Організація складського обліку: безкоштовний детальний посібник для власників магазинів-початківців. Автоматизація складського обліку.

Автоматизація складського обліку полегшує роботу магазину, але головний її плюс не в цьому. Багато бізнесменів зазначають — після заміни зошитів та excel табличок на програмне забезпечення припинилися нестачі. Коли рух кожної одиниці товару можна відстежити, красти стає складно та небезпечно.

Приємний бонус: плануючи закупівлі, ви не ворожите на кавовій гущі, а орієнтуєтеся на попит. Ніяких більше порожніх полиць і партій непопулярного товару, що припадають пилом на складі.

У цій статті розібралися, чим загрожує ведення складського обліку "на коліні" і як діяти, зважившись на автоматизацію. За 10 хвилин ви дізнаєтесь:

• Які можливості упускають ті, хто веде складський облік вручну
• Як розміщувати товар на складі, щоб співробітники швидше працювали та рідше помилялися
• Як за допомогою грамотного обліку зменшити відсоток прострочення та виключити пересортицю
• Як налагодити спільну роботу складу та бухгалтерії
• Як повернути постачальнику бракований товар
• Як спростити інвентаризацію, виключити крадіжку та підвищити лояльність клієнтів одним махом.

Помилки складського обліку та їх наслідки для бізнесу

1. Складський облік ведуть вручну: у журналі чи Excel. Такий підхід може дозволити собі лише маленька фірма з невеликою кількістю товарів та клієнтів, але потрібно бути готовим до того, що:
   • На інвентаризацію йде багато часу. Доводиться закривати магазин у робочий час та втрачати прибуток або залишатися працювати в нічну зміну та доплачувати співробітникам.
   • Великий вплив людського чинника: співробітник може забути щось внести, переплутати артикули чи навмисно підтасувати цифри, щоб приховати нестачу. Наприклад, за накладною ви отримали 200 штук червоних олівців і 100 штук сірих, а оприбуткували їх під найменуванням "Олівці", 300 штук. Наприкінці місяця при підведенні підсумків вийде або помилка у вигляді 600 олівців, або недостача при неправильному ціноутворенні: продали всі олівці по 33 рублі (ціна сірих), при цьому червоні мали коштувати 37 рублів, а оскільки вони і в закупівлі були дорожчими. ви втрачаєте прибуток.
   • Таблицю можуть випадково видалити, а журнал втратити. Або якийсь продавець, йдучи від вас, може нашкодити на прощання.
2. Чи не визначають товар-локомотив. Припустимо, що мешканець одного зі спальних районів Москви Володимир щодня по дорозі з роботи заїжджає за п'ятилітровою баклажкою води і заразом купує продукти. Якщо води не виявиться, він наступного разу піде до іншого магазину, щоб не стояти в черзі двічі і віднесе гроші конкурентам.
3. Чи не відстежують попит. Плануючи закупівлі, спираються на припущення, тому одних товарів постійно не вистачає, а інші припадають пилом на складі (разом з ними — вкладені власником бізнесу гроші).
4. Не контролюють терміни придатності товару, що швидко псується, та його залишки. В результаті регулярно списують прострочення та недоотримують прибуток.

Автоматизація складського обліку дозволяє бізнесу працювати більш ефективно:

• збільшити продуктивність праці;
• виключити ймовірність помилок через людський фактор;
• бачити та аналізувати статистику щодо залишків та продажу.

Складська програма "1С: УНФ" + бухгалтерія Фінгуру за 23 000 рублів на місяць.

Допоможемо налагодити безперебійну роботу бізнесу із мінімальними зусиллями з вашого боку.

Як організувати складський облік

Насамперед потрібно визначитися, хто відповідатиме за збереження продукції та вестиме складський облік. Це спростить процес підготовки до приймання та оприбуткування товарів.

Потім потрібно продумати місце для зберігання та підготувати документацію щодо оформлення прийому-здавання товарів.

Один із важливих процесів — приймання товарів. Іноді постачальники можуть привезти на склад браковані товари або всю продукцію, яка вказана в документах. Довести відповідальність постачальника за пошкодження товару можна тільки в момент приймання, тому важливо перевірити упаковку, тару, маркування та асортимент на відповідність за кількістю та якістю. Якщо не навчити цьому відповідального за склад, регулярно нестимете збитки.

Потім слід визначитися з методом складського обліку. Який вибрати - залежить від асортименту та обсягу номенклатури. Є чотири основні варіанти.

