про планування та переваги, які воно дає, а також розберемо ключові принципи та методи, що дозволяють будь-якій людині досконало опанувати цей важливий інструмент. Грамотне планування має на увазі, що людина оптимально розподіляє свої ресурси за різними завданнями і не витрачає їх на те, що не приносить жодної цінності в її життя.При цьому немає нічого поганого в тому, щоб витратити певну кількість часу та грошей на гарний відпочинок, хобі чи захоплення. Головне – розуміти, що це справді потрібно. Використання планування у роботі та особистому житті дає масу переваг. Розглянемо кілька найбільш очевидних та суттєвих: Грамотне планування гарантує успішне початок та своєчасне завершення будь-яких справ, зберігаючи людині достатньо часу для якісного відпочинку та повноцінного особистого життя.Тому будь-яка людина, яка бажає привнести позитивні зміни у своє життя, має насамперед звернути увагу саме на цей інструмент. Визначившись з тим, що планування – це важливий і потрібний інструмент, яким має користуватися кожна людина, розглянемо 3 ключові принципи, які допоможуть їм опанувати. Не можна вважати плануванням просте прокручування плану дій у голові. Якщо ви всерйоз вирішили планувати свої справи – заведіть щоденник. Як тільки ви почнете фіксувати в ньому свої завдання, він одразу забезпечить вам кілька переваг: Звичайно, можна скористатися програмними тижневиками.Однак більшість авторів книг про самовдосконалення навіть сьогодні сходяться на тому, що саме паперовий щоденник дозволяє людині досягти максимальної продуктивності та реалізувати свій потенціал. Дехто починає записувати справи, але ігнорує цей дуже важливий пункт. Викреслення завершених справ дає нам більше контролю, робить записи наочнішими, а також є додатковим джерелом мотивації. Секрет у тому, що Викреслювання дає відчуття того, що зроблено щось важливе. А в такі моменти дофамінова система заохочення нагороджує нас невеликою порцією дофаміну. Тому дуже важливо викреслювати кожну справу безпосередньо після її завершення. Не треба чекати, поки їх накопичиться кілька, і лише потім викреслювати все одразу – це не дасть такого відчуття контролю. Не завжди можна точно оцінити, скільки часу потрібно на вирішення певної задачі. Тому немає нічого страшного у тому, щоб перенести частину завдань наступного дня. До речі, багато авторів рекомендують саме такий підхід: викреслювати завдання у міру виконання, а решта не викреслених наприкінці дня перенести наступного дня. Виходячи з цього, дуже важливо розуміти, які завдання є найбільш важливими і повинні бути виконані в першу чергу. Ще одним важливим аспектом планування є дотримання дедлайнів. Усі завдання, для яких можна досить точно прогнозувати час виконання, повинні мати свій дедлайн. Якщо пріоритет задачі не надто високий і ніякої терміновості немає, дедлайн можна встановлювати безпосередньо в момент початку роботи над ним.При цьому важливо, щоб між завданнями був невеликий «тимчасовий буфер», що дозволяє компенсувати непередбачені форс-мажори. Займатися плануванням необхідно щодня (включаючи усі вихідні та свята). Дуже важливо не пропускати жодного днянезалежно від фізичного чи емоційного стану. Спочатку це може здатися скрутним, проте через 2-3 тижні це заняття перетвориться на звичку, яка приноситиме відчутну користь. Звичайно ж, різні автори представляють просто безліч різних методів. Але найбільш популярними та загальновизнаними можна назвати три методи, які ми зараз докладно розглянемо. Дуайт Ейзенхауер також був дуже обдарованою людиною, що непогано зналася на особистій ефективності. А ще, на відміну від Франкліна, він все ж таки був президентом США. Але сьогодні його прізвище найчастіше згадується у зв'язку з так званою матрицею Ейзенхауера – популярним методом розміщення пріоритетів. Щоб скористатися цим методом, необхідно розкреслити аркуш паперу на 4 частини. В результаті вийде 4 поля або квадранти, за якими потрібно розподілити заплановані справи з урахуванням їх важливості та терміновості (вони мають бути озаглавлені відповідним чином). Очевидно, що