Що таке рахунок-фактура, навіщо він необхідний і хто повинен його оформляти за законом

Пояснюємо простими словами, як працювати з рахунками-фактурами.

Кадр: фільм «Три тисячі років бажань» / FilmNation Entertainment

До фрілансу – вісім років на посаді головного бухгалтера. Розбирається у фінансах, у ЗЕД, знає тонкощі Податкового кодексу.

Допомогла розібратися

Валерія Нечаєва

Куратор курсів «Професія Бухгалтер» та «Професія Фінансовий менеджер» у Skillbox. Пройшла шлях від помічника бухгалтера до фінансового директора. Працювала у стартапах та великих компаніях. 12 років у професії.

Рахунок-фактура - документ податкового та бухгалтерського обліку. За законом його зобов'язані оформляти всі ІП та юрособи, які сплачують ПДВ. Розібратися у роботі з рахунками-фактурами корисно бухгалтерам та всім, хто пов'язаний із фінансами компанії.

У цьому матеріалі Skillbox Media розповідаємо головне про рахунки-фактури:

• що таке рахунок-фактура та які у нього є види;
• коли оформляти його потрібно, а коли – ні;
• у які терміни його виставляють;
• який порядок його заповнення;
• які бувають помилки під час роботи з счет-фактурой.

Що таке рахунок-фактура і які у нього є види

Рахунок-фактура - це документ, який підтверджує операції, пов'язані з передачею товарів, виконанням робіт або наданням послуг, і є підставою для повернення ПДВ. Це обов'язковий документ для бухгалтерського та податкового обліку, але є винятки — докладніше про це нижче.

Рахунки-фактури бувають трьох видів:

• Відвантажувальний. Його виставляють для того, щоб підтвердити факт відвантаження партії товарів. Це найпоширеніший вид документа.
• Авансові. Його оформлюють під час отримання часткової передоплати, авансу чи розстрочки платежу.
• Коригувальний. Такий документ використовують у випадках, коли в основному документі були допущені помилки та їх потрібно виправити.

Складати рахунок-фактуру можна у двох формах: паперової та електронної. Для обох видів є встановлені законом форми - подивитися їх можна за посиланнями. Якщо використовувати інші форми або помилитися під час заповнення документа, він буде недійсним.

У рахунку-фактурі вказують дані про продавця і покупця, найменування та код товару, що його відвантажують, його кількість, вартість, ставку ПДВ
Скріншот: «Лад 1С: Франчайзі»

Електронний формат рахунку-фактури можна використовувати, якщо це узгоджено з контрагентом.

Безкоштовно: 3 книги для буста життя та кар'єри

Допоможуть зайняти керівну посаду, позбутися почуття провини, сорому та невпевненості у собі.

Хто і в яких випадках повинен оформити рахунок-фактуру

Рахунок-фактуру мають виставляти всі платники ПДВ — тобто компанії та ІП, які застосовують загальний режим оподаткування (ОСНО). Також в окремих випадках цей обов'язок є у організацій та підприємців на спецрежимах.

Наприклад, рахунок-фактуру виставляють при здійсненні оподатковуваних ПДВ операцій або при отриманні авансу на майбутні постачання. Також документ оформлюють організації, які звільнені від ПДВ за статтею 145 або 145.1 НК РФ, під час укладання угод з тими, хто платить податок.

Повний список операцій, у яких необхідно виставляти счет-фактуру, перелічено наказі ФНС Росії N ММВ-7-3/136@.

У деяких випадках рахунок-фактуру можна замінити на УПД, про це ми писали детальніше в окремій статті.

Рахунок-фактура не потрібен, коли:

• угоду звільнено від сплати ПДВ;
• задіяно державний бюджет без залучення сторонніх організацій;
• компанія використовує УСН, ПСН.

