Зразок внесення виправлень до книги обліку руху трудових книжок та вкладок до них (при проставленні підпису та дати в записі іншого працівника) див. у рубриці «Корисна документація» на с. 26 журналу Про що стаття:
Від редакції
Про те, як внести виправлення до наказів за особовим складом, штатних розкладів та нумерації листів документів справи, читайте у статті О.Посередникова «Неправильно пронумерували справу чи треба внести зміни до наказу? Розповідаємо, що робити» у журналі «Я – фахівець з кадрів», 2022 № 18. У разі виявлення пропущеного запису, а також неправильного, неточного (неповного) запису, внесеного до трудової книжки працівника, він доповнюється та (або) виправляється наймачем, який пропустив запис, припустився помилки або неточності. Зазначені записи може внести наймач за новим місцем роботи на підставі відповідних документів (п. 53 Інструкції № 40). Зазвичай невірний запис у трудовій книжці виправляє роботодавець, який припустився помилки. Але іноді можна змінити запис і з роботи співробітника. Все трудящее населення умовно можна поділити на три підгрупи: Співробітникам двох останніх категорій можна доповнити ЕТК відомостями з паперових книжок та не надавати їх до СФР під час оформлення пенсії. Але для цього потрібно виправити у них помилки. Розповім, як виправити невірний запис у паперовій трудовій та хто має це робити. На ілюстраціях у статті зображено трудові книжки, заповнені за старими правилами, але різниця незначна. Підпишіться, щоб стежити за розбором нових законів та аналізом фінансової ситуації За загальним правилом виправлення в трудову книжку вносить роботодавець, який припустився помилки і зробив неточний або неправильний запис. Помилки в ЕТК роботодавець виправляє, подаючи до СФР коригуючий підрозділ 1.1 форми ЄФС-1. Але якщо співробітник виявить неточність пізніше, коли припинить трудові відносини із цим роботодавцем, актуалізувати відомості за нього новий наймач не зможе. Якщо фірму буде ліквідовано чи ІП припинить діяльність, співробітнику доведеться виправляти відомості через СФР, а може навіть через суд. Але на поточному місці роботи можуть виправити помилки колишніх роботодавців у паперових трудових: Якщо у працівника одночасно є паперова трудова та електронна, недостатньо виправити помилковий запис лише на папері.Потрібно обов'язково скоригувати дані у ЕТК. Виправляє записи працівник, відповідальний ведення трудових книжок. Якщо такого співробітника немає, це робить директор організації чи індивідуальний підприємець. Записи у трудовій книжці сумісника виправляє роботодавець за місцем роботи. Але якщо співробітник уже звільнився звідти, то трудова книжка в нього на руках. Тоді помилкові записи виправить роботодавець за сумісництвом або новий наймач після працевлаштування на нове основне місце роботи. Законодавча база. У статтях 77—81 та 83—84.1 трудового кодексу йдеться про те, які формулювання використовувати при звільненні працівника. Це допоможе правильно внести запис, у тому числі, коли треба щось виправити. Порядком ведення та зберігання трудових книжок також слід керуватися, якщо треба змінити чи виправити якийсь запис. Що не треба виправляти. Не треба виправляти помилки, які не впливають на дійсність записів та, відповідно, на підтвердження стажу роботи. Наприклад, назву організації та запис про прийом на роботу внесли в один рядок. Формально це помилка, але сам запис правильний, тому виправляти його не потрібно. Інший приклад – дати вказали не цифрами, а написали місяць прописом. Таку помилку також не потрібно виправляти. Докладніше про це я ще розповім нижче. Чи потрібно виправляти орфографічні помилки, залежить від цього, чи можуть вони вплинути рішення СФР про заліку періоду роботи у стаж співробітника. Так, треба виправити орфографічну помилку у назві посади чи найменуванні компанії. Також критичними будуть помилки у написанні прізвища, імені чи по батькові працівника та дати його народження.При призначенні пенсії співробітники СФР можуть не зарахувати стаж і працівникові доведеться звертатися до суду. Строго кажучи, все це відноситься до записів у паперових трудових.