Сортовий. Товари зберігають за сортами та найменуваннями, нові партії змішують із залишками старих. Вартість та дата надходження товару на склад не важливі. Облік ведуть у товарній книзі і кожен сортовий продукт записують на окремому аркуші. На ньому вказують назву та артикул продукту та відображають рух товару. За допомогою такого методу розміщення можна швидко знайти товари одного найменування та економно використовувати місце на складі, оперативно керувати залишками та мати можливість адресно зберігати продукти. З мінусів — складніше розділити товари одного сорту за ціною та часом надходження.

Номенклатурний. У разі товари не ділять за категоріями. Кожен товар має свою картку.Насправді це найзручніший спосіб складського обліку, тому підійде фірмам з невеликим товарообігом.

Партіонний. Товари зберігаються за партіями, у кожній можуть бути продукти різних видів та найменувань. Кожна партія має свою картку, де відображають найменування товарів, артикули, сорти, ціни, кількість і дату надходження на склад, а також рух партійних товарів. Такий метод підійде для фірми, яка продає однотипні товари з обмеженим терміном придатності. Якщо зберігати продукти партійно, краще контролювати їх збереження і мінімізувати ймовірність пересортиці. З недоліків - площа складу не вдасться оптимізувати, а також може бути складніше оперативно керувати запасами.

Партійно-сортовий. Використовуючи такий метод, враховувати та зберігати товар можна партіями, але всередині партії товари можна розділити за сортами. Цей спосіб буде зручний, якщо доводиться працювати з великим асортиментом. Тоді вдасться ефективно стежити за збереженням товару.

Як краще вести складський облік: журнал, Excel, спеціальне ПЗ, 1С

Якщо використовувати журнал для обліку, дані про товар доведеться вносити вручну. Облік буде наскрізним: для кожної партії товару буде відведено свій рядок. Рядки нумеруються із зазначенням дати.

Плюси: вести облік у блокноті можна безкоштовно, журнал можна взяти із собою склад.

Мінуси: можна забути внести дані; кожен співробітник веде свій журнал, тому незрозуміло, що відбувається на складі. Якщо помилитись у записах, доведеться виправляти і потім буде складно розібратися в даних.

Приклад розмітки усередині журналу складського обліку. Джерело: ekam.ru

Можна вести складський облік у Excel.Програма може робити прості розрахунки та змінювати дані.

Плюси: дані можна швидко коригувати або надсилати поштою; Якщо потрібно оцінити залишки, достатньо подивитися в таблицю - шукати потрібну сторінку в журналі не доведеться.

Мінуси: одна помилка при введенні даних може призвести до ще більших неточностей; дані можуть зникнути помилково співробітника; для товарообліку доведеться завантажувати платні шаблони; неможливо інтегрувати таблицю із касовим обладнанням.

Так виглядає облік товарів у Excel. Джерело: ekam.ru

Можна встановити спеціальну програму на комп'ютер. У таких програмах можна стежити за конкретними даними щодо товарно-матеріальних цінностей, оформляти стандартні первинні документи, контролювати розрахунки з клієнтами, планувати продаж та закупівлю або стежити за термінами придатності. Система попереджатиме, у яких товарів закінчується термін, тому можна буде назавжди позбутися прострочення. Такий варіант добре підійде для середнього та великого бізнесу у сфері торгівлі, де одній людині неможливо за всім встежити.

Плюси: повна автоматизація складу, продажу, закупівель та товарообліку; можна цілодобово контролювати дії співробітників, ціноутворення та терміни придатності; аналізувати дані; інтегрувати з касою та бачити залишки; отримувати накладні ТОРГ-13, рахунки-фактури та інші документи. Якщо облік ведеться у спеціальній програмі, то частіше інформація зберігається у хмарі. Це зручніше і безпечніше інших способів зберігання, оскільки робота з даними відбувається онлайн і шифрованими каналами зв'язку.

Мінуси: програма платна, доведеться навчати персонал.

Вибирати програму потрібно в залежності від виду діяльності.Розглянемо п'ять найпопулярніших програм для ведення складського обліку.

Якщо хочете автоматизувати складський облік, скористайтесь пропозицією 2 в 1 - програма "1С: УНФ" та бухгалтерія від Фінгуру за 23 000 рублів на місяць Встановимо та налаштуємо програмне забезпечення безкоштовно!

Як налагодити спільну роботу складу та бухгалтерії

Обмінюватися даними з бухгалтерією можна в різний спосіб: робити це вручну або за допомогою різних конфігурацій 1С, які зможуть автоматично збирати складські звіти та передавати їх до бухгалтерії.