Коли виставляють рахунок-фактуру: терміни

Рахунок-фактуру виставляють протягом п'яти календарних днів із моменту відвантаження товару, виконання робіт чи надання послуг. Відлік починається з дня здійснення операції. При відвантаженні товарів це дата, зазначена у товарній накладній, а при наданні послуг або передачі майнових прав – дата оформлення акта. Це регламентується листом Мінфіну РФ №03-07-14/74899.

Наприклад, якщо компанія відвантажила товар 12 червня, останнім днем ​​виставлення рахунку-фактури буде 16 червня.

Зберігати рахунки-фактури необхідно щонайменше п'ять років. Документи продавець реєструє в журналі обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, а покупець у книзі покупок.

Невиставлення рахунку-фактури розцінюють як грубе порушення правил бухгалтерського обліку. За це загрожують штрафи:

• 10 000 рублів, Якщо рахунок-фактуру не виставили протягом одного податкового періоду;
• 30 000 рублів, Якщо рахунок-фактуру не виставили протягом кількох податкових періодів.

Якщо порушення спричинило заниження податкової бази (бази для обчислення страхових внесків), то з винуватця стягнуть 20% від суми несплаченого податку, але не менше 40 000 рублів.

Якщо рахунок-фактура виставлений вчасно, але містить помилки, штраф не загрожує.

Який порядок заповнення рахунку-фактури

Документ ділиться на два блоки: «шапку» та табличну частину. Розглянемо, які дані до них вносять.

У «шапку» документа:

• ІПН/КПП продавця та покупця, для ІП вказують також П. І. О.;
• адреси вантажовідправника та одержувача;
• п'ятий рядок заповнюють, якщо було внесено аванс. У ній вказують номер платіжного документа та дату;
• код валюти та її найменування.

У табличну частину:

• найменування товару, його код, кількість;
• ціну, підсумкову вартість без ПДВ та з ПДВ згідно з розміром ставки;
• країну, якщо товар йде експорту.

Документ підписує керівник компанії, а також головний бухгалтер чи інша уповноважена особа, яка діє на підставі внутрішнього наказу компанії або оформленої довіреності.

Які помилки припускаються у рахунку-фактурі та як їх усунути

Найчастіше при оформленні рахунку-фактури трапляються такі помилки:

• Невірно вказані ІПН/КПП, юридичне найменування організації. Це може перешкодити коректно відняти ПДВ.
• Найменування товару не відповідає прописаному у договорі чи іншому документі.
• Неправильно розраховано вартість із ПДВ.
• Помилково вказано той розмір ставки податку додану вартість.

Якщо допущені недоліки, потрібно скласти коригувальний счет-фактуру.

Головне про рахунок-фактуру

• Рахунок-фактура - це обов'язковий бухгалтерський та податковий документ, який підтверджує операції, пов'язані з передачею товарів, виконанням робіт або наданням послуг, і є підставою для повернення ПДВ. Він не замінює собою акт виконаних робіт та товарну накладну.
• Документ можна оформляти у паперовому чи електронному вигляді, його форма незмінна та суворо регламентована. За невиставлення рахунку-фактури загрожують штрафи.
• Якщо в рахунку-фактурі було допущено помилки, можна скласти коригувальний документ.

Більше матеріалів Skillbox Media про бухоблік та податки

• Що таке УПД і як його використовують у бухгалтерії
• Які податки та внески сплачують індивідуальні підприємці у 2024 році
• Російський стандарт бухгалтерського обліку (РСБУ): що до нього входить і як його дотримуватися
• Як ІП та ТОВ працювати з самозайнятими, щоб не порушити закон
• Системи оподаткування: що це таке, які вони є і як вибрати між ними

Актуально лише до кінця 2024 року.

Рахунок-фактура у 2024 році

Обов'язкові реквізити рахунка-фактури прописані у ст.169 НК РФ.

