1С: Розпізнавання первинних документів. Завантаження документів зі сканів та фотографій

З'явилася можливість введення нового документа щодо його скану чи фотографії. "1С: Розпізнавання первинних документів- новий сервіс, який легко перетворить стос паперових документів в електронні документи 1С.

Для створення документа в 1С тепер достатньо його відсканувати або сфотографувати в спеціальному мобільному додатку.

Сервіс автоматичного розпізнавання документів спрощує введення документів у базу 1С, позбавляючи необхідності ручного введення даних з первинки.

За допомогою сервісу розпізнавання можна створювати:

• Рахунки на оплату (отримані),
• Акти,
• Прибуткові накладні,
• УПД
• Рахунки-фактури.

Сервіс доступний у локальних версіях 1С: УНФ та 1С: Різниця, а також при роботі через 1cfresh.com та 1С: БухОбслуговування. Підключення до сервісу "1С:Розпізнавання первинних документів" доступне за наявності підписки 1С:ІТС.

Підключення

Підключення до сервісу розпізнавання документів виконується у розділі Налаштування - Інтеграція - Розпізнавання документів.

Переконайтеся, що встановлено прапорець "Використовувати розпізнавання документів".

Після увімкнення налаштування в меню розділів Продажі і Закупівлі додається пункт підрозділу СервісЗавантажити документи зі сканів (фото)".

При натисканні посилання ви переходите в головну форму (список завдань) сервісу "Розпізнавання документів".

У верхньому лівому куті сервісу відображається статус підключення. Натисніть посилання "Підключити сервіс", а потім "Почати використовувати". Авторизуйтесь з використанням облікового запису 1С:ІТС

Якщо у вашій інформаційній базі підключено Інтернет-підтримку 1С ІТС, сервіс можна підключити безкоштовно на тестовий період.

У рамках сервісу надається розпізнавання 250 сторінок на 1 рік.

Натисніть "Підключити", дочекайтеся активації тестового періоду.

При успішному підключенні ви побачите таке повідомлення.

У лівому верхньому куті відображається баланс і термін закінчення тестового періоду.

Дізнатися про умови використання після закінчення тестового періоду можна тут.

Як це працює?

Введення вхідних документів від постачальника:

1. Отримання паперових документів від постачальника.
2. Підписання документів відповідальними особами за організації.
3. Сканування документів та виправлення сканів на розпізнавання:
   • На локальному комп'ютері у робочому місці "Розпізнавання документів";
   • У мобільному додатку 1С:Сканер.
4. Обробка документів після розпізнавання:
   • Підбір нерозпізнаних елементів довідників "Контрагенти" та "Номенклатура" або створення нових.
   • Перевірка та затвердження об'єктів, розпізнаних із зауваженнями.
5. Створення документів інформаційної бази 1С:
   • При розпізнаванні рахунки на оплату, одержаного від постачальника, в інформаційній базі створюється документ "Рахунок на оплату (отриманий)".
   • При розпізнаванні отриманих від постачальника УПД, ТОРГ-12, Акту про надання послуг або неуніфікованих форм накладних створюються документи "Прибуткова накладна".
   • При розпізнаванні отриманих від постачальника Рахунок-фактур створюються документи "Рахунок-фактура (отриманий)".
6. До створених документів автоматично прикріплюється скан документа та зазначається отримання оригіналу (якщо включено контроль оригіналів документів). Якщо документ було створено вручну, скан прикріплюється до існуючого документа.

Введення вихідних документів:

1. Створення документів інформаційної бази про їх проведення, друк та підписання з боку організації;
2. Передача документів клієнту для підписання;
3. Сканування документів після їх повернення та відправка на розпізнавання:
   • На локальному комп'ютері у робочому місці "Розпізнавання документів";
   • У мобільному додатку 1С:Сканер.
4. У разі невпевненого розпізнавання може знадобитися ручне опрацювання документів у робочому місці "Розпізнавання документів".
5. Прикріплення скана до документа, створеного у п.1.
   • Скан вихідного рахунку на оплату прикріплюється до раніше створеного документа "Рахунок на оплату".
   • Скан вихідного УПД, ТОРГ-12, Акту про надання послуг при розпізнаванні прикріплюються до раніше створеного документа "Витратна накладна".
6. Якщо з якихось причин немає документа, який відповідає друкованій формі, він створюється автоматично.
7. У документі встановлюється статус "Оригінал одержано" (якщо включено контроль оригіналів документів).