Чи потрібно виправляти запис, якщо працівник звільняється. Виправити невірний запис у трудовий потрібно, якщо працівник звільняється або просить змінити запис вже після звільнення. У цьому випадку компанія як мінімум витратить час на розгляд. А якщо колишній працівник доведе свою правоту, то доведеться не лише виправити запис у трудовій книжці, а й виплатити працівникові компенсацію моральної шкоди. Помилка при первинному наповненні. Зараз якщо такі помилки і трапляються, то у підрозділі 1.1 форми ЄФС-1, яку подають у тому числі при прийомі на роботу. Виправлення на титульному аркуші. На титульному аркуші трудової книжки можна виправляти та доповнювати раніше внесену інформацію. Буває, що працівник змінює прізвище, наприклад при вступі до шлюбу або при розлученні. Тоді співробітник, відповідальний за ведення трудових, закреслює однією рисою колишнє прізвище. Зверху, знизу або поруч на тому ж рядку потрібно написати нове прізвище працівника. На внутрішній стороні обкладинки роблять посилання на документи, які стали підставою для зміни прізвища: паспорт, свідоцтво про шлюб, розлучення, зміну імені тощо. Текст завіряють підписом особи, відповідальної за ведення трудових книжок, та печаткою, якщо вона використовується в організації . Запис у рядку "Освіта" роботодавець робить на підставі документів про освіту. Це, наприклад, атестат про середню загальну освіту, диплом бакалавра та ін. Залежно від того, який навчальний заклад закінчив співробітник, вказують рівень освіти: середня загальна, вища та ін. Коли працівник отримує новий рівень освіти, наприклад, після технікуму закінчує університет, відомості у трудовій книжці потрібно доповнити. При цьому раніше внесені записи роботодавець не закреслює, а нову інформацію вказує через кому. Якщо в рядку «Освіта» не залишилося місця для нових відомостей, їх вказують у цьому ж рядку вище попереднього запису. На внутрішній стороні обкладинки трудової книжки зазвичай не посилаються на документ, який підтверджує зміну рівня освіти. Буває, що виправлення у трудовій книжці роблять неправильно: наприклад, на титульному аркуші у рядку «Освіта» закреслюють запис про першу освіту, а потім вказують на освіту наступного рівня. У цьому випадку міняти нічого не потрібно. Хоча зміна відомостей про освіту оформлена неправильно, така помилка не впливає на дійсність стажу та всієї трудової книжки. А от якщо ПІБ або дата народження працівника на титульному аркуші не співпадають із паспортними даними, то це серйозна проблема. Виходить, що формально трудова книжка йому не належить. Що робити в такій ситуації порядок ведення трудових книжок не роз'яснює.Але це може спричинити для працівника серйозні наслідки: наприклад, СФР не прийме книжки, посилаючись на те, що вона належить іншій особі. Тут є кілька варіантів дій із боку роботодавця: Виправлення відомостей про роботу. На відміну від титульного листа, під час виправлення запису в розділі «Відомості про роботу» нічого не можна закреслювати. Ось, наприклад, як потрібно виправляти невірний запис про прийом на роботу: Усі виправлення мають точно відповідати документам, на підставі яких вони вносяться. Як виняток приймаються свідчення, якщо є судове рішення і якщо роботодавець масово втратив трудові книжки працівників через надзвичайні ситуації. У такому ж порядку визнаються недійсними записи про переведення на іншу постійну роботу та звільнення. Це необхідно, у тому числі якщо суд визнав незаконними переведення чи звільнення. Коли співробітника відновлюють на колишній роботі, необхідно зробити такий запис: «Запис за таким номером недійсний, відновлений на колишній роботі». Якщо змінюють основу звільнення, то вказують нову основу. У четвертій графі слід зробити посилання на наказ чи рішення, яким роботодавець відновив співробітника на роботі або змінив формулювання причини звільнення. Якщо у трудовій книжці є запис про звільнення, згодом визнаний недійсним, працівник має право замість виправлення запису вимагати, щоб йому оформили дублікат трудової книжки. Якщо запис про визнання недійсного запису вноситься під час роботи співробітника, то завіряти його потрібно. Підпис відповідального та друк за наявності ставиться лише після запису про звільнення. Виправлення дат. У всіх розділах трудової книжки дати записують арабськими цифрами: число і місяць двозначними, рік чотиризначними. Наприклад, 01.02.2024, а не 1 лютого 2024 року. Якщо місяць зазначений прописом, але сама дата правильна, виправляти її не потрібно. Якщо дата невірна — наприклад, не той місяць чи рік — її виправляють у тому порядку, що й інші неправильні записи. Тобто запис, де допущено неточність, визнають недійсним, а потім вносять коректний з правильними датами. Виправлення реквізитів. У трудовій книжці не можна писати "пр." замість "наказ", "розп." замість «розпорядження», «пров.» замість «перекладений». Чи потрібно виправляти такі скорочення, порядок ведення трудових книжок не пояснює. Тому треба виходити з того, чи зрозуміле значення запису. Некоректні реквізити, наприклад, неправильні номери наказів, виправляють так само, як інші неправильні записи. Помилки у відомостях про нагородження. Найчастіша помилка у відомостях про нагородження — внесення до розділу записів про роботу. Такі записи необхідно визнати недійсними та перенести до розділу «Відомості про роботу» або у вкладку до трудової книжки, якщо у розділі про роботу закінчилося місце. Загалом невірні та неточні записи у розділі «Відомості про нагородження» виправляють у тому самому порядку, що й у розділі «Відомості про роботу»: Якщо записи вносять у вкладку, нумерація продовжує записи з розділу «Інформація про роботу». Помилки у назві організації. Порядок виправлення помилок у найменуванні роботодавця не визначено. Проблема в тому, що такий запис не нумерується, тому стандартне формулювання тут не підходить. Ось як можна виправити помилку у назві організації. Такий варіант спрацює, якщо неточність побачили одразу. Якщо ж після помилкового запису вже внесли запис про прийом на роботу або навіть кілька записів, то після них кадровику потрібно написати: «У найменуванні організації допущено помилку», а нижче вказати правильне найменування організації. Джерело: hr-portal.ru Помилки у вкладиші. Якщо трудовий книжці заповнені всі сторінки однієї з розділів, роблять вкладиш, який роботодавець оформляє і веде у тому порядку, як і саму книжку. Вкладиш без трудовий недійсний. При видачі кожного вкладиша у трудовій книжці необхідно поставити штамп із написом «Видано вкладиш» та вказати його серію та номер на титульному аркуші.