Форма та порядок заповнення затверджено Постановою Уряду РФ від 26 грудня 2011 р. N 1137. Інформація, яка має бути у рахунку-фактурі, зазначена у ст. 169 НК РФ.
Нотаріального засвідчення підписів не потрібно.
Завантажте бланки та заповніть виділені кольором поля

Навіщо потрібний рахунок-фактура

Усі компанії, що працюють на загальному режимі оподаткування, повинні виставляти рахунок-фактуру при реалізації товарів, робіт або послуг. Крім того, тільки на підставі рахунку-фактури можна заявити про відшкодування ПДВ під час реалізації товарів, послуг або виконання робіт. А ще коригувальний рахунок-фактуру виставляють у випадках зміни ціни чи уточнення кількості відвантажених товарів, наданих послуг чи виконаних робіт.

Як заповнити рахунок-фактуру

Рахунок-фактура заповнюється від руки або як електронний документ. Форма строга, не допускаються відхилення від обов'язкових полів. Виправлення та неточності при заповненні бланка рахунка-фактури можуть призвести до відмови у відшкодуванні ПДВ.

Реквізити

У рахунок-фактурі обов'язково проставляється номер та дата. У блоці до таблиці вноситься інформація про валюту розрахунку, реквізити відвантажувального документа та платіжно-розрахункового документа.

Наприкінці документа ставляться підписи із розшифровкою.

Сторони

У верхньому блоці вказується інформація про постачальника (продавця), відправника вантажу та покупця — найменування, адресу, ІПН, КПП. Якщо відправник вантажу збігається з продавцем (постачальником), то у відповідній графі ставиться прочерк. Якщо товар відвантажується зі складу зберігання, то вказується найменування компанії відправника вантажу та адресу.

Таблиця

У таблиці позиції товарів (послуг, робіт чи прав) нумеруються по порядку, найменування товарів та послуг повинні відповідати найменуванням в Акті чи накладній.

У таблиці треба заповнити поля:

• код виду товару
• одиниця виміру
• кількість товару
• ціну товару (тут вона вказується без ПДВ)
• загальну вартість товару за кожною позицією та загалом за всіма позиціями
• суму акцизу
• податкову ставку ПДВ та суму податку (якщо компанія звільнена від сплати ПДВ, то у графі “ставка” потрібно вказати не 0%, а “без ПДВ”)
• країну походження товару
• дані про товар, що підлягає простежуванню.

ПДВ прописується з копійками, а декларації з ПДВ сума округляється до рублів.

Якщо рахунок-фактура видається послуги, то таблиці графи 1б-4 не заповнюються.

Коли видається рахунок-фактура

Рахунок-фактура оформляється при відвантаженні товарів, наданні послуг або виконанні робіт.

Хто виставляє рахунок-фактуру — покупець чи продавець

Рахунок-фактуру виставляє продавець – ІП чи ТОВ, які є платниками ПДВ. Навіть якщо зараз платника податків звільнено від ПДВ, він повинен оформляти так званий “нульовий” рахунок-фактуру. Документ оформляють на паперовому носії чи електронному вигляді.

Ким підписується рахунок-фактура

Рахунок-фактура підписується керівником та головним бухгалтером організації або особами, уповноваженими на те наказом щодо організації або довіреністю від імені організації.

Індивідуальний підприємець підписує рахунок-фактуру власноруч або довіряє підписання іншій особі за довіреністю із зазначенням її ОДРНДП.

Звітність з ПДВ до податкової здається лише в електронному вигляді за встановленим форматом. За деякими видами товарів та послуг можливе лише електронне виставлення рахунку-фактури.

У який термін виставляється рахунок фактура

При відвантаженні товарів, наданні послуг чи виконанні робіт рахунок-фактуру потрібно оформити протягом п'яти днів із дня відвантаження чи передачі прав.

Якщо послуги надаються протягом певного терміну (наприклад, оренда приміщення за місяць), рахунок-фактура оформляється протягом п'яти днів після закінчення розрахункового періоду.

Рахунок-фактура на аванс має бути оформлений протягом п'яти днів із дня отримання авансового платежу (повного чи часткового).

Коригуючий рахунок-фактура має бути виставлений протягом п'яти днів після виявлення помилок або зміни ціни, кількості товару тощо.

