Копія трудової книжки, завірена роботодавцем, - зразок 2024 року ви знайдете далі - може знадобитися працівникові будь-якої миті: для отримання кредиту, оформлення закордонного паспорта чи візи, та чи мало чого ще. Пояснювати вам своє прохання він не повинен. А ось ви видати йому завірену копію трудової книжки маєте. Розкажемо, як це зробити за всіма правилами, які, до речі, нещодавно змінилися. ст. 62 ТК РФ каже, що видати працівникові документи (їх копії), пов'язані з роботою, роботодавець повинен протягом трьох робочих днів із дня отримання від нього відповідної заяви. Копії повинні бути завірені належним чином та надаватися працівнику безоплатно. Це стосується копій трудових книжок. ВАЖЛИВО! Якщо працівник вибрав електронний варіант ведення трудової книжки, на його запит роботодавець зобов'язаний оформити відомості про роботу співробітника за формою СТД-Р. Як правильно заповнити СТД-Р розповіли експерти КонсультантПлюс. Щоб зробити все правильно, отримайте пробний доступ до системи і переходьте в Типову ситуацію. Це безкоштовно. Якщо роботодавець зволікає з видачею або взагалі відмовляється видавати документи, він порушує трудове законодавство. А за це ст. 5.27 КпАП РФ передбачено відповідальність. За первинне порушення це буде: Якщо порушення повториться, суми зростуть: Трудові книжки нового зразка слід застосовувати з 01.01.2023. Чи треба обмінювати старих трудових працівників на нових та що робити з невитраченими до 2023 року бланками старого зразка, читайте тут. Так що означає вказане в ст. 62 ТК РФ «копії мають бути засвідчені належним чином»? Розповідаємо. Копія — це екземпляр документа, який повністю відтворює інформацію оригіналу. А завірена копія — це копія, на якій відповідно до встановленого порядку проставлено реквізити, що забезпечують її юридичну значущість (підп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, затв. ). Це означає, що вам потрібно зробити копію з кожної заповненої трудової сторінки і проставити завірювальні написи. З 01.07.2018 порядок оформлення таких написів, у т. ч. на копіях трудових книжок, встановлено новим нацстандартом «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів» (ДЕРЖСТАНДАРТ Р 7.0.97-2016, затв. наказом Росстандарту від 08.12.2016 № 2004-ст у ред. від 14.05.2018). Відповідно до цього стандарту правильний засвідчувальний напис при видачі копії документа для подання в іншу організацію має виглядати так (він може бути рукописним, а може бути у вигляді штампу): Оригінал документа знаходиться у ТОВ «ХХХ» у справі №Х за ХХХХ рік. Посада Підпис Розшифровка Але для копії трудової книжки будуть три додаткові нюанси: Зразок завіреної копії трудової книжки дивіться КонсультантПлюс. Пробний доступ до системи надається безкоштовно. Закон термін придатності копій документів не регламентує. Проте треба пам'ятати, що копія трудовий книжки може суворо відповідати оригіналу лише у момент її оформлення. Це документ, який у будь-який час може бути доповнений новим записом (про переклад, наприклад). І тоді копія вже не буде актуальною. Якщо до цього моменту потреба працівника копії ще не задоволена, доведеться робити новий варіант. Крім того, термін дії копії трудової книжки може бути встановлений тією організацією, куди її представлятимуть. Наприклад, банки для кредиту беруть копії не старші одного місяця. Зразок витягу з трудової книжки ви знайдете тут. На запит співробітника роботодавець зобов'язаний видати засвідчену копію трудової книжки. Якщо працівник відмовився від паперової трудової та обрав електронний варіант, роботодавець має видати форму СТД-Р. Навіть у наш час цифрових технологій питання про те, як правильно оформити копію паперової трудової книжки, як і раніше, залишається актуальним.