Як зшивати документи нитками: покрокова інструкція

"Прошнуровано і пронумеровано у кількості енної кількості аркушів", мабуть, тільки це спадає на думку, коли йдеться про необхідність пошити документи. Як зшивати документи? Новачок відразу ж представляє стоси паперів, туго скріплених банківським шпагатом, покритих їдким пилом, десь у кутку кабінету співробітника бухгалтерії або відділу кадрів.

Однак не все так просто і поверхово, як здається на перший погляд. Що потрібно знати, щоб не допустити помилок у цій непростій справі? Як правильно пошити документи нитками по фото? Ці питання докладно розглянемо у покроковій інструкції.

Навіщо зшивати папери «по-старому»?

Є чимало державних структур, куди можуть знадобитися документи, пошиті не фабричним способом, а вручну за допомогою ниток. Це насамперед податкова інспекція, архів, зшивати документи нитками просять під час прийому паперів для реєстрації індивідуальних підприємців, постановки юридичної особи на облік чи оформлення паперів на тендер. Як правильно зшивати документи, на фото номер 2 показано. Зазвичай використовується щільна нитка та товста голка.

Вважається, що цінні папери, підшиті таким чином, складніше втратити, підробити чи замінити аркуші. Деякі організації саме через це використовують таку «дідівську» форму скріплення важливих документів. Є ще один аргумент – іноді папери мають суворо конфіденційний характер, і керівники, боячись розголосу чи впливу конкурентів, довіряють таку роботу тільки перевіреній особі, відповідно, відмовляються від допомоги спеціалізованих фірм.

Важливо!

Неправильне пошиті документи можуть стати причиною відмови в реєстрації або перереєстрації підприємства, приймання паперів до архіву, призвести до зняття організації з конкурсу на отримання тендеру, вплинути на рішення контролюючого органу у разі перевірки організації.

Чи є єдині норми?

На сьогоднішній момент немає чітких норм, як зшивати документи нитками за єдиним шаблоном. Є лише рекомендації та інструкції. Здебільшого на підприємствах користуються методичними розробками Росархіву, які були затверджені наказом за номером 76 у 2009 році, вимогами ДСТУ «Діловодство та архівна справа», а також інструкціями Центробанку Росії.

Підготовчий етап

Усі документи, що підлягають зшиванню, необхідно попередньо переглянути, якщо є позначки олівця, їх стерти. Важливо уважно поставитися до кожної сторінки, виключити їх склеювання один з одним, забезпечити логічну та правильну послідовність документів у стосі. Необхідно позбутися гострих елементів, шпильок, скоб або скріпок, вони можуть пошкодити скріплювальну нитку і призвести до втрати документа. Нумерувати сторінки необхідно простим чорним олівцем, у правому кутку, не допускається використання чорнила, у тому числі кольорових. Не можна нумерувати надто близько до тексту документа, тим паче перекривати його. Нумерується лише лицьова сторона листа. Загальний обсяг скріпленого документа не повинен перевищувати 250 аркушів, а висота пошитого та пронумерованого документа – 4 сантиметри. Приклад того, як пошити документи нитками, на фото продемонстровано.

Наступний етап підготовки – добір інструментів. Щоб правильно пошити документи нитками, знадобляться: шило, спеціальні нитки, картонна обкладинка, як на фото.У деяких випадках використовують дирокол. Як і чим зшивати документи, кожен фахівець вирішує сам. Найзручніше користуватися суворими нитками або банківським шпагатом, у деяких випадках використовують вовняні нитки або шнурки. Найчастіше вони мають функцію прикраси. Зазвичай у серйозних звітах використовують суворіший стиль. Підготуйте самі документи та бланк для опису.