Завантажити відсканований документ або фото для розпізнавання можна:

• У робочому місці "Розпізнавання документів" за кнопкою "Додати файли". Перейти до нього можна із розділів Продажі і Закупівлі за посиланням "Завантажити документи зі сканів (фото)".

• Зі списків документів "Видаткова накладна", "Прибуткова накладна", "Рахунок на оплату", "Рахунок на оплату (отриманий)" по кнопці .

Надсилання документів на розпізнавання

При переході на кнопку "Додати файли" з робочого місця "Розпізнавання документів" або зі списку документів відкриється форма "Розпізнавання документів: вибір файлів".

У цій формі можна вибрати та завантажити довільну кількість файлів, а потім надіслати їх у сервіс розпізнавання документів.

Щоб додати файли, перетягніть їх у ліву частину форми або виберіть з папки на жорсткому диску. В рамках одного завдання можна завантажити кілька файлів.

Доступні формати файлів: PNG, JPEG, PDF. Дозволяє завантажувати багатосторінкові документи.

Підтримуються такі формати:

• Зображення у форматах JPEG, PNG, BMP;
• Односторінкові зображення у форматі TIFF;
• Документи у форматі PDF, включаючи багатосторінкові;
• Файли у форматах MS Word та MS Excel.
• Архіви у форматі ZIP, що містять вищезгадані файли.

Також можна завантажувати багатосторінкові файли та документи для розпізнавання. Сторінки багатосторінкового документа можуть:

• або перебувати всередині одного багатосторінкового PDF-файлу;
• або бути розбиті на окремі файли.

Якщо багатосторінковий документ представлений набором зображень, кожне з яких містить одну сторінку цього документа, файли повинні бути в порядку прямування сторінок.

Якщо багатосторінковий документ знаходиться в межах одного PDF-файлу, порядок сторінок документа повинен збігатися з порядком сторінок файлу. Склейка багатосторінкового документа, одна частина сторінок якого знаходиться в рамках PDF-файлу, а інша частина сторінок – в окремих файлах, не підтримується.

Коли всі файли додані для надсилання, необхідно перевірити порядок сторінок (для багатосторінкових документів) та натиснути кнопку "Розпізнати".

Дочекайтеся результатів розпізнавання документів. Швидкість розпізнавання залежить від багатьох факторів, включаючи розмір документів та якість зображення. Перші документи зазвичай готові протягом хвилини-двох. Якщо ви завантажили велику кількість документів, можна спокійно займатися іншими справами і повернутися до перевірки розпізнаних документів через деякий час.

Після надсилання документів відкриється основне робоче місце "Розпізнавання документів", в якому можна відстежувати результати розпізнавання.

У центральній частині форми відображається список завантажених документів.

Напроти кожного документа визначено статус роботи над документом:

• На розпізнаванні. Документ завантажено та надіслано на розпізнавання;
• Розпізнаний. Сервіс надіслав результати розпізнавання;
• Оброблено. В результаті обробки створено новий документ у 1С;
• З помилкою;
• Вилучений. Документ позначений видалення користувачем.

Для зручності роботи зі списком документів передбачені статусні фільтри.

Також навпроти документа відображається піктограма, що визначає "напрямок" документа: вхідний або вихідний.

У лівій частині списку відображаються періоди завантаження документів, контрагенти та організації, зазначені у завантажених документах. За ними також можна встановити відбір.

На кнопці в нижній частині форми (під списком) вмикається перегляд мініатюр завантажених зображень.

На кнопці вмикається перегляд створених документів та приєднаних до них файлів.

Обробка документів після розпізнавання

Після успішного розпізнавання документа сервіс необхідно перевірити документ.

Перейти до результату розпізнавання можна з робочого місця "Розпізнавання документів подвійним клацанням по рядку документа".

В результаті розпізнавання визначається форма документа та направлення (надходження/реалізація), заповнюються реквізити шапки та табличної частини документа.