У цьому матеріалі розглянемо випадки, коли співробітнику може знадобитися завірена копія зазначеного документа. Поговоримо про те, як і в який термін потрібно підготувати її роботодавцю. Також розберемо, чи потрібно завіряти електронний витяг із трудової книжки. Зміст Якщо працівник працевлаштований, оригінал його трудової книжки зберігається у роботодавця. У цьому працівник має право одержати копію будь-якого документа, що стосується його трудової діяльності (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Це стосується і трудової книжки. Співробітнику може знадобитися завірена копія цього документа для різних цілей: Роботодавець зобов'язаний за письмовою заявою співробітника пізніше трьох робочих днів із дня його подачі видати йому завірену в установленому порядку копію або витяг із трудової книжки (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Тобто роботодавець зобов'язаний завірити копію документа про роботу та стаж співробітника у разі одночасного виконання двох умов: Крім терміну реагування на прохання співробітника, який не повинен бути більшим за три робочі дні з дня подання заяви, законодавець передбачив ще одну важливу вимогу. Зробити відмітку у тому, що копія трудової книжки правильна, потрібно належним чином. У той самий час ТК РФ не уточнює, який спосіб завірення вважається належним. Завірити копію основного документа про працю та стаж працівника роботодавцю потрібно, щоб підтвердити відповідність цієї копії або виписки оригіналу. У порядку ведення та зберігання трудових книжок, встановленому Наказом Мінпраці РФ від 19.05.2021 № 320н, про копії та їх належне засвідчення є лише згадка в абз. 7 п. 29. Причому йдеться про копіях документів, що підтверджують стаж роботи, а чи не безпосередньо про копії трудової книжки. Крім того, в даному порядку не вказано, як саме поставити відмітку про засвідчення роботодавцем. Загальні правила оформлення такої позначки наведено у ГОСТ Р 7.0.97-2016, затвердженому Наказом Росстандарту від 08.12.2016 № 2004-ст. Він поширюється на організаційно-розпорядчі документи: статути, положення, інструкції, регламенти, ухвали, накази та інші документи. Трудові книжки та їх копії також належать до організаційно-розпорядчих документів. Тому ДЕРЖСТАНДАРТ Р 7.0.97-2016 поширюється також і на порядок їх засвідчення. Відмітка про засвідчення копії трудової книжки повинна включати: Якщо копія видається для подання в іншу компанію, відмітку про її засвідчення доповнюють написом про місце зберігання документа, з якого було виготовлено копію. Наведемо приблизний варіант такого напису: «Родужник документа знаходиться у ТОВ «Круїз» у справі № 12/24 за 2024 рік». Якщо компанія використовує друк, потрібно поставити її відбиток (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Водночас законодавство не містить вимоги зберігати трудові книжки у номенклатурній справі. Бланки трудової книжки та вкладиша до неї зберігаються у роботодавця як документи суворої звітності та видаються особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою (п. 41 Наказу Мінпраці РФ від 19.05.2021 № 320н). Тому якщо компанія зберігає трудові книжки над номенклатурних справах, а відокремлено, номер справи і рік вказувати не потрібно. Для того щоб співробітник, який отримав копії, був проінформований про місце зберігання оригіналу трудової книжки, достатньо вказати, наприклад: «Родужник документа знаходиться в сейфі відділу кадрів ТОВ «Круїз». Видачею таких засвідчених копій займається особа, відповідальна за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок. Інші співробітники компанії просто не мають доступу до книжок співробітників. Це може бути начальник відділу кадрів, спеціаліст з персоналу, а у разі відсутності кадрової служби головний бухгалтер або секретар. При цьому повноваження такого працівника на право посвідчення копій мають бути закріплені документально. Як має відбуватися копіювання трудової книжки, у нормативних правових актах не уточнюється.