найбільшу цінність є справи з першого і другого квадранта. Їм потрібно приділяти максимум уваги. Неважливі, але термінові відносини зазвичай також потрібно виконати, та їх цінність зазвичай невисока. Багато авторів рекомендують максимально делегувати справи з цього квадранта підлеглим, підрядникам або іншим людям. Як неважко здогадатися, цей метод заснований на принципі Парето, відомому також як "правило 80/20". Це емпіричне правило, згідно з яким 80% зусиль доводиться прикладати для отримання 20% результату, і навпаки, 20% зусиль, що залишилися, дають ще 80% результату. Цифри можуть відрізнятися, і все ж таки принцип Парето діє завжди, і обдурити або обійти його не можна. Зате його можна використовувати. Грамотно розставляючи пріоритети, можна ввибрати 20% завдань, які забезпечать 80% результату і максимально наблизить вас до наміченої мети. Завдання, що залишилися, можна делегувати, але навіть без цього впоратися з ними буде набагато простіше, бачачи, наскільки близька мета. Цей метод можна комбінувати з підходом, описаним вище. Матриця Ейзенхауера дозволить вибрати 20% найважливіших та термінових завдань. Докладніше про Принцип Парето читайте в окремій статті. Всупереч поширеній помилці, Бенджамін Франклін ніколи не був президентом США (на стодоларовій купюрі він зображений, оскільки вважається одним із батьків-засновників). Зате він був винахідником і вкрай продуктивною людиноюякий знав дуже багато про особисту ефективність. Створений ним метод планування включає такі кроки: Якщо щодня приділяти увагу реалізації оперативних планів, узгоджуючи їх з тактичними та стратегічними, дуже скоро можна буде помітити, як життєва мета стає ближчою. А людина, яка виразно відчуває наближення своєї самореалізації, автоматично стає щасливішою у всіх сферах життя. Багато людей, навіть усвідомлюючи важливість планування, не використовують його. І основна перешкода – відсутність чіткого розуміння, як зробити його частиною свого життя. Допомогти в цьому можуть наступні кроки: Хороший початок – запорука успіху. Багато людей, орієнтуючись даний принцип, прагнуть відразу знайти ідеальну методику планування справ. А поки що такої методики немає, вони взагалі не складають планів. І це головна помилка. В даному випадку Хороший початок - це застосування будь-якої системи планування. Вона має бути ідеальної, головне – виробити і закріпити звичку. А якщо обрана методика покаже свою недосконалість, ніщо не заважає замінити її будь-якої миті. Планування – це важливий інструмент, який значно підвищує особисту ефективність. Воно дозволяє впорядкувати як справи, а й взагалі всі сфери життя. Багато людей не поспішають вводити планування у своє життя, оскільки бояться, що стануть заручниками планів, а їхнє життя перетвориться на суцільну рутину. Насправді все відбувається навпаки. Грамотне планування дозволяє зробити життя більш комфортним та спокійнимпозбувшись зайвих стресів. А особистий час, проведений із близькими людьми, дарує більше приємних емоцій, коли голова не забита думками про незавершені справи. Вміти жити, пливучи за течією, — корисна навичка, а в деяких випадках і зовсім необхідна. Наприклад, якщо йдеться про боротьбу з емоційним вигорянням та гіперконтролем. Але в усьому має бути баланс. І важливо розуміти: без планування та тайм-менеджменту досягти своєї мети (як професійних, так і особистих) практично нереально. Що таке планування та які його головні правила, розповідає «Лента.ру». Планування — це процес встановлення цілей та визначення того, що має бути зроблено для їх досягнення, тобто визначення конкретних завдань. Сюди також відноситься складання планів, розподіл ресурсів, обробка інформації, прийняття рішень тощо. Головне — цей процес завжди націлений на досягнення найкращих результатів у майбутньому. Методи планування можна використовувати як у бізнесі, і у особистому житті. Бізнес-планування навіть викладають у спеціалізованих вишах, а без переконливого бізнес-плану жоден інвестор не вкладеться у проект.