Реквізити, нерозпізнані сервісом, підсвічуються документом червоним кольором фону. На панелі інструментів у верхній частині форми відображається лічильник помилок: загальна кількість нерозпізнаних реквізитів.

Реквізит може бути виділений з наступних причин:

• Об'єкта (номенклатури, контрагента, договору) з такою назвою немає бази. У такому разі його необхідно створити;
• "Невпевнено" заповнені поля – в базі є об'єкт(и) зі схожою, але різною назвою. Після проведення нечіткого пошуку програма складає список схожих варіантів з процентною впевненістю.
  

Під час переходу до реквізиту на скані підсвічується значення поля вихідного скана документа.

Для незаповнених реквізитів у списку вибору відображається команда створення нового елемента згідно з розпізнаною назвою, а також сервісом пропонуються варіанти існуючих елементів довідника, які можуть підійти з певним ступенем впевненості.

Створення нового елемента здійснюється через стандартну форму нового об'єкта із заповненими значеннями розпізнаних реквізитів.

Якщо об'єкт знайдено в базі "не впевнено", наприклад, назва номенклатури у постачальника в скані трохи відрізняється від назви в інформаційній базі, реквізит заповнюється, але стає підсвіченим. Також підсвічуються осередки, що у розрахунку суми, якщо у розпізнаному документі не сходиться сума.

Програма може запам'ятовувати вибрані відповідності та використовувати їх під час наступного заповнення. Щоб скористатися такою можливістю, необхідно увімкнути опцію "Зберігати автоматично" у налаштуваннях розпізнавання документів.

Перейти до налаштувань можна за допомогою кнопки з робочого місця "Розпізнавання документів" або з розділу Налаштування - Інтеграція - Розпізнавання документів.

Також у налаштуваннях розпізнавання можна увімкнути додаткові автоматичні дії при обробці документів, та підключити автоматичне видалення застарілих сканів.

Після успішної перевірки та виправлення помилок можна створити документ в інформаційній базі.

Вигляд документа, який створюється по скану, можна вибрати в меню кнопки "Створити". Вид залежить від форми документа та напряму (надходження/реалізація).

До документа, створеного в результаті розпізнавання, прикріплюється скан паперового документа, на основі якого він створений.

При успішному проведенні документа відкриється наступний результат розпізнавання, яким ще не створено документ. Якщо проведення не вдалося, відкриється форма записаного документа для аналізу.

У списку робочого місця "Розпізнавання документів" зміниться стан розпізнаного та записаного документа. Буде встановлено статус "Створено".

Якщо увімкнено відстеження стану друкованих документів, для документа автоматично встановиться позначка "Оригінал отримано". Увімкнути контроль оригіналів можна у розділі Налаштування – Адміністрація – Друковані форми, звіти та обробки.

Якщо розпізнавання документа сервісом не виконано успішно (наприклад, зображення поганої якості), то робочому місці навпроти документа з'явиться статус "З помилкою".

Цей документ можна заповнити самостійно. Для цього необхідно вибирати тип документа в полі "Тип документа" і заповнити поля, що з'явилися, за вихідним зображенням.

Сканування через мобільний додаток "1С:Сканер документів"

Мобільний додаток "1С:Сканер документів" дозволяє використовувати камеру смартфона для сканування документів.

Встановіть "1С:Сканер документів" із магазину програм App Store або Google Play.

Підключіть мобільний додаток до вашої інформаційної бази.Підключення здійснюється за кнопкою з робочого місця "Розпізнавання документів".

У формі заповніть найменування підключення. За посиланням "Це я" поля "Найменування" та "Відповідальний" заповняться даними користувача, від імені якого запущено програму.

У вікні відображається ключ користувача та QR-код для підключення мобільної програми.

Запустіть програму "1С:Сканер документів" на вашому мобільному пристрої. Виберіть спосіб підключення ключа або QR-коду.

При успішному підключенні вам буде запропоновано вибрати файл з папки або сфотографувати документ.

Сфотографуйте документи за допомогою програми або виберіть раніше збережені на мобільному пристрої, наприклад, якщо вам надіслали їх у месенджері.