Деякі тонкощі

1. Аркуші великого формату, наприклад, А3 або А2, також потрібно пронумерувати. Для цього його повністю розгортають та нумерують за загальними правилами. Потім згортають та акуратно підклеюють за кут.
2. Якщо необхідно підшити листа, його розкривають, спочатку нумерують сам конверт, потім по черзі сторінки листа.
3. Обкладинка документа не нумерується. Також не нумерується титульний лист, якщо немає обкладинки. Однак другий лист нумерується вже цифрою "2".
4. Якщо число аркушів більше 250, то вони поділяються на томи. Така практика часто зустрічається у судах. Кожен том потрібно пронумерувати окремо.
5. Як зшивати документи, якщо немає можливості вказати номер аркуша справа зверху чи весь аркуш зайнятий? Таке нерідко трапляється, наприклад, при нумерації фотографії, у разі допускається нумерація зі зворотного боку.
6. При помилковій нумерації цифру можна закреслити. Однак виправлення потрібно підтвердити підписом.
7. Якщо пропущено не більше двох аркушів, допускається використання літерного позначення для пропущених сторінок. Цифрова нумерація основного документа при цьому не змінюється, але кількість аркушів збільшується. У цьому випадку необхідно попередити про це людину, яка прийматиме документи.
8. Якщо необхідно пронумерувати документ, який вже пронумеровано, або має нумерацію, його нумерують заново.
9. Якщо в документації аркуші неможливо відокремити або вони склеєні, їх нумерують як один аркуш. Таке буває, якщо на документі, наприклад, приклеєно чек, фотографію або газетну вирізку. Але при цьому необхідно скласти опис, а у графі «Примітка» або в завірювальному написі обов'язково потрібно уточнити, які документи були наклеєні, на якій сторінці і що в них містилося.

Які документи найчастіше зшиваються ниткою? Насамперед установчі та настановні документи. Вони найчастіше мають невеликий об'єм, їх легше проткнути шилом, а легко зшивати. Технологій для зшивання кілька, можна робити два проколи, три чи п'ять. Три отвори – найпоширеніший варіант. П'ять проколів знадобляться тоді, коли деякі документи мають менший формат, ніж інші, з'єднання п'ять проколів допоможе краще їх зафіксувати. Зшивання п'ять отворів використовується, якщо документи мають високу цінність, це знизить ризик їх заміни.

Як правильно пошити документи нитками: покрокова інструкція

1. Скласти листи в стопку, вирівняти по краях.
2. Перевірити порядок листів.
3. Намітити олівцем місця майбутніх проколів симетрично центром з лівого боку листа. Це можна зробити як на одному аркуші, так і на всіх.
4. Необхідно відступити від тексту щонайменше 1,5 сантиметра.
5. Мітки повинні бути строго вертикально, допускається відстань до трьох сантиметрів один від одного.

Якщо документ досить об'ємний, то проколювати його зручніше за шило. Зазвичай починають із верхнього отвору.

Якщо немає можливості використовувати фабричну обкладинку, як на картинці, то перший і останній лист можна проклеїти тонкою смугою картону, щоб не допустити псування сторінок. Важливо вибрати правильну довжину нитки, зазвичай, це від 50 до 80 см.

Класичний варіант зшивання ниткою – у три отвори

Розберемо варіант, як пошити документи покроково в три отвори. Це класичний та найпоширеніший варіант оформлення паперів в архів або на перевірку. Як у цьому випадку правильно пошити документи нитками, краще видно на фото.

Голку з ниткою заводимо вниз під стос документів, виводимо через отвір під номером два. Не можна забувати про невеликий «хвостик» довжиною 7-8 см, він ще знадобиться. По лицьовій стороні направляємо голку у верхній отвір, далі повертаємо голку в нижній отвір № 3. Далі голка «пірнає» в центральну лунку, в результаті обидві нитки залишаються знизу. Тепер їх можна скріпити вузлом.

Далі документ обов'язково засвідчується, приклеюється аркуш паперу, зверху ставиться друк та підпис відповідальної особи. Як правильно пошити документи та закріпити вузол нитками, видно на фото.

Крім того, на тильній стороні останнього листа приклеюється опис. Напис можна робити від руки або використовувати готові шаблони, як на фото.

Як пошити документи у чотири отвори?

