Реквізити документа — це інформаційні елементи або деталі, які ідентифікують та описують документ, роблячи його унікальним та забезпечуючи його правильне оформлення та розуміння. Реквізити документа можуть включати наступну інформацію: Реквізити документа відіграють важливу роль у діловодстві, архівуванні та обміні інформацією, оскільки вони дозволяють точно визначити та описати документ, спрощуючи його управління та використання. Для векселів встановлено такі реквізити: Простий вексель має в основному ті ж реквізити, але оскільки по ньому платником є не трасат, а векселетримач, останній сам бере на себе зобов'язання зробити платіж. Вимоги до реквізитів документа Російської Федерації можуть відрізнятися залежно від типу документа та його призначення. Однак існують загальні стандарти та рекомендації щодо оформлення реквізитів документів у Росії. Важливо враховувати, що вимоги можуть змінюватися з часом, і можуть бути встановлені різними регулюючими органами, включаючи Міністерство юстиції РФ і Державну думу РФ. Ось деякі основні вимоги до реквізитів документів у Росії: Ці вимоги можуть бути більш детальними залежно від організації та виду документа. Важливо дотримуватися встановлених правил і регуляції задля забезпечення коректного і законного оформлення документів у Росії. Публікуємо огляд статті, як тільки вона виходить. Окремо інформуємо про важливі зміни закону. Надсилаємо статті кілька разів на місяць. Підписуючись, ви погоджуєтесь з політикою конфіденційності. 5 Оформлення реквізитів документів 5.1 Герб (Державний герб Російської Федерації, герб суб'єкта Російської Федерації, герб (геральдичний знак) муніципальної освіти) відтворюється на бланках документів відповідно до Федерального конституційного закону від 25 грудня 2000 р. N 2-ФКЗ "Про Державний герб Російської Федерації", законодавець та іншими нормативними правовими актами суб'єктів Російської Федерації та нормативними актами органів місцевого самоврядування. Зображення герба (Державного герба Російської Федерації, герба суб'єкта Російської Федерації, герба (геральдичного знака) муніципального освіти) міститься посередині верхнього поля бланка документа над реквізитами організації - автора документа з відривом 10 мм від верхнього краю листа. 5.2 Емблема організації, розроблена та затверджена в установленому порядку, розміщується відповідно до нормативних правових актів на бланках: документів федеральних органів державної влади (за винятком випадків, що передбачають використання зображення Державного герба Російської Федерації), територіальних органів федеральних органів державної влади, державних та недержавних організацій. Зображення емблеми міститься посередині верхнього поля бланка документа над реквізитами організації. - автор документа, на відстані 10 мм від верхнього краю листа. 5.3 Товарний знак (знак обслуговування), зареєстрований у встановленому законодавством порядку, відтворюється на бланках організацій відповідно до статуту (положення про організацію). рівні найменування організації – автора документа (допускається захоплювати частину лівого поля). Поряд із товарним знаком (знаком обслуговування) на бланках документів може вказуватися комерційне позначення юридичної особи. 5.4 Код форми документа проставляється на уніфікованих формах документів відповідно до Загальноросійського класифікатора управлінської документації (ОКУД) або локального класифікатора, розташовується у правому верхньому кутку робочого поля документа, складається зі слів "Форма по" (найменування класифікатора) та цифрового коду. Форма по ОКУД 0211151 5.5 Найменування організації - автора документа на бланку документа має відповідати найменуванню юридичної особи, закріпленій у її установчих документах (статут або положення). Під найменуванням організації у дужках вказується скорочене найменування організації, якщо вона передбачена статутом (положенням). Над найменуванням організації - автора документа вказується повне чи скорочене найменування вищої організації (за її наявності). 5.6 Найменування структурного підрозділу - автора документа (у тому числі філії, відділення, представництва, колегіального, дорадчого чи іншого органу) використовується у бланках листів та бланках конкретних видів документів відповідних підрозділів (органів) відповідно до локальних нормативних актів та вказується під найменуванням організації. 