У режимі камери зверніть увагу на колір рамки та кухоль поруч із фотографією. За допомогою нього попередньо оцінюється якість фото для розпізнавання.

За кнопкою "Розпізнати" надішліть вибрані документи на розпізнавання.

Дочекайтеся результатів розпізнавання документів. Швидкість розпізнавання залежить від багатьох факторів, включаючи розмір документів та якість зображення. Перші документи зазвичай готові протягом хвилини-двох. Якщо ви завантажили велику кількість документів, можна спокійно займатися іншими справами і повернутися до перевірки розпізнаних документів через деякий час.

Коли документи розпізнаються, статус зміниться на "Розпізнаний".

Після цього документи будуть передані до локальної бази 1С, до якої підключено мобільний додаток. Статус документа в мобільному додатку зміниться на "Завантажений".

Результати розпізнавання відобразяться у вашій локальній базі 1С. Їх необхідно обробити та ввести за ними облікові документи, як це було писано раніше (див.Обробка документів після розпізнавання).

Наступні дії необхідно виконувати на настільному комп'ютері в робочому місці "Розпізнавання документів". Після проведення первинного документа в інформаційній базі статус документа змінюється на "Проведено".

Перейшовши по рядку документа, можна відкрити картку документа з детальною інформацією.

А ще можна підключити ваших контрагентів через мобільний додаток, щоб вони самі надсилали документи прямо до вас до бази.

Пакетна обробка сканів та фотографій документів

Передбачена можливість якнайшвидше вводити великий обсяг завантажених сканів і фотографій документів за допомогою групової обробки первинних документів.

Етапи перевірки та коригування результатів розпізнавання виконуються відразу для всіх вибраних документів, в результаті дії, що повторюються, скорочуються.

Режим групової обробки запускається за кнопкою "Групова обробка" у робочому місці "Розпізнавання документів".

Групова обробка виконується покроково, кожному з кроків зібрані ідентичні завдання обробки різних документів.

• Крок 1. Перевірте і заповніть відсутні реквізити шапки, підсвічені червоним. Передбачено створення нових контрагентів одразу для кількох документів за кнопкою "Заповнити для виділених рядків".
• Крок 2. На цьому етапі відобразяться дублі документів, якщо вони є. Подивіться та виберіть екземпляр з найкращою якістю. Якщо документ у групі не є дублем, натисніть кнопку "Прибрати з дублів".
• Крок 3. Об'єднайте документи, що стосуються однієї операції. Таке об'єднання дозволить скоротити кількість правок, оскільки вони застосовуються одразу до всього комплекту.
• Крок 4. Перевірте та заповніть додаткові реквізити документів.
• Крок 5. Перевірте та заповніть номенклатуру та пов'язані з нею реквізити.
• Крок 6. Перевірте та заповніть суми із таблиць документів.
• Крок 7. Підтвердьте зміни, які будуть внесені в результаті обробки та натисніть "Обробити документи". Буде створено нові документи в 1С із прикріпленими до них сканами.

Завантаження в 1С документів зі сканів та фото

Сервіс "1С:Розпізнавання первинних документів" розпізнає скан-образи або фотографії первинних документів та готує їх для введення в інформаційну базу користувача. Починаючи з версії 3.0.106.60 "1С:Бухгалтерії 8" сервіс доступний і в програмі, встановленій на комп'ютері користувача (у локальній версії). Для роботи сервісу достатньо виконати нескладні налаштування та забезпечити доступ до Інтернету. Експерти 1С розповідають про нові можливості програми.

Починаючи з версії 3.0.106.60 у "1С:Бухгалтерії 8" можна створювати типові документи програми з їх скан-образів або фотографій. В даний час автоматизовано введення рахунків на оплату товарних накладних (ТОРГ-12), рахунків-фактур, актів, універсальних передавальних документів (УПД). Список типових документів, які можна ввести до інформаційної бази, використовуючи їх зображення, планується розширювати. Для завантаження в програму документ достатньо відсканувати або сфотографувати спеціальним додатком.

Підключитись до сервісу 1С: Розпізнавання первинних документів можуть зареєстровані користувачі Порталу 1С:ІТС. Розпізнавання перших 250 сторінок надається безкоштовно. Докладніше про умови надання сервісу див. на 1С:ІТС та сторінці сервісу.