Технологія прошивки чотири отвори практично ідентична. Відмінність лише у тому, що зшивати документ починають згори донизу. Це схоже на намітку під час шиття. Тільки в цьому випадку вона повторюється і в зворотному порядку спочатку зверху вниз, потім знизу вгору. Таким чином стяжки виходять однорідні без прогалин, наче прошити на гігантській швейній машинці.

Особливі випадки

Іноді допускається з'єднання документів не вертикально, але в куточок. В основному це папери фінансової звітності, що передбачають кріплення касових стрічок, чеків з правого боку. Такі документи зшивають на куточок. Етапи такі ж, як при стандартному складанні документів, тільки отвори проколюються на розі. Зазвичай їх два. Аркуш приклеюється точно на куточок. Далі процедура аналогічна - її запевняють, ставиться друк.

Висновок

У процесі підготовки та зшивання документа важливо заздалегідь продумати, як зшивати документи, щоб уникнути різного роду форс-мажорів. Наприклад, іноді з уже пошитих і зданих до архіву документів потрібно зробити копію. Про такі моменти варто подбати заздалегідь. Зазвичай фахівці відділу кадрів або бухгалтерії заздалегідь можуть припустити, який документ необхідно прогнати через копір. Це значно спрощує роботу і економить час.

Як правильно пошити та пронумерувати документи

Єдиних державних вимог до зшивання документів не існує, проте деякі правила встановлює галузеве законодавство, ГОСТ Р 7.0.8-2013 та Наказ Росархіву від 23.12.2009 №76. Залежно від товщини справи та важливості документів різниться шість основних способів прошивання паперів.

Навіщо зшивати

Документи, особливо великого обсягу, потребують правильного групування та систематизації. Це дозволить зберегти порядок в архіві та полегшити пошук потрібних паперів. Прошити документи нитками і пронумерувати папери при належному рівні підготовки не складно.

Чому особливо важливо прошивати документацію?

• Згруповані відносини займають менше місця.
• Ними зручніше користуватися.
• У пронумерованих та зшитих паперах важко замінити аркуші – це убезпечить компанію від шахрайства та спростить процедуру офіційних перевірок.
• Якщо папери прошиті неякісно, ​​це може стати причиною відмови у партнерській роботі компанії.

У деяких випадках правильно прошиті справи потрібно надати для перевірки до державних чи контролюючих органів, а також на вимогу інших організацій.

При оформленні паперів не потрібно підшивати документи, які можуть бути потрібні для перевірки.

Покрокова інструкція зшивання

Приступаючи до процедури необхідно підібрати обкладинку. Для аркушів формату А4 підійде стандартна обкладинка розміром 229х324 мм. Якщо справу планується зберігати довгий час, то краще вибрати палітурку з товстого картону.

Цікаво, що до держархіву документацію можна здати лише в обкладинці зі спеціального паперу – безкислотного картону. Його ще називають «антикорозійним» та «консервуючим».

Але найкраще, якщо ви зшиваєте не для себе, а для здачі в якусь організацію, відділ, заздалегідь дізнатися про правила, щоб потім не переробляти роботу.

Необхідні матеріали

Вибір матеріалів залежить від призначення документації, термінів її зберігання, вказівок керівництва та державних вимог.

1. Нитки: зшивні, банківський шпагат, бавовняна нитка.
2. Діркопробивач, шило або голка. Якщо стопка зшиваються дуже товста, то можна використовувати шуруповерт, спеціальний верстат або палітурну машинку.

Проколювати отвори можна також спеціальним діроколом, який встановлює люверси – металеві шайби, що зміцнюють отвори.

Часто компанії віддають трудомістку процедуру зшивання на аутсорс: друкарні використовують більш прогресивне обладнання для переплетення.

Фото: шило та шпагат потрібні для товстого стосу паперів.
Джерело: wilhei/pixabay

Крок 1. Нумерація листів

Необхідно скласти папери в рівні стоси за смисловою або хронологічною послідовністю, потім проставити арабські цифри у правому верхньому кутку. Цілісність тексту при цьому не повинна бути порушена.