Що стосується особистого життя, то тут планування відноситься швидше до пріоритизації справ та грамотного розподілу часу. Фото: Paico Oficial / Unsplash «Якщо раніше про планування говорили побіжно, і цитати про цінність часу, важливість цілей та постановку завдань можна було зустріти лише в автобіографіях та наукових дослідженнях, то в наш час цю навичку відносять до одного з найважливіших як в особистому житті, так і в бізнесі », - Каже «Ленте.ру» експерт з тайм-менеджменту та планування Ольга Петрова. На її думку, саме час є найважливішим соціально-економічним ресурсом ХХІ століття. «Адже час має свій ліміт, незалежний від нас. Як би ми не намагалися, скільки сил, грошей, енергії у нас не було, час нам непідвладний, — пояснює Петрова. — Єдине, що нам залишається — це правильно організувати його та використати так, щоб наше життя пройшло яскравіше та щасливіше». Останні два пункти також можна віднести до стратегічного та тактичного планування. Фото: Jan Baborák / Unsplash Про головні етапи планування «Ленте.ру» розповіла експерт з тайм-менеджменту та наставник бізнес-асистентів Софія Бельгаєва (@belgaeva). Вона виділила такі кроки: Фото: David Iskander / Unsplash Існує безліч різних видів планування. Зупинимося докладніше на трьох. Це метод керування часом за блоками. За словами Софії Бельгаєвої, він підходить людям із будь-якої сфери діяльності — на відміну від спеціалізованих методів планування, які є актуальними лише для бізнесу. Суть методу полягає в тому, щоб поділити день на блоки без конкретного списку завдань, який іноді може сильно напружувати, пояснює експерт. Наприклад, ці блоки можуть включати період часу для відповідей на електронні листи, час на управління проектами, період для відпочинку та саморозвитку. Розписані таким чином плани допомагають приділяти час усім аспектам життя. Коуч із тайм-менеджменту Євгена Савічева (@evg.savicheva) переконана: цей метод найбільш актуальний у наші дні. Протягом дня має бути 50 відсотків справ, які треба зробити, та 50 відсотків справ, які ми хочемо зробити. Перша категорія — це наша рутина та обов'язки, друга — те, що наповнює нас енергією та піднімає настрій. Фото: Marcos Paulo Prado / Unsplash Як пояснює Євгенія Савичева, Smart-планування полягає в тому, що будь-яку мету необхідно оцінити та розписати за такими пунктами: «Кожному бізнесу потрібні стратегії розвитку. Без цього цілі організації залишаться нереалізованими.Візьмемо як приклад власника виробництва меблів, якому необхідно виконати замовлення на виготовлення десяти шаф протягом місяця, — каже Софія Бельгаєва. — Планування допомагає визначити всі необхідні кроки для досягнення поставленої мети. У такому разі можна використати метод зворотного планування. Тобто ми розуміємо, до якого числа має бути все готове, складаємо план, що включає визначення матеріалів, розрахунок часу на кожну задачу, а також виділення ресурсів та робочої сили. Чи вистачить нам працівників? А матеріалів?». Тобто завдяки плануванню можна заздалегідь оптимізувати свої процеси, встановити реалістичні терміни та забезпечити ефективне використання всіх ресурсів Крім того, планування у бізнесі допомагає врахувати можливі ризики: такі як затримка поставок. Також планування покращує комунікацію усередині команди. Все це, за словами експерта, допомагає швидко досягати мети компанії, що необхідно для розвитку організації. Фото: Lucija Ros / Unsplash Тайм-менеджмент у повсякденному житті Софія Бельгаєва пропонує розглянути на прикладі матері у декреті. «Жінці у такому разі справді потрібно організувати свій режим. І тут добре підійде метод таймблокінгу, – каже вона. — У ранній ранковий час мати може займатися організацією всіх побутових справ (зробити прибирання, замовити продукти, продумати своє меню на день). В обідню пору вона повністю з дитиною. Вечірній час, коли чоловік приходить із роботи, можна присвятити собі». Планування допомагає не відволікатися і не перестрибувати із завдання на завдання, що часто буває в житті сучасної людини і тим більше матері, впевнена Бельгаєва. Може здатися, що планування це досить просто, але далеко не у всіх воно виходить