Рахунок-фактура: як оформляти, виставляти та підписувати

Оскільки рахунок-фактура є підставою для відрахування ПДВ, важливо, щоб цей документ було правильно оформлено. Розберемося у статті, яких помилок слід уникати під час заповнення рахунка-фактури, кому не потрібно складати цей документ і хто його підписує.

У цій статті:

• Навіщо потрібен рахунок-фактура
• Хто і у яких випадках зобов'язаний оформити рахунок-фактуру
• Коли виставляється рахунок-фактура
• Коли продавець не складає рахунок-фактуру на відвантаження
• Який рахунок-фактуру виставляти
• Як виставляти рахунок-фактуру через ЕДО
• Як заповнити реквізити рахунка-фактури
• Хто підписує рахунок-фактуру
• Виставлення рахунку-фактури організацією на спецрежимі
• Коригувальний та виправлений рахунок-фактура — у чому відмінність

Навіщо потрібен рахунок-фактура

Рахунок-фактура - це документ, на підставі якого покупець може прийняти до відрахування ПДВ, пред'явлений продавцем (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Оскільки рахунки-фактури підтверджують право на відрахування з ПДВ, то покупцю слід звертати увагу на правильність їхнього оформлення. Найчастіше причиною відмови у вирахуваннях з ПДВ є саме неправильно оформлений рахунок-фактура.

Хто і у яких випадках зобов'язаний оформити рахунок-фактуру

За загальним правилом складати рахунки-фактури повинні всі платники ПДВ з оподатковуваних операцій (п. 3 ст. 169 НК РФ).Але в деяких випадках це зобов'язані робити особи, які не є платниками ПДВ, а також платники ПДВ з неоподатковуваних операцій.

Є кілька підстав для виставлення рахунку-фактури:

• здійснення оподатковуваних операцій платником ПДВ біля РФ;
• отримання авансу в рахунок майбутніх постачання товарів;
• застосування звільнення від ПДВ за ст. 145, 145.1 НК РФ (у цьому випадку рахунки-фактури складають із позначкою «без ПДВ»);
• здійснення операцій податковими агентами;
• здійснення посередницьких операцій від імені;
• здійснення експортних операцій.

Невиставлення рахунка-фактури розцінюється як грубе порушення правил обліку доходів та витрат та об'єктів оподаткування. Відповідно до ст. 120 НК РФ штрафи становлять:

Коли виставляється рахунок-фактура

Рахунок-фактуру виписують протягом 5 календарних днів з моменту передачі (відвантаження) товару, виконання або надання послуг. Таке правило поширюється як на паперові, і на електронні документи.

Авансові рахунки-фактури оформляються протягом тих самих 5 календарних днів, але вже з моменту отримання оплати за рахунок майбутніх поставок, виконання робіт, надання послуг.

Штрафу за порушення строку надання рахунку-фактури немає.

Коли продавець не складає рахунок-фактуру на відвантаження

Рахунок-фактуру не потрібно виставляти, коли операція не оподатковується ПДВ:

• операція перестав бути об'єктом ПДВ, зокрема коли територія РФ не визнається місцем реалізації;
• операцію звільнено від ПДВ;
• при застосуванні спецрежиму УСН, ПСП.

Якщо продавець на УСН та ПСП помилково виставить рахунок-фактуру, платник податків буде зобов'язаний подати декларацію з ПДВ, а покупець у такому разі має повноцінне право заявити суму до відрахування.

Який рахунок-фактуру виставляти

Рахунок-фактура може бути складений та виставлений на паперовому носії або в електронній формі. Електронний рахунок-фактура рівнозначний паперовому, коли передано через оператора ЕДО та підписано КЕП.

Єдиний допустимий формат файлів для електронних рахунків-фактур це xml. Файли форматів jpg, pdf, tiff тощо. не підійдуть.