Під час проведення процедури слід керуватися такими правилами:

• Нумеруються лише аркуші: не потрібно відзначати кожну сторінку.
• Справи розбиваються на тому, якщо кількість паперів перевищує 250 стор.
• Опис нумерувати не потрібно.
• Листи, що мають велику ширину, також повинні бути пронумеровані у верхньому правому кутку, але згорнуті і прошиті за один край.
• Номер ставиться на зворотному боці документа у лівому верхньому кутку, якщо весь аркуш займає велике зображення – креслення, графіки чи фотографія.
• Зшиваючи листи, необхідно дістати та пронумерувати папери з конверта, а також сам конверт.
• Іноді серед документів трапляються великі карти, які з склеєних фрагментів. Такому паперу присуджується загальний номер, але у примітках обов'язково потрібно прописати кількість аркушів.

Помилки в нумерації можна виправити, закресливши невірний номер або використовуючи буквене позначення, якщо пропущено кілька сторінок.

Крок 2. Складання опису

Види документа різняться: необхідно враховувати, куди планується передати опис – до держорганів, зберігання чи іншого організації. Зазвичай папір містить такі відомості:

• інформацію про передавальну та приймаючу організацію (передав-прийняв);
• анотацію (як називається справа, зшивання);
• список документів у табличному вигляді;
• дату складання;
• кількість листів.

Наприкінці листа укладач повинен залишити розпис із розшифровкою.

Крок 3. Зшивання

Для переплетення паперів різної важливості та кількості використовуються різні способи зшивання. Розберемося із найпопулярнішими способами прошивання паперів.

На куточок

Якщо паперів не багато, і вони не становлять серйозної важливості для компанії, то при переплетенні можна скористатися способом «на куточок» – це найпростіша процедура. Так зшивають, наприклад, звітні роботи у школі, виконані на окремих листках, або статут підприємства.

Для цього потрібно скласти папір рівним стосом і загнути лівий край таким чином, щоб утворився кут. Потім потрібно зробити два проколи і протягнути крізь отвори нитки.

«Хвостики» мають бути зафіксовані на звороті паперовою пломбою (шматком приклеєного паперу).

Схема прошивки на куточок

Ще один варіант – коли роблять лише одну дірочку в куточку. В отвір протягують удвічі складену стрічку або шнур і натягують петлю, що утворилася, на кут документа. Кінці шнурка фіксують, як завжди.

У дві дірки

Насамперед потрібно відступити 1 см від краю і зробити дві дірки голкою або діроколом.

Вдягти нитку необхідно так, щоб утворилася петля, а кінці опинилися з тильного боку аркуша. Кінці ниток міцно зв'язати та закріпити паперовою пломбою.

У три дірки

Тепер необхідно розмітити розташування вже трьох отворів із лівого краю. Між самими отворами слід залишити по 3 см.

Потім усунути нитку з тильного боку документа в середню дірку і провести в нижній отвір. Після цього по тильній стороні нитку просмикнути через верхній прокол, знову заходячи в середній отвір, але вже з іншого боку. Кінчики зв'язати між собою та закріпити пломбою (наприклад, приклеюють шматочок паперу).

Довжина «хвостиків», що виходять, не повинна бути менше 7 см.

У чотири дірки

Чотири отвори потрібно розташувати на відстані 1,5-2 см один від одного, а потім просмикнути нитку з тильного боку другого отвору. Після втягти голку в перший прокол, потім знову другий, третій, четвертий і вивести в третій отвір. Кінчики зв'язати між собою та опломбувати.

У п'ять дірок

Цей спосіб застосовується для найбільш товстих та важливих стосів документів, наприклад бухгалтерських звітів. Зазвичай для скріплення такої кількості паперів потрібний прошивник. Для розмітки розташування точок проколу потрібно відкласти по 2 см від верхнього і нижнього краю листа, потім відзначити середину між ними, а після і середину відрізків.

Нитка втягується в середній отвір з тильного боку, залишаючи кінчик, довжиною близько 10 см. Голку потрібно направити в першу дірку, вивівши її з тильного боку, і всунути її в другий зверху отвір, а потім вивести в середнє. Тепер один край готовий.