5.7 Найменування посади особи - автора документа використовується в бланках посадових осіб та розташовується під найменуванням організації або найменуванням території (краю, області, автономної області та ін.), якщо документ видає керівник органу влади суб'єкта Російської Федерації, муніципальної освіти. Найменування посади особи - автора документа вказується відповідно до найменування, наведеного у розпорядчому документі про призначення на посаду. 5.8 Довідкові дані про організацію вказуються в бланках листів та включають: поштову адресу організації (додатково може вказуватися адреса місця знаходження юридичної особи, якщо вона не збігається з поштовою адресою); номер телефону, факсу, адреса електронної пошти, адреса мережі. До складу довідкових даних, за винятком бланків документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, включаються: код організації за загальноросійським класифікатором підприємств та організацій (ОКПО), основний державний реєстраційний номер організації (ОДРН) та ідентифікаційний номер платника податків/код причини постановки на податковий облік (ІПН/КПП). 5.9 Найменування виду документа вказується усім документах, крім ділових (службових) листів, розташовується під реквізитами автора документа (найменуванням організації, найменуванням структурного підрозділу, найменуванням посади) (див. рис. В.6). 5.10 Дата документа відповідає даті підписання (затвердження) документа або даті події, зафіксованої у документі. Документи, видані двома чи більше організаціями, повинні мати одну (єдину) дату. Дата документа записується в послідовності - день місяця, місяць, рік - одним із двох способів: арабськими цифрами, розділеними крапкою: 05.06.2016; словесно-цифровим способом, наприклад: 5 червня 2016 р. 5.11 Реєстраційний номер документа - цифровий або літерно-цифровий ідентифікатор документа, що складається з порядкового номера документа, який, на розсуд організації, може доповнюватися цифровими або літерними кодами (індексами) відповідно до класифікаторів (індексу справи за номенклатурою справ, кодом, кодом, кодом справи, що використовуються). посадової особи та ін.). p align="justify"> На документі, складеному спільно двома і більше організаціями, проставляються реєстраційні номери документа, присвоєні кожній з організацій. Реєстраційні номери відокремлюються один від одного косою рисою та проставляються в порядку вказівки авторів у заголовній частині чи преамбулі документа. 5.12 Посилання на реєстраційний номер і дату документа, що надійшов, включає реєстраційний номер і дату вхідного ініціативного документа, на який дається відповідь. 5.13 Місце складання (видання) документа зазначається у всіх документах, крім ділових (службових) листів, а також доповідних, службових записок та інших внутрішніх інформаційно-довідкових документів. Місце складання (видання) документа не вказується в тому випадку, якщо в найменуванні організації є вказівка на місце її знаходження. Місце складання (видання) документа вказується відповідно до прийнятого адміністративно-територіального поділу. 5.14 Гриф обмеження доступу до документа проставляється у правому верхньому кутку першого аркуша документа (проекту документа, супровідного листа до документа) на межі верхнього поля за наявності в документі інформації, доступ до якої обмежений відповідно до законодавства Російської Федерації. Види які у організації грифів обмеження доступу повинні відповідати законодавчим та іншим нормативним правовим актам Російської Федерації і мають бути закріплені у локальних нормативних актах.До складу грифа обмеження доступу до документа входить обмежувальний напис ("Для службового користування", "Конфіденційно", "Комерційна таємниця" або ін.), який може доповнюватися номером екземпляра документа та іншими відомостями відповідно до законодавства Російської Федерації. 5.15 Адресат використовується при оформленні ділових (службових) листів, внутрішніх інформаційно-довідкових документів (доповідних, службових записок та ін.). Адресатом документа може бути організація, структурний підрозділ організації, посадова чи фізична особа. Реквізит "адресат" проставляється у правій верхній частині документа (на бланку з кутовим розташуванням реквізитів) або праворуч під реквізитами бланка (при поздовжньому розташуванні реквізитів бланка). Рядки реквізиту "адресат" вирівнюються по лівому краю або центруються щодо найдовшого рядка. При адресуванні документа керівнику (заступнику керівника) організації вказується в давальному відмінку найменування посади керівника (заступника керівника), що включає найменування організації, прізвище, ініціали посадової особи. При адресуванні листа до організації вказується її повне чи скорочене найменування в називному відмінку. 