Платник податків має право вибирати, у якому форматі виставляти рахунок-фактуру — на папері або в електронному вигляді, але є виняток — операції з товарами, що підлягають нагляду. У цьому випадку рахунки-фактури, у тому числі коригувальні, виставляються в електронній формі, крім випадків реалізації товарів, зазначених у п. 1.1 ст. 169 НК РФ. Це:

• реалізація товарів фізособам та самозайнятим;
• реалізація та переміщення простежуваних товарів з території РФ відповідно до митної процедури експорту (реекспорту);
• реалізація і переміщення товарів, що простежуються, з території РФ на територію іншої держави-члена ЄАЕС.

У цьому продавці зобов'язані виставити електронну счет-фактуру, а покупці — забезпечити отримання документа зі свого боку (п. 1.1, 1.2 ст. 169 НК РФ).

Екосистема Контуру за підпискою

Робота із сервісами на ваших умовах

Як виставляти рахунок-фактуру через ЕДО

За законом виставити рахунок-фактуру через ЕДО можна лише за допомогою оператора, який підтверджено ФНП.

Як відбувається обмін:

1. Ініціатор створює, підписує та відправляє рахунок-фактуру у xml-форматі відповідно до вимог наказу ФНП.
2. Через ЕДО документ відправляється покупцю.
3. Контрагент отримує документ та повідомляє про це продавця.

Датою виставлення електронного рахунку-фактури вважається дата підтвердження оператором ЕДО факту надходження документа на сервер.

Як заповнити реквізити рахунка-фактури

Реквізити рахунки-фактури (форма затверджена Постановою Уряду РФ від 26.12.2011 № 1137) слід заповнювати у порядку.

У табличну частину рахунка-фактури вносяться відомості про реалізовані товари (роботи, послуги), майнові права (п. 2 Правил заповнення рахунку-фактури).

Вартові та кількісні показники у рахунку-фактурі округляти не треба. Дані про вартість та податок вказуються в рублях та копійках.

В авансових рахунках-фактурах графи 2-6 та 10-11 можна залишити порожніми.

Графи 12, 12а і 13 заповнюються за товарами, що простежуються при їх реалізації (у тому числі у складі комплектів, наборів), а також при передачі таких товарів у складі виконаних робіт.

Нову графу «Вартість товарів, що підлягають простежуваності» планувалося додати в рахунок-фактуру з 1 жовтня 2023 (пп. 19 п. 5 ст. 169 НК РФ). Водночас ФНП випустила Лист від 26.09.2023 № ЄА-4-15/12314@ з роз'ясненнями, як виконувати норми закону під час роботи з електронними документами. Податкова рекомендує учасникам ЕДО при реалізації товарів, що простежуються, використовувати поточні формати документів (820, 736) – до доопрацювання форматів електронних документів та інформаційних систем.

У поточних форматах (820, 736) реквізит «Вартість товару, що підлягає нагляду, без податку» відсутня.

Таким чином, податковий орган дозволив не вказувати вартість у рахунках-фактурах доти, доки не буде розроблено новий формат документа, який відповідає всім нормам законодавства.

У разі реалізації товарів, що не підлягають простежуванню, графи 12–14 у паперовому рахунку-фактурі або УПД зі статусом 1 відображати не потрібно -3/11571, від 01.06.2021 № ЄА-4-15/7550@).

У файлі обміну при формуванні рахунку-фактури на товар, що не простежується в електронному вигляді, дані графи з реквізитами простежуваності можуть і зовсім відсутні (Лист від 15.10.2021 № СД-4-3/14647@).

Зразок заповнення можна завантажити тут.

Хто підписує рахунок-фактуру

П. 6 ст. 169 НК РФ встановлено, що рахунок-фактуру підписує керівник та головний бухгалтер організації або інші особи, уповноважені на те наказом щодо організації або довіреністю від імені організації.

Електронний рахунок-фактура підписується посиленою КЕП керівника організації чи інших осіб, уповноважених цього наказом чи довіреністю від імені організації чи індивідуального підприємця.