Документи зразка 1938 та 1973 років доведеться копіювати по одному розвороту на сторінці, оскільки ширина розвороту з урахуванням полів принтера перевищує ширину листа А4. Сучасні трудові книжки зразка 2003 року є меншими за розміром і технічно можуть бути відкоповані двома розворотами на аркуші. Це не вважатиметься помилкою, оскільки не встановлено жодного нормативного регулювання зазначеного питання. І все ж надійніше не економитиме на папері і зробити копії кожного розвороту трудової книжки на окремій сторінці. Якщо останній розворот у трудовій книжці заповнений остаточно, слід копіювати наступний порожній розворот. Тоді буде зрозуміло, що інших записів у документі немає. Коли всі сторінки трудової книжки скопійовані, виникає інше питання: як розмістити відмітку запевнення? Для відповіді в першу чергу потрібно визначитися, як скріплятимуться листи між собою: Підготовлена копія трудової книжки видається співробітнику під власний підпис із зазначенням дати отримання. Підпис підтвердить, що прохання працівника роботодавцем виконано, а дата дотримано встановленого для видачі терміну. Де зафіксувати ці факти роботодавець вирішує самостійно. Так, це може бути зроблено у вигляді запису на заяві працівника чи журналі обліку документів, що видаються співробітникам. Наведемо приклад засвідчення копії основного документа про роботу та стаж співробітника для її подання до іншої організації: «Вірно. Оригінал документа знаходиться у ТОВ «Круїз» у справі № 12/24 за 2024 рік». Інспектор з кадрів відділу кадрів ТОВ «Круїз» Свиридова /Свиридова Н.В./ Якщо працівнику потрібна виписка з електронної трудової книжки, то не пізніше трьох робочих днів після отримання його заяви роботодавець повинен оформити відомості про роботу в цій компанії за формою СТД-Р, затвердженої Наказом Мінпраці РФ від 10.11.2022 № 713н. Підписує СТД-Р директор або уповноважена ним особа (ст. 66.1 ТК РФ, п. 12 порядку, затвердженого Наказом Мінпраці РФ від 10.11.2022 № 713н). Відповідальним за електронні трудові книжки зазвичай призначають співробітника, підзвітного за ведення паперових трудових книжок.Для обліку виданих СТД-Р роботодавець може завести спеціальний журнал. Трудова книжка сьогодні є основним документом, який підтверджує стаж людини. Цей регістр фіксує всі етапи трудової діяльності і надає ключове впливом геть формування пенсії. Але часто у кадровиків-початківців виникає питання: для чого може знадобитися копія трудового документа і чи можна видати регістр на руки. А у зв'язку з нововведеннями, що набули чинності з середини 2018 року, вийшло на перший план питання правильного гостовського оформлення копії. Трудова книжка — це бланк суворої звітності. Тому організація роботи з її ведення, зберігання та обліку визначається окремим розпорядженням Уряду РФ №225 від 16.04.2003, яке встановлює основні вимоги з цього питання. І один із основних моментів, що випливає з положень цього нормативного акта, — за збереження трудового регістру несе повну відповідальність роботодавець. При його втраті або псуванні, незалежно від того, хто став винуватцем цього факту, для компанії передбачено цілу низку кроків щодо відновлення всіх записів у трудовий. Тому, незважаючи на той факт, що ні в цьому, ні в одному іншому нормативному акті не зазначено, що роботодавець не має права видавати трудовий регістр на руки працівнику на його прохання, видача документа не рекомендується. На цю тему є окреме повідомлення Роструда за номером 656-6-0. Є єдиний варіант, коли наймач зобов'язаний видати трудовий документ співробітнику його звільнення. І лише ця причина є поважною, щоб віддавати трудовий регістр на руки навіть його власнику. Цілей, якими працівнику може знадобитися трудова книжка, кілька. І, звісно, всі вони серйозні. Так, установою, яка потребує копію цього документа, може стати: Природно, що нотаріально завірена копія коштує грошей, тому наймачі, як правило, йдуть другим шляхом, усіма доступними способами пояснюючи співробітнику, що вся відповідальність лежить на плечах роботодавця. А при втраті книжки та вимушеному оформленні дубліката її відновлення займе масу часу та сил. Якщо розглядати питання про терміни дії засвідченої копії, то слід зазначити, що тут є 2 варіанти: Зазначимо, що з середини 2018 року до правил завірення трудових регістрів було внесено невеликі корективи. Але незважаючи на досить несуттєві уточнення, викопування з трудового, оформлене з недотриманням ГОСТу Р 