Якщо на титульному аркуші трудового немає місця, штамп ставлять на титульному аркуші першого вкладиша. Специфічна помилка у вкладці – початок нумерації записів з «1». Нумерація у трудовій книжці та у вкладиші має бути наскрізною та безперервною. Тож якщо нумерацію у вкладиші розпочали з «1», то її треба виправити. У розділі «Відомості про роботу» вкладиша відповідальний співробітник робить запис під наступним порядковим номером та вносить, наприклад, формулювання: «Помилково пронумеровані записи у вкладиші під номерами 1 та 2 вважати відповідно записами під номерами 30 та 31». Декілька помилок відразу. Якщо трудовій книжці відразу кілька помилок, то за необхідності виправляють кожну їх. Якщо кілька неправильних записів йдуть поспіль, можна виправити їх одним записом. Якщо пропущено назву організації і блок роботи у компанії відкриває запис про прийом працювати, це необхідно виправити. Для цього спочатку потрібно визнати недійсним запис про прийом та запис після неї про роботу у даного роботодавця. Потім вказати найменування організації, а потім знову внести запис про прийом та інші. Якщо пропущено запис про службу в армії, виправляти вже відображений у трудовій книжці запис про прийом працювати не треба. Законодавство не вимагає, щоб період військової служби вносили перед записом про працевлаштування. Зробити запис про проходження військової служби роботодавець повинен так: Якщо пропущено запис про переведення чи присвоєння розряду. Пропущений запис про переклад або новий розряд працівника можна внести у будь-який момент, коли виявили помилку. При цьому необхідно внести запис наступним порядковим номером після останнього запису – це графа 2 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки. У самому записі слід зазначити фактичну дату перекладу працівника. Це графа 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки. Тобто пропущений запис, внесений у трудову книжку співробітника, має повністю відповідати документу, на підставі якого він зроблений. Якщо пропущено запис про перейменування компанії, виходить, що назва компанії при прийомі відрізняється від назви друку при звільненні. Поточний роботодавець має право самостійно виправити помилку колишнього роботодавця, якщо отримає від нього документ, що підтверджує перейменування організації. Для цього можна направити запит до компанії або попросити співробітника звернутися туди із заявою про видачу довідки про перейменування. Відомості вносять до розділу «Відомості про роботу» окремим рядком після останнього запису. Порядковий номер у цьому випадку не надають і дату не ставлять, тобто графи 1 і 2 будуть порожніми. У графі 3 вказують колишню та нову назву організації і коли відбулося перейменування. Якщо в трудовій книжці немає місця. Якщо трудовій книжці заповнені всі сторінки однієї з розділів, оформляють вкладиш. Як я вже сказала, він ведеться роботодавцем у тому ж порядку, що й трудова книжка. Якщо трудової книжці немає записи про звільнення з колишнього місця роботи, то варіантів кілька. Надіслати кандидата до колишнього роботодавця, щоб той вніс пропущений запис до паперового трудового та скоригував дані до ЕТК. Якщо той відмовиться, працівник має виправити помилку сам, подавши заяву до СФР особисто чи через держпослуги. Знадобиться документ, що підтверджує звільнення, наприклад, наказ. Якщо немає документів, які підтверджують, що співробітника звільнили з колишнього місця роботи, вносити запис новому роботодавцю до паперової книжки не можна. Прийняти працівника за сумісництвом. Мати два основні місця роботи згідно із законом не можна. Під час перевірки трудова інспекція може вважати, що працівника незаконно прийняли на основну роботу та оштрафувати роботодавця. Якщо працівник не хоче вимагати актуалізації відомостей, його можна прийняти за сумісництвом. Оскільки записи про роботу за сумісництвом у трудову книжку найчастіше вносить роботодавець за основним місцем, за загальним правилом новому роботодавцю не потрібно робити жодних записів у книжці співробітника. Якщо працівник просить внести давній пропущений запис про звільнення у паперовому трудовому, це можна зробити за завіреною копією наказу про звільнення або архівну довідку. Компанія зобов'язана сприяти співробітнику отримання таких документів. Тому на прохання співробітника надішліть запит на його місце роботи або в архів. За недотримання правил виправлення записів у трудових книжках роботодавцю може загрожувати адміністративну відповідальність у частині 1 статті 5.27 КоАП РФ. По ній передбачено попередження або штраф:Як виправити помилку у трудовій книжці та книзі обліку руху трудових книжок та вкладок до них
Виправлення у трудових книжкахЯк виправити запис у трудовий
Хто вносить виправлення до трудової книжки
Загальні правила змін у трудовій
Як вносити зміни до трудової книжки
Як внести пропущений запис до трудової книжки
Як виправити помилки іншого роботодавця
Відповідальність за недотримання правил виправлення
Запам'ятати