з першого разу. З якими основними помилками стикаються новачки? Планування починається не з щоденника, а з мислення, впевнена Ольга Петрова. «Часто багато хто слідує модним тенденціям, скачує додатки, купує ультрамодні планери, але настає новий день, графік написаний, а толку від цього немає. Тому що немає простого розуміння: навіщо все це потрібне? — каже експерт. — А якщо просто зараз просто зупинитися і замислитися: чи подобається мені мій спосіб життя, мій дохід, моє оточення, чим я займаюся, де я живу? Визнати чесно самому собі. Адже це результат нашого вибору. І що буде далі? Як тільки ми починаємо усвідомлювати, наскільки важливим і цінним є те, куди йде кожна наша година, приходить і вміння обирати: чи хочу я зараз займатися саме цим проектом, проводити час саме з цими друзями, читати саме цю стрічку новин? І ось у цей момент змінюється ставлення до життя та з'являється цінність часу Фото: Estée Janssens / Unsplash Іноді це призводить до постановки неправильних цілей, яких не лежить душа. Отже, і досягти їх буде вкрай складно. «А що важливе саме для вас? Влада? Гроші? Статус? Чи сім'я, турбота про близьких? А може, допомога тваринам? Якщо ви знаєте свої цінності, ви зможете точніше поставити мету, істинну для себе. А надалі вибирати покрокові дії та йти до мрії зі справжнім задоволенням.Приготувати сирники вранці із сім'єю чи замовити доставку? Монетизувати хобі чи відкрити благодійний проект? Провести вечір із дітьми чи доробити звіт в офісі? Що буде за кілька років? Спогади про щасливе життя чи думку про те, що все життя пройшло в чужому сценарії? - Зазначає Петрова. За словами експерта із планування, золоте правило тайм-менеджменту звучить так: встигай не все, встигай важливе. Насамперед потрібно працювати над основними цілями. А як зрозуміти, які з них основні? Про це й каже попередній пункт. Що важливе для одного — не обов'язково цінне для іншого, і навпаки. Підбиття підсумків, у тому числі проміжних, — це важлива частина в плануванні, яку багато хто втрачає. «Важливо зупинятися хоча б раз на місяць і питати себе: все, що я роблю, працює? Це приносить мені той результат, на який я чекав? Що нове я можу застосувати як у житті, так і у бізнесі? Це і є підбиття підсумків на рівні цифр та аналітики, а також на рівні емоцій та стану всередині», — пояснює Ольга Петрова. Деякий час було навіть модно розповідати про те, як люди роками живуть без відпустки, проводячи у завантаженості та багатозадачності 24/7. Насправді, на думку експерта, їм можна лише поспівчувати. Відпочинок потрібен щодня та щотижня. Більше того, відпочинок також потрібно планувати та враховувати у розкладі Фото: Northfolx / Unsplash «У вас була велика мета, ви вклали багато сил і ресурсів, можливо, цей шлях був довжиною в роки. І раптом все раптово звалилося."Зараз обрій планування знизився до двох годин" - чули цю фразу? Але важливо розуміти, що і в кризу планування працює так само», — каже Петрова. У періоди невдач і просто лихоліття вона рекомендує наступне. "Темна смуга закінчиться, а у світлу нам виходити з результатами, отриманими в цій темряві", - підбиває підсумок експерт.Планування: ключові принципи
У чому полягає суть планування?
Чому важливо планувати?
3 ключові принципи планування
1. Планувати потрібно у письмовій формі
2. Викреслюйте завершені справи
3. Розставляйте пріоритети
Як правильно планувати: 3 ефективні методи
1. Матриця Ейзенхауера
2. Метод Парето
3. Метод Франкліна
З чого розпочати?
Висновок
Принципи та методи планування. Як домагатися своїх цілей на роботі та в особистому житті
Що таке планування?
Де потрібне планування?
Види планування:
7 кроків планування
Інструменти та методики планування
Техніка "Таймблокінг"
Техніка «Баланс»
Техніка Smart
Роль планування у бізнесі та управлінні
Планування в особистому житті
Топ-5 помилок у плануванні
Помилка 1. Ігнорування цінності часу
Помилка 2. Нерозуміння своїх цінностей
Помилка 3. Відсутність розміщення пріоритетів
Помилка 4. Немає підсумків та аналітики
Помилка 5. Відсутність відпочинку
Що робити, якщо все пішло за планом?