Тепер потрібно повторити свої дії в дзеркальному порядку: вивести нитку в нижню дірку, потім направити в другу, зав'язати «хвостики», що з тильного боку утворилися вузлом і опломбувати.

Крок 4. Засвідчення

Пломба – це невеликий прямокутний шматок паперу, що наклеюється на вузлик на тильній стороні паперу. На ній необхідно вказати кількість аркушів цифрами та літерами, вказати посаду того, хто прошив папери, його ПІБ та поставити розпис. При необхідності на пломбу також ставиться печатка компанії чи організації.

Нормативно-правові акти, що регламентують процедуру

Існує кілька правових норм, що встановлюють правила оформлення, зокрема зшивання паперів, на законодавчому рівні.

1. Наказ Росархіву від 23.12.2009 N 76 «Про затвердження Методичних рекомендацій щодо розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади». У додатку №24 докладно описано процедуру оформлення, прошивання та переплетення справ.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення». Сам стандарт не передбачає докладного опису переплетення справ.

Галузеве законодавство також встановлює методи оформлення документів.

• Наказ Мінкульту №536 у 2005 році закріплює рекомендації щодо оформлення документації в державних органах виконавчої влади.
• Наказ від 7 грудня 1992 року №02-213, який регламентує положення про діловодство в ЦБ РФ.
• Наказ МНС від 18.04.2003 № ВГ-3-09/198 «Методичні роз'яснення щодо порядку заповнення окремих форм документів».

У 2019 році немає загальних упорядкованих вимог для зшивання паперів, проте НПА встановлюють основні засади оформлення офіційної документації.

Як правильно зшивати документи нитками: покрокова інструкція з фото

Зшивати робочі папери необхідно їх систематизації. У компаніях та установах зшивають ту документацію, яку потрібно передати до архіву. Прошиті папери зручно зберігати і по запиту подавати в органи контролю, не переживаючи за збереження і можливість заміни.

Є певні нормативні вказівки, які регулюють, як правильно прошити документи за ДСТУ у 2020 році:

1. Методичні рекомендації, затверджені Наказами Росархіву №76 від 23.12.2009 №44 від 11.04.2018 №71 від 22.05.2019.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013.
3. Правила діловодства, розроблені галузевими відомствами (ЦБ РФ, Мінфін, Мінекономрозвитку та ін.).

Яку документацію зшивають

Прошивати документи зобов'язані багато структурних підрозділів. Діловоди систематизують вхідну та вихідну документацію. Співробітники кадрової служби за підсумками календарного року зшивають:

• накази щодо основної діяльності;
• накази з особового складу;
• внутрішнє листування.

• авансові звіти;
• оборотні відомості з матеріальних засобів;
• накладні;
• рахунки-фактури;
• акти виконаних робіт;
• дорожні листи;
• касову книгу;
• відомості отримання заробітної плати (якщо зарплату видають співробітникам на руки).

Зшивайте документацію одним із цих способів:

• скріпіть степлером;
• зшийте нитками;
• Використовуйте спеціальне обладнання.

Найнадійнішим варіантом є зшивання справ нитками – такі папери не підмінять.

Які правила оформлення

Є загальний порядок зшивання паперів. Кілька попередніх кроків, щоб правильно підшити документи, незалежно від інструменту:

1. Відсортуйте регістри за датою.
2. Притуліть папери один до одного, вирівняйте по краях.
3. Пронумеруйте кожен аркуш - зверху праворуч поставте арабські цифри. Починайте із цифри 1.
4. Підготуйте опис (її не нумерують).
5. Вкладіть папір у картонну обкладинку належного розміру. Підійде папка із написом «Дело».

Основні вимоги до секретаря-діловода пропишіть у посадовій інструкції. А якщо вам будуть потрібні правила заповнення журналу трудових договорів, прочитайте статтю «Журнал реєстрації трудових договорів».

Для прошивання стандартних регістрів використовується звичайний скорозшивач формату А4. Нумеруються не лише папери, а й конверти. У цьому випадку конверт нумерується в першу чергу, а за ним аркуші та фотографії, що знаходились у ньому.Якщо ви припустилися помилки, закресліть її однією рисою і продовжіть нумерацію.