Вести облік вручну — у спеціальних книгах, де об'єднано складський облік та звітність комірника, реально лише для невеликих підприємств з обмеженою номенклатурою матеріальних цінностей. У цій книзі потрібно буде відображати залишки матеріалів на початок звітного періоду, день і час, коли надійшов та вибув товар, та залишки на кінець звітного періоду. Дані потрібно складати у двох примірниках, один здають у бухгалтерію.

На великих підприємствах складський облік краще вести картки складського обліку. Картки відкривають у бухгалтерії на кожен номенклатурний номер матеріалу та передають на склад. Вони вказують номер складу, найменування матеріалу, номенклатурний номер, сорт, одиницю виміру, облікову ціну. Заповнюють їх комірники.

Більш зручний спосіб автоматизувати складський облік. Спеціальні програми також, як книги та картки, містять інформацію про товари, але стежити за рухом та станом матеріалів на складі буде набагато ефективніше. Для цього можна підключити складську програму, інтегрувати її з бухгалтерією, внести туди довідник номенклатури, контрагентів та перенести товари, розділивши склади.

За допомогою таких програм можна уникнути дублювання документів чи помилок в обліку. Також вони допоможуть швидко готувати декларації з податків, розрахунки щодо внесків, звіти щодо співробітників, бухгалтерський баланс та звіти про фінансові результати.

Якщо ви не хочете самостійно розбиратися з тим, яку програму встановити можна скористатися софтом від Фінгуру. Для тих, хто не має складської програми обліку, фахівці допоможуть підключити «1С:УНФ» або «Мій склад» та інтегрують її з бухгалтерією Фінгуру.

Як супроводжувати переміщення товару

Повернути товар постачальнику можна, якщо товар не відповідає якості, асортименту, комплекту, тарі та упаковці. Причому не завжди для цього потрібно оформлювати повернення, іноді постачальник може щось замінити чи переупакувати.

Браковані товари. Повернути браковану продукцію не завжди вдається так само швидко, як зіпсовану. Щоб оформити повернення, потрібно прийняти товар за накладною ТОРГ-12, потім при постачальнику заповнити акт про розходження кількості та якості при прийманні товарів (ТОРГ-2) та розмістити їх на складі. Постачальник повинен підтвердити неліквідність товару, а потім слід написати претензію.

Приклад акта про розбіжність кількості та якості при прийманні товарів ТОРГ-2

Приклад шаблону претензії до постачальника

Коли претензію задовольнять, потрібно скласти до двох екземплярів зворотну накладну ТОРГ-12. У графі «Підстава» вказати повернення неякісного товару.

Повернення непроданого товару постачальнику. І тут претензій до товару немає, але потрібно повернути постачальнику непродані товари. Щоб надіслати товар постачальнику, потрібно оформити йому накладну ТОРГ-12 і счет-фактуру.

Продукти з терміном придатності. Відмовитись від прострочених товарів можна на місці. Для цього потрібно підкоригувати накладну — із товарної накладної «ТОРГ-12», яку привіз постачальник, можна викреслити прострочені позиції.Виправляти документ можна лише у присутності постачальника чи його матеріально-відповідального представника. Після виправлення постачальник повинен поставити підпис та забрати товар.

Так виглядає товарна накладна ТОРГ-12

Якщо ви є платником ПДВ, постачальнику доведеться скласти рахунок-фактуру в меншу сторону і надіслати її вам.

Приклад рахунок-фактури для повернення ПДВ

Якщо відносини з постачальником довірчі, можна підписати документи та зачекати на поставку якісного товару.

Підіб'ємо підсумки

Займатися складським обліком вручну складно, особливо коли складі зберігаються сотні чи тисячі одиниць товару. Якщо вести облік у журналі, є ризик забути внести дані про товар або упустити дату закінчення терміну придатності. Крім того, журнал можна втратити або зіпсувати, тоді проаналізувати постачання та відвантаження не вийде. Все це призводить до того, що ваш бізнес, замість отримувати прибуток, зазнає збитків.

Щоб таких ситуацій не відбувалося, слід автоматизувати складський облік. Ефективніше використовувати спеціалізоване ПЗ.

З його допомогою ви зможете віддалено в реальному часі стежити за рухом товарів, ситуацією на складі, контролювати товари, у яких закінчуються терміни придатності, аналізувати закупівлі та продажі.

Якщо вам набридло витрачати час на пошук продуктів на складі, скористайтесь пропозицією щодо інтеграції складської програми 1С: УНФ з бухгалтерією для зручнішої роботи.

Система обліку «Мій склад» для маркетплейсів

Автоматизація роботи на маркетплейсі допомагає селерам позбавитися рутини і не допустити грубих помилок. Для тих, хто торгує на майданчиках за схемою FBS стежити за станом складу, допоможе система обліку «Мій склад».Сервіс пропонує оптимальні рішення для управління запасами, продажами та фінансами. У цій статті ми розберемося як вести облік у програмі «Мій склад».