2.3. Правила оформлення та розташування реквізитів документів 2.3.1. Реквізит документа – обов'язковий інформаційний елемент оформлення офіційного документа. 2.3.2. Наявність реквізитів потрібна для надання документу юридичної сили, прискорення та полегшення процедури підготовки документа, а також подальшої роботи виконавця з документом. 2.3.3. Під час підготовки та оформлення документів використовуються такі реквізити: 1.Державний герб Російської Федерації; 2. найменування федерального органу виконавчої - Федеральне агентство з технічного регулювання та метрології, зокрема скорочене - Росстандарт; 3. посада особи – автора документа; 4. підпис посадової особи; 6. місце складання (видання) документа; 7. довідкові дані про Росстандарт; 10. реєстраційний номер документа; 11. найменування чи інструкція документа; 13. посилання на вихідний номер та дату документа адресанта; 14. відмітка про наявність програми; 15. гриф погодження; 19. відмітка про засвідчення копії; 20. відмітка про виконавця; 21. вказівки щодо виконання документа; 22. позначка контролю; 23. позначка виконання документа; 24. відмітка про конфіденційність; 25. позначка надходження документа. Склад реквізитів документа визначається його видом та призначенням. Державний герб Російської Федерації міститься на бланках документів відповідно до Федерального конституційного закону від 25 грудня 2000 р. N 2-ФКЗ "Про Державний герб Російської Федерації". Емблема Росстандарту міститься на бланках відповідно до Положення про Росстандарт, затвердженого постановою Уряду Російської Федерації від 17 червня 2004 р. N 294 (далі - Положення про Росстандарт). Основний державний реєстраційний номер (ОДРН) юридичної особи проставляється відповідно до документів, що видаються податковими органами. Ідентифікаційний номер платника податків/код причини постановки на облік (ІПН/КПП) проставляється відповідно до документів, що видаються податковими органами. Код форми документа проставляють за загальноросійським класифікатором управлінської документації (ОКУД). Найменування Росстандарту, як автора документа, має відповідати найменуванню, закріпленому у Положенні про Росстандарт. Повне найменування - Федеральне агентство з технічного регулювання та метрології. Скорочене найменування – Росстандарт. Скорочене найменування Росстандарту (у дужках) міститься нижче за повне найменування або за ним. Довідкові дані про Росстандарт включають: поштову адресу; номер телефону та інші відомості на розсуд Росстандарту (номери факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти та ін.). Найменування виду документа, складеного чи виданого Росстандартом, визначається Положенні про Росстандарт і має відповідати видам документів, передбачених ОКУД (клас 0200000). Датою документа є дата його підписання чи затвердження, для протоколу – дата засідання (ухвалення рішення), для акта – дата події. Документи, видані двома чи більше організаціями, повинні мати одну (єдину) дату. Дату документа оформлюють арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця та місяць оформлюють двома парами арабських цифр, розділеними точкою; рік – чотирма арабськими цифрами, наприклад: дату 5 червня 2003 р. слід оформлювати 05.06.2003. Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: "5 червня 2003". Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який може бути доповнений індексом справи по Номенклатурі справ Росстандарту, інформацією про кореспондента, виконавців. Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів документа кожної з цих організацій, що проставляються через косу в порядку зазначення авторів у документі; Посилання на реєстраційний номер і дату документа включає реєстраційний номер і дату документа, на який має бути дана відповідь. На N ___________ від _________________ Місце складання чи видання документа вказують у тому випадку, якщо утруднено його визначення за реквізитами "Найменування організації" та "Довідкові дані про організацію". Місце складання чи видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, воно включає лише загальноприйняті скорочення; Як адресат можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові чи фізичні особи. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку, наприклад: промисловості та торгівлі При адресуванні документа посадовцю ініціали вказують перед прізвищем, посаду особи, вказують у давальному відмінку, наприклад: ВАТ "Північні регіони" Якщо документ надсилають кільком однорідним організаціям чи кілька структурних підрозділів однієї організації, їх слід вказувати узагальнено, наприклад: Кожен рядок реквізиту "Адресат" центрується по відношенню до найдовшого рядка, наприклад: Видавничого дому "Медіадом" Документ не повинен містити понад чотири адресати. Слово "Копія" перед другим, третім, четвертим адресатами не вказують. При більшій кількості адресатів складають список розсилки документа, а після вказівки узагальненого найменування однорідних адресатів у дужках зазначають "за списком розсилки". До складу реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса. При адресуванні листа до організації вказують її найменування, потім повну поштову адресу, наприклад: При адресуванні документа фізичній особі вказують прізвище та ініціали одержувача, потім повну поштову адресу (вулиця, будинок, корпус (якщо є), місто, селище, село тощо, республіка, край чи область (якщо є), індекс), наприклад: Садова вул., буд. 5, кв. м. Липки, Кіріївський р-н, Гриф затвердження документа. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або документом, що спеціально видається. затвердження, наприклад: "__" ___________ 20__ р. Допускається в реквізиті "Гриф затвердження документа" центрувати елементи щодо найдовшого рядка. При затвердженні документа декількома посадовими особами їх підписи мають на одному рівні. При затвердженні документа постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО або ЗАТВЕРДЖЕНО), найменування затверджуючого документа в орудному відмінку, його дати, номера, наприклад: від 5 квітня 2007 р. N 82 Гриф затвердження документа розміщують у правому верхньому кутку документа, або шляхом одночасного натискання клавіш Ctrl+R вирівнювання тексту з правого краю. Вказівки щодо виконання документа оформляються на окремому спеціальному аркуші для вказівок щодо виконання для документів, що надійшли на паперовому носії. Вказівки щодо виконання документа відповідної посадової особи, включає прізвища, ініціали виконавців, зміст доручення (при необхідності), термін виконання, підпис і дату, наприклад: │ Федерального агентства з технічного │ │ регулювання та метрології │ Заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Заголовок має бути погоджений із найменуванням виду документа. Заголовок може відповідати на запитання: "про що?" ("про кого?"), наприклад: про створення атестаційної комісії і на запитання: "чого?" ("кого?"), наприклад: провідного спеціаліста 2 розряди. Відмітка про контроль встановлюється в РК СЕДО під час реєстрації документа. У РК - велика літера "К" у правому верхньому кутку виділена червоним кольором. Контрольні терміни виконання документа зазначаються у РК СЕДО у вкладці "Резолюції". При цьому: на документі, що надійшов на паперовому носії, позначається словом або штампом "Контроль" із зазначенням контрольного та планового термінів у правій верхній частині документа або літерою "К" із зазначенням контрольного терміну на окремому спеціальному аркуші для вказівок щодо виконання документа. Відмітка про контроль, як правило, проставляється червоним кольором; на документі, що надійшов у електронному вигляді, не проставляється. Текст документа складають російською мовою - державною мовою Російської Федерації відповідно до законодавства України. Допускається складання тексту іноземною мовою як перекладу тексту російською у формі додатка. Тексти документів оформляють як анкети, таблиці, зв'язкового тексту чи вигляді сполуки цих структур. При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак об'єкта, що характеризується, повинні бути виражені іменником у називному відмінку або словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу ("маєте", "володієте" або "були", "перебували" і т.д. .). Характеристики, виражені словесно, мають бути узгоджені із найменуваннями ознак. Графи та рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф та рядків мають бути узгоджені із заголовками. Якщо таблицю друкують більш ніж на одній сторінці, графи таблиці мають бути пронумеровані та на наступних сторінках мають бути надруковані лише номери цих граф. Зв'язковий текст, як правило, складається із двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання документа, у другій (заключній) – рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази – розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви – прохання без пояснення). У тексті документа, підготовленого виходячи з документів інших організацій чи раніше виданих документів, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту. Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо, його можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами. У документах, заснованих на принципах єдиноначальності (наказ, розпорядження тощо), а також документах, адресованих Керівнику Росстандарту або заступнику Керівника Росстандарту (далі - керівництво Росстандарту), текст викладають від першої особи однини ("наказую", "пропоную "Прошу"). У документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини ("Рада постановляє", "Колегія вирішила"). У спільних документах текст викладають від першої особи множини ("наказуємо", "вирішили"). Текст протоколу викладають від третьої особи множини ("слухали", "виступили", "постановили", "вирішили"). У документах, що встановлюють права та обов'язки Росстандарту, його структурних підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку фактів або висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини ("відділ здійснює функції" , "до складу об'єднання входять", "комісія встановила"). У листах використовують такі форми викладу: від першої особи множини ("просимо направити", "направляємо на розгляд"); від першої особи однини ("вважаю за необхідне", "прошу виділити"); від третьої особи однини ("Росстандарт не заперечує", "Комісія вважає за можливе"). Відмітка про наявність програми, вказаної у тексті листа, відокремлюється від тексту листа 1 (одним) міжрядковим інтервалом. Слово "Додаток" друкується без лапок з червоного рядка. Після слова "Додаток" ставиться двокрапка. Програма оформляється у форматі таблиці в один рядок, що складається з 3-х стовпців, у яких: У лівій частині вказується слово "Додаток:", яке вирівнюється за абзацом 1,25, у другому стовпці (за потреби) вказується порядковий номер додатка, у третьому стовпці вказується найменування документа, кількість аркушів та екземплярів. При цьому межі таблиці приховуються кнопкою "Немає кордону" на панелі швидкого доступу вкладка "Головна" розділ "Абзац" підрозділ "Всі кордони" Зразок оформлення програми: Додаток: згаданий на 5 л. у 2 екз. Якщо у тексті названо кілька додатків або якщо додатків у тексті не названо, то найменування доданих документів перераховуються після тексту із зазначенням їх найменувань, числа аркушів та числа примірників; та нумерації, наприклад: Положення про управління регіонального кредитування на 5 л. в 1 екз. Правила підготовки та оформлення документів Управління регіонального кредитування на 7 л. у 2 екз. Якщо програми скинуті, число аркушів не вказують, а вказується слово "брошура". Якщо до документа додають інший документ, який також має додаток, відмітку про наявність програми оформлюють таким чином: лист Росархіву від 05.06.2007 N 02-6/172 з додатком на 15 л. в 1 екз. Якщо додаток надсилають не у всі вказані в документі адреси, то відмітку про його наявність оформлюють таким чином: Згадане на 3 л. у 5 прим. тільки на першу адресу. У додатку до розпорядчого документа (постанови, накази, розпорядження, правила, інструкції, положення, рішення) на першому його аркуші у правому верхньому кутку пишуть "Додаток" із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати та реєстраційного номера, наприклад: до наказу Росстандарту від 5 червня 2007 р. N 319 Допускається вираз "ДОДАТОК N" друкувати великими літерами, а також центрувати цей вираз, найменування документа, його дату та реєстраційний номер щодо найдовшого рядка, наприклад: до наказу Росстандарту від 5 червня 2007 р. N 276 До складу реквізиту "Підпис" входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку документа, та скорочене - на документі, оформленому на бланку); особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище). Реквізит "Підпис" оформляється у форматі таблиці в один рядок, що складається з 3-х стовпців, у яких: у лівій частині вказується посада, що вирівнюється лівому краю стовпця, у правій частині вказуються ініціали та прізвище підписувача, які вирівнюються праворуч стовпця. Середня частина таблиці залишається для власноручного або електронного цифрового підпису. При цьому межі таблиці приховуються кнопкою "Немає кордону" на панелі швидкого доступу вкладка "Головна" розділ "Абзац" підрозділ "Всі кордони" Якщо документ оформляється на бланку, то реквізит "Підпис", ініціали та прізвище підписувача, вирівнюється праворуч без таблиці.Реквізити документів
Для деяких документів передбачаються й інші реквізити
Вимоги до реквізитів документа
Як правильно вказувати реквізити документа?
Як правильно вказувати реквізити документа?