Налаштування розпізнавання документів

Щоб сервіс розпізнавання документів став доступним користувачеві, потрібно увімкнути відповідні налаштування програми. З розділу Адміністрація за гіперпосиланням Налаштування розпізнавання документів слід перейти в однойменну форму та встановити прапор Використовувати розпізнавання документів (Рис. 1).

Мал. 1. Налаштування розпізнавання документів

У простому інтерфейсі перейти до налаштувань розпізнавання документів можна з розділу Налаштування (Ще - Інші налаштування - Адміністрація - Налаштування розпізнавання документів).

Перехід до сервісу розпізнавання документів здійснюється:

• у повному інтерфейсі - з розділу Покупки або розділу Продажі за гіперпосиланням Завантажити документи зі сканів (фото);
• у простому інтерфейсі - з розділу Документи - Основне за командою Завантажити - Зі скана (фото).

У формі, що відкрилася Розпізнавання документів слід перейти за посиланням Підключити сервіс, розташованої у верхньому лівому кутку, для авторизації на Порталі 1С: ІТС. На Порталі 1С:ІТС можна отримати безкоштовний разовий тестовий тариф на 250 сторінок або придбати додатковий пакет сторінок. Для користувачів сервісу "1С:Підприємство 8 через Інтернет" авторизації не потрібно.

Після авторизації гіперпосилання, розташоване у верхньому лівому кутку форми Розпізнавання документів, відбиває поточний стан розрахунків у сервісі (див. рис. 2).

Мал. 2. Результати розпізнавання та завантаження документів

Завантаження документів до облікової системи

Сеанс роботи у сервісі Розпізнавання документів запускається за командою Додати файли (Рис. 2) і складається з декількох етапів.

На першому етапі слід вибрати файли із зображенням документів.Для цього використовується стандартний діалог вибору файлів із диска (кнопка Додати). Завантажувати можна зображення у форматах JPEG, PNG, BMP, односторінкові зображення у форматі TIFF, документи у форматі PDF, включаючи багатосторінкові, файли у форматах MS Word та MS Excel, архіви у форматі ZIP, що містять вищезгадані файли. Під час одного сеансу можна завантажити довільну кількість файлів.

На другому етапі виконується розпізнавання зображення. За командою Розпізнати Сервіс отримує документи із завантаженого файлу, на підставі яких надалі будуть створюватися облікові документи 1С.

У списку документів, що розпізнаються, з'являються нові записи в статусі В обробці. Процес розпізнавання файлів може вимагати певного часу. Якщо розпізнавання виконано успішно, документу надається статус Розпізнаний. Для кожного документа автоматично визначається його ознака (вхідний або вихідний), форма (наприклад, УПД або Рахунок на оплату) та її найменування.

Нерозпізнаним файлам надається статус З помилкою. Розпізнані документи потребують додаткової обробки. На цьому етапі необхідно перевірити реквізити розпізнаного документа (номер, дату, суму), а також ввести відомості, що відсутні (наприклад, вказати контрагента, якщо він не був зіставлений автоматично). Також потрібно заповнити реквізити нових номенклатурних позицій та ввести їх у довідник Номенклатура. Значну частину роботи з розпізнавання та зіставлення документів сервіс виконує автоматично. Користувачеві залишається лише перевірити чи виправити ті реквізити, куди сервіс звертає його увагу.Нову номенклатуру сервіс дозволяє створювати через групове введення, що суттєво прискорює процес.

Завершальним етапом є введення підготовленого документа до інформаційної бази. Створити для облікового документа, що створюється, слід вибрати його тип (наприклад, Товари (накладна), Послуги (акт), Товари, послуги, комісія). При цьому в інформаційній базі або створюється новий обліковий документ, або до знайденого документа прикріплюється його скановане зображення. Оброблений.

Результати розпізнавання та завантаження документів зберігаються у формі Розпізнавання документів (Рис. 2).

Розпізнавання комплектів документів

Сервіс підтримує розпізнавання комплектів документів - групу документів, що логічно пов'язані один з одним і відображають одну господарську операцію, наприклад:

• Рахунок на оплату, ТОРГ-12 і Рахунок-фактуру;
• Рахунок на оплату, Акт про надання послуг і Рахунок-фактуру.