Що таке система обліку «Мій склад»

Що таке система обліку «Мій склад»? Це хмарне рішення для автоматизації обліку товарів та управління складськими процесами. Вона призначена для онлайн-торгівлі та оптимізації роботи з маркетплейсами, такими як Wildberries, Ozon та інші.

Основні функції включають управління залишками, обробку замовлень, генерацію звітів та інтеграцію з різними торговими платформами. «Мій склад» дозволяє швидко та зручно відстежувати рух товарів, контролювати запаси та аналізувати продажі, що допомагає підвищити ефективність бізнесу та знизити ймовірність помилок. Система підходить як для малих, так і для великих підприємств, забезпечуючи гнучкість та масштабованість.

Для кого призначено програму «Мій склад»

Програма "Мій склад" орієнтована на малий та середній бізнес на маркетплейсах.
Вона підходить для:

● Інтернет-магазинів. Допомагає автоматизувати облік товарів, спрощує обробку замовлень та управління запасами.

● Виробників. Дозволяє стежити за станом складу та ефективно планувати виробництво залежно від попиту.

● Торгових компаній. Спрощує процеси продажу та звітності, мінімізуючи ризик помилок та спрощуючи взаємодію з клієнтами.

● Стартапів. Забезпечує швидкий старт та масштабованість при зростанні бізнесу на онлайн-платформах.

Система ідеально підходить для всіх, хто хоче оптимізувати свою роботу в торгівлі, скоротити витрати та підвищити ефективність продажу на маркетплейсах.

Отримайте безкоштовну добірку товарів, які чудово продаються в 2024 році.

Вони дають хороше зростання прибутку при помірній конкуренції, підійдуть для старту чи розширення асортименту.

Файл надіслано на пошту

Зазирайте до нас у Telegram канал. У нас багато корисного контенту для селлерів, інформації щодо роботи з сервісом Moneyplace та оновлення!

Можливості системи

Розглянемо основні функції системи обліку "Мій склад", які роблять її незамінним помічником для онлайн-торгівлі.

Управління замовленнями
Однією з ключових функцій є керування замовленнями. Система дозволяє отримувати замовлення з усіх підключених маркетплейсів та централізовано обробляти їх в одному інтерфейсі. Це значно спрощує роботу із замовленнями, скорочує час на їх обробку та мінімізує ймовірність помилок. Ви можете швидко відстежувати статус виконання, керувати поверненнями та інтегрувати дані про продаж з різних джерел, що робить процес більш прозорим та контрольованим.

Загальні склади

«Мій склад» дає можливість управління загальними складами, що дозволяє автоматично рахувати залишки товарів та передавати інформацію на всі маркетплейси одночасно. Замість того, щоб вручну оновлювати дані на кожному ресурсі, ви можете налаштувати автоматичну синхронізацію. Це заощадить час і дозволить уникнути ситуацій із перепродажем або недоступністю товару, що підвищить рейтинг магазину на маркетплейсі.

Управління цінами

Гнучкість у керуванні цінами – ще одна важлива особливість «Мій склад». Ви можете легко оновлювати ціни на одному майданчику або застосовувати масові зміни на всіх маркетплейсах, реагуючи на коливання попиту та беручи участь в акціях.Ця функціональність дозволяє знати ринкових тенденцій і оперативно адаптуватися до умов, що допомагає підтримувати конкурентоспроможність.

Реальні значення прибутку та рентабельності

Система надає можливість бачити реальну собівартість товарів та ефект від продажу, включаючи всі витрати на логістику та маркетинг.

Такий підхід дозволяє бізнесу не лише аналізувати успішність своїх товарів, а й приймати обґрунтовані рішення щодо подальшого збільшення прибутковості. Ви можете будувати звіти, які сприяють глибшому розумінню рентабельності та допомагають знаходити точки зростання.

Система обліку пропонує потужні інструменти для управління бізнесом на маркетплейсах, які сприяють підвищенню ефективності та оптимізації процесів. Завдяки функціоналам управління замовленнями, загальними складами, цінами та аналізом прибутковості, користувачі отримують усі необхідні ресурси для успішної торгівлі та довгострокового зростання.

Як правильно працювати з програмою

Для ефективного управління бізнесом на маркетплейсах за допомогою «Мій склад» врахуйте кілька рекомендацій:

● Підключіть облікові записи на популярних платформах (Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркет) для автоматичної синхронізації замовлень.

● Перевірте налаштування цін та наявності товару, щоб інформація була актуальною.