Виставлення рахунку-фактури організацією на спецрежимі

Організації на спецрежимі (УСН, ПСН, ЕСХН) не повинні виставляти рахунки-фактури та подавати декларацію з ПДВ. Проте іноді вони це роблять за власним бажанням або з інших причин — наприклад, щоб не втратити контрагента. Законодавством це не заборонено. За таким рахунком-фактурою контрагент може заявити суму до відрахування. Але для продавця на спецрежимі це тягне за собою подання декларації з ПДВ та сплату суми податку до бюджету.

Заповнення декларації з ПДВ для спецрежимників має низку особливостей. Така декларація включає:

• титульний лист;
• розділ 1 «Сума податку, що підлягає сплаті до бюджету»;
• Розділ 12 «Відомості з рахунків-фактур, виставлених особами, зазначеними у пункті 5 статті 173 Податкового кодексу Російської Федерації».

Особливостей заповнення титульного листа для організацій на УСН немає. У розділі 1 декларації з ПДВ слід зазначити:

У рядку 010 код за ОКТМО за місцем сплати ПДВ.

У рядку 020 КБК з ПДВ - 182 1 03 01000 01 1000 110.

У рядку 030 суму ПДВ, яка відображена у рахунках-фактурах та підлягає сплаті. Цей показник дорівнюватиме сумі рядків 070 розділу 12.

Рядки 040 - 095 у розділі 1 декларації з ПДВ заповнювати не треба.

У розділі 12 потрібно вказати всі рахунки-фактури, які було виставлено. У рядках 020 - 080 відображаються дані із рахунку-фактури. Наприклад, номер, дата рахунка-фактури, сума податку, пред'явленого покупцем, вартість товарів з податком із графи 9 рахунка-фактури.

Здати декларацію з ПДВ треба не пізніше 25 числа місяця, наступного за минулим кварталом, в якому виставлено рахунок-фактура з виділеною сумою податку.

Сума податку перераховується на ЄНС, термін сплати розбито на три частини та сплачується рівними частками не пізніше 28 числа кожного місяця, наступного за кварталом здачі звітності. Подавати окреме повідомлення з ПДВ на сплату податків не потрібно.

Коригувальний та виправлений рахунок-фактура — у чому відмінність

Розрізняють два види рахунків-фактур, які служать для внесення змін до початкового рахунку-фактури: коригувальний та виправлений. Випадки їх виставлення, як і способи реєстрації, відрізняються.

При виявленні помилок у рахунку-фактурі, які перешкоджають отриманню відрахування, або при неправильному вказівці РНПТ організація має виставити виправлений рахунок-фактуру (Лист Мінфіну РФ від 18.12.2017 № 03-07-11/84472, Лист ФНП РФ від 01. ЕД-4-3/1406).

Коригувальний рахунок-фактура виписується продавцем при зміні вартості товару, якщо таке уточнення пов'язане зі збільшенням чи зниженням ціни чи кількості вже реалізованої продукції (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Але якщо рахунок-фактура дозволяє ідентифікувати продавця, покупця, найменування товарів, робіт, послуг, їх вартість, податкову ставку та суму податку, виправляти їх не слід (п. 2 ст. 169 НК РФ, п. 7 Правил заповнення рахунку-фактури, утв. Постановою Уряду РФ від 26.12.2011 (№ 1137).

Обмінюйтесь документами без дублювання на папері: рахунками-фактурами, актами, накладними та ін. Отримання документів безкоштовне.

Реклама 16+. АТ «ПФ «СКБ Контур». Реквізити ОГРН 1026605606620. 620144, Єкатеринбург, вул. Народної волі, 19А.

Обмінюйтесь документами без дублювання на папері: рахунками-фактурами, актами, накладними та ін. Отримання документів безкоштовне.

Реклама 16+. АТ «ПФ «СКБ Контур». Реквізити ОГРН 1026605606620. 620144, Єкатеринбург, вул. Народної волі, 19А.