Спільна обробка комплектів значно скорочує витрати на розпізнавання та завантаження документів. Список підтримуваних комплектів розширюється з виходом чергових версій.

Робота з комплектами підтримується у двох варіантах:

• через спеціальне робоче місце для обробки комплектів. Введення комплектів відкривається форма Список комплектів, де автоматично формуються комплекти документів, які підтримує сервіс (рис. 3). Якщо комплект не був сформований автоматично, то його можна сформувати вручну. ) слід натиснути на кнопку Створити (Створити все);

Мал. 3. Обробка комплектів документів

• через створення комплекту із поточного активного розпізнаного документа. При відкритті форми розпізнаного документа обслуговування перевіряє наявність комплектних документів. У разі виявлення комплектних документів, система виводить вікно створення комплекту, де слід підтвердити найменування створюваних документів облікової системи та необхідність прикріплення до них сканованих зображень. За кнопкою Створити документи в інформаційній базі створюються документи відповідно до вибраних опцій. Розпізнані документи, що увійшли до комплекту, позначаються як Оброблені.

Найближчим часом у "1С:Бухгалтерії 8" буде підтримано групове введення документів. Така можливість суттєво підвищить ефективність процесу опрацювання великої кількості розпізнаних документів та створення на їх основі облікових документів в інформаційній базі. Про зміни ми повідомимо додатково. Слідкуйте за новинами на сайті БУХ.1С.

Підключення мобільного додатка

Для завантаження зображень документів замість сканера можна використовувати мобільний телефон. Для цього необхідно встановити мобільний додаток 1С:Сканер документів та підключити його до інформаційної бази.

Помічник підключення мобільної програми можна відкрити:

• з форми Налаштування розпізнавання документів, перейшовши за посиланням Мобільні програми;
• з форми Розпізнавання документів - по кнопці із жовтою піктограмою, розташованою у верхній командній панелі праворуч.

У формі, що відкрилася Мобільні програми спочатку слід вибрати команду Завантажити мобільний додаток. Для завантаження мобільного додатка до смартфона достатньо відсканувати QR-код, виведений у формі завантаження, або перейти в магазин додатків. Мобільний додаток 1С:Сканер документів підтримується для iOS та Android (доступно в App Store та Google Play).

Завантажити мобільний додаток на свій телефон можуть не лише співробітники організації, а й представники її контрагентів, які у цьому випадку зможуть оперативно передавати первинні документи до інформаційної бази організації.

Щоб підключити до інформаційної бази мобільний додаток, встановлений на телефоні співробітника, слід вибрати команду Додати.

У картці клієнта мобільного додатка слід вказати:

• найменування клієнта, наприклад П.І.Б. співробітника, на телефоні якого встановлено мобільний додаток;
• користувача, який призначений відповідальним за документи, отримані з цієї встановленої мобільної програми.

У полі Ключ користувача автоматично генерується код підключення, який необхідно ввести в мобільну програму (можна відсканувати QR-код, виведений у картці клієнта мобільного додатка).

Тепер можна фотографувати та розпізнавати документи за допомогою мобільного телефону. Після розпізнавання документи автоматично завантажуються до сервісу розпізнавання документів у підготовленому для подальшої обробки вигляді.

Сервіс розпізнавання документів забезпечує безпеку роботи з даними. Встановлену мобільну програму завжди можна відключити від інформаційної бази (наприклад, якщо співробітник звільнився або втратив телефон).

При використанні сервісу розпізнавання документи обробляються лише на серверах компанії 1С і не передаються третім особам.Таким чином гарантується конфіденційність інформації.

Нові можливості програми дозволять прискорити введення первинних документів до інформаційної бази та мінімізувати помилки.

Докладніше про сервіс розпізнавання документів див. на Порталі 1С:ІТС.

Від редакції. Актуальну інформацію про нові можливості "1С:Бухгалтерії 8" редакції 3.0 та інших програм 1С див. у довіднику "Інформація про оновлення "1С:Підприємство"" розділу "Інструкції з обліку у програмах "1С" .