● Структуруйте каталог із категоріями та підкатегоріями для зручності пошуку.

● Використовуйте штрих-код для більш точного обліку та інвентаризації.

● Налаштуйте автоматичні звіти про продаж та залишки для швидкого реагування на зміни.

● Використовуйте автоматичні правила обробки замовлень для прискорення та мінімізації помилок.

● Регулярно перевіряйте наявність товару та актуальні ціни, щоб уникнути непорозумінь.

● Оновлення параметрів під час зміни бізнес-процесів.

● Проводьте навчання персоналу для роботи з «Мій склад» для підвищення ефективності.

● Створіть інструкцію користувача для швидкого орієнтування в системі.

Дотримуючись цих порад, ви зможете оптимізувати використання «Мій склад» та ефективніше керувати бізнесом.

Переваги використання програми

Переваги програми «Мій склад» для маркетплейсів очевидні, перерахуємо їх:

● Економія часу. Автоматизація процесів обліку мінімізує рутинні завдання, дозволяючи користувачам зосередитись на зростанні бізнесу. Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс та можливість інтеграції з іншими платформами значно прискорюють виконання операцій.

● Зниження помилок. Усунення ручного введення даних допомагає уникнути помилок, пов'язаних із людським фактором. Перевірені алгоритми контролю якості інформації дозволяють підтримувати високий рівень точності в обліку товарів та замовлень.

● Спрощення обліку. Програма для торгівлі на маркетплейсах пропонує зручні механізми для обліку запасів, продажів та повернень. Це полегшує керування товаром на різних етапах його продажу, забезпечуючи повну прозорість.

● Аналітика у реальному часі. Можливість отримання актуальних звітів дозволяє швидко реагувати на зміни ринку, аналізувати продаж та коригувати стратегію. Інструменти аналітики допомагають приймати обґрунтовані рішення та прогнозувати тенденції.

● Гнучкість та масштабованість. "Мій склад" підходить як для малих, так і для великих бізнесів.Програма легко адаптується до зростання компанії, додаючи нові функції та можливості в міру необхідності.

Використання «Мій склад» дозволяє бізнесу оптимізувати внутрішні процеси та виходити на нові рівні доходу у роботі з маркетплейсами.

Мінуси роботи системи обліку

Незважаючи на явні переваги, система обліку для маркетплейсів «Мій склад» має свої недоліки:

● Складність налаштування. Для недосвідчених користувачів початкове налаштування може здатися заплутаним. Необхідність попереднього ознайомлення з функціоналом потребує часу та зусиль.

● Обмежені інтеграції. Хоча система підтримує багато маркетплейсів, деякі менш популярні платформи можуть не мати прямої інтеграції, що змушує користувачів використовувати додаткові інструменти та API.

● Стабільність роботи. Часом користувачі відзначають тривалий час відгуку або збої в роботі системи, що може призвести до втрат часу та даних.

Оцінюючи систему, важливо враховувати як плюси, і мінуси, щоб прийняти виважене рішення залежно від потреб бізнесу.

Підтримка маркетплейсів

Система обліку "Мій склад" пропонує інтеграцію з рядом популярних маркетплейсів, що робить її відмінним вибором для онлайн-продавців. Ось основні платформи, з якими можна працювати:

● Ozon – один із найбільших маркетплейсів у Росії. Інтеграція дозволяє автоматизувати процеси обробки замовлень та управління запасами. Додатково можна підключити сервіс аналітики moneyplace.io: він дозволяє отримувати точні дані Ozon.

● Wildberries – провідний онлайн-ретейлер, який надає можливості розвитку бізнесу через свою платформу.«Мій склад» спрощує завантаження товарів та відстеження продажів.

● Яндекс Маркет – потужний інструмент для продажу через Інтернет. Інтеграція з «Мій склад» забезпечує ефективну синхронізацію товарів та статус замовлень.

● Мегамаркет – дозволяє продавати широкий асортимент товарів. «Мій склад» підтримує автоматичну передачу даних про наявність та ціни.

● Lamoda – спеціалізований маркетплейс для одягу та взуття. Інтеграція допомагає оптимізувати управління асортиментом та обробку повернень.

● Leroy Merlin – платформа для продажу будівельних та оздоблювальних матеріалів. Система обліку забезпечує зручну роботу з великими обсягами SKU та допомагає контролювати запаси.

Отже, ми розібрали як працювати із програмою «Мій склад». Всі інтеграції системи дозволяють користувачам ефективно керувати продажами, мінімізувати помилки при введенні даних та значно спростити бізнес-процеси, що сприяє зростанню їх онлайн-магазинів.