7.0.97–2016 не буде визнане дійсним. Тому слід пам'ятати, що при оформленні копії потрібно: Якщо в компанії є друк, її відбиток у копії трудової книжки є обов'язковим. Завізувати копію документа мають право: Потрібно враховувати ще в цьому питанні, що знову введений запис про місцезнаходження оригіналу регістру повинен ставитися тільки у випадку, коли виписка потрібна сторонній компанії. Якщо робиться викопування трудовий для внутрішнього використання, це уточнення необов'язково. Найпоширеніші помилки при складанні копії трудової книжки полягають у наступному: Слід пам'ятати, що некоректно оформлений документ у людини не приймуть, доведеться переробляти заново. Якщо раптом на сторінці виявлено помилку до її зшивання, копіюємо неправильно оформлені листи та завіряємо їх відповідним чином. При підготовці та оформленні копій трудових документів слід дотримуватися регламентів, встановлених чинним законодавством. Покрокова інструкція з видачі витягу з трудового регістру працівнику виглядатиме таким чином: Такі заяви-розписки (про отримання оригіналу трудового) рекомендується зберігати в особовій справі працівника Зверніть увагу ще на один окремий момент: за письмовою заявою співробітника кадровик зобов'язаний направити копію трудової книжки на поштову адресу працівника, якщо це зазначено у проханні. Термін для надсилання виписки поштою зберігається – 3 дні. Замовний лист надсилається з повідомленням та описом вкладення. Уніфікованої форми для складання такої заяви у нормативних актах не існує. Тому заява може бути написана від руки або надрукована за допомогою ПК. Але при цьому залишаються правила кадрового діловодства, які висувають до такого документа стандартні правила: Можна уточнити у заяві та статтю ТК РФ, за якою роботодавець зобов'язаний видати копію трудової за заявою Отже, роботодавцю слід знати, що сам трудовий регістр видається лише двох випадках: при звільненні співробітника й у пред'явлення до Пенсійного фонду. В інших випадках необхідно обмежуватися копією трудового документа. Це захистить наймача багатьох проблем у разі втрати книжки її власником. Не варто забувати і про норми оформлення виписки, а також про формулювання, встановлені новим ГОСТом у 2018 році.Знаючи основні моменти завірення цього документа, підготовка копії регістру не складе труднощів і не займе багато часу. Головне тут бути гранично уважним при внесенні запису. Але її текст мінімальний, тому процедура є досить простою. 49 років, вища освіта (філолог, журналіст, маркетинг). Є досвід роботи як у індивідуальному підприємництві, так і у великому корпоративному бізнесі.Як завірити копію трудової книжки у 2024 році
Копія трудової книжки: термін та порядок видачі
Завірена копія трудової книжки за новим ГОСТом
Скільки дійсна копія трудової книжки
Підсумки
Як завірити копію трудової книжки
Коли потрібна завірена копія трудової книжки
Чи потрібно завіряти копію трудової книжки
Як правильно завірити копію трудової книжки
Зразок завіреної копії трудової книжки
Завірена копія електронної трудової книжки
Копія трудової книжки – для чого потрібна, як оформити, терміни та нововведення по заповненню 2018 року
Копія трудової книжки - цілі отримання, види, термін дії та зразок
Як правильно оформити копію трудову у 2018 році
Для банків, як правило, оформляються копії із зазначенням, що людина працює до сьогодні.
Поширені помилки під час оформлення копії
Алгоритм видачі копії трудової книжки працівнику
Законодавчо закріплено, що будь-який трудовий документ (і копія трудової книжки не виняток) видається співробітнику через заявний порядок. Тобто, щоб отримати завірену копію, людина має написати заяву. У порядку виключення допускається усне прохання, отримане від співробітника, але тільки в компаніях, що належать до малого та мікробізнесу.
У заяву на видачу копії трудової слід вказати організацію, для якої потрібен цей документ
Як написати заяву на видачу копії трудового регістру — зразок, правила та рекомендації
Відеоінструкція: як отримати копії трудових документів у наймача - норми права