Як зшивати нитками покрокова інструкція

Перед початком процедури видаліть всі скріпки та скоби від степлера.

1. Нитки. Краще використати капронові.
2. Голка. Розмір підбирають в залежності від товщини регістрів, що зшиваються.
3. Паперовий клей.
4. Аркуш чистого паперу.
5. Картонний або паперовий швидкозшивач.

Дотримуйтесь встановленого порядку — інструкцію покроково, як правильно зшивати документи ниткою з фото та поясненнями:

Крок 1. Видалити скріпки, скоби.

Крок 2. Акуратно та рівно розкладіть листи, перевірте нумерацію.

Крок 3. Залежно від товщини пачки, що вийшла, візьміть шило або голку і, відступивши від краю, зробіть наскрізні отвори в кількості не менше 3. Отвори повинні знаходитися в ряд, вертикально щодо краю паперу, на відстані 2,5 — 3 сантиметри один від одного Середній отвір зробіть по центру.

Крок 4. Візьміть нитку довжиною 70-80 сантиметрів (довжина залежить від товщини стоси).

Крок 5. Вставте голку знизу з заднього боку паперу в центральний отвір.

Крок 6. Проведіть зверху у крайній верхній отвір.

Крок 7. Потім через зворотний бік у крайній нижній отвір.

Крок 8. Поверніть центральний отвір через лицьову сторону.

Крок 9. Після такого прошивання нитка виявиться з тильного боку.Якщо зшивається папка з великою кількістю аркушів, зшийте папери кілька разів — для їх закріплення.

Крок 10. Зауважте вузол на обороті. Виходить залишок завдовжки щонайменше 8 сантиметрів.

Крок 11. На вузол, що вийшов, наклейте відрізок паперу у вигляді прямокутника. На ньому наперед робиться напис: «Прошнуровано і пронумеровано.____ аркушів. Директор____Прізвище І.О.» (або іншу посаду керівника статутної документації).

На прошитому документі поставте підпис та друк: одна частина підпису та друку потрапить на аркуш паперу, інша — на тильну сторону документації.

Якщо вам потрібно прошити багато листів одночасно, зробіть не менше 4 отворів. Міцний зшив - це гарантія надійності при зберіганні документа. Перегляньте відеоінструкцію про те, як прошити журнал нитками спрощеним способом прошивки.

Хто і як запевняє

Документи підписує керівник підприємства чи індивідуальний підприємець (чи уповноважена їм особа). Важливо, щоб частина підпису була як на наклеєному папері, так і на зшитому документі. Підпис на пошиві означає, що керівник бере на себе зобов'язання за їх вміст.

Особливості оформлення бухгалтерської документації

Для прошивання бухгалтерської документації роблять 5 отворів – товщина справ бухгалтерії трохи більша. Зшивати бухгалтерські документи має право лише уповноважений співробітник (часто це сам бухгалтер). Ось основні правила, як пошити договір нитками (порядок поширюється на інші регістри бухгалтерії).

1. Пронумеруйте папери простим олівцем.
2. Складіть опис документів. Включіть до опису такі розділи: найменування, дата складання, список регістрів, підпис відповідального співробітника.
3. Зробіть отвори.
4. Прошийте нитками.
5. Закріпіть наклейкою, поставте підпис керівника та виконавця та друк установи.

Особливості підготовки документів на здачу до архіву

Документи для здавання до архіву готують працівники структурних підрозділів. Первинна підготовка та схема прошивки документів включають:

1. Систематизацію паперів.
2. нумерацію.
3. Зшивання паперів за призначенням.
4. Заповнення опису.
5. Оформлення обкладинки.

Зшита вказаним чином документація зберігається щонайменше 25 років. Якщо документи слід зберігати в архіві менше 10 років, скористайтеся спрощеною схемою прошивки. У такому разі дозволяють не проводити:

• систематизацію;
• нумерацію;
• зшивання нитками (залишіть папери в швидкозшивачі).

Порядок прошивання нічим не відрізняється - покрокова інструкція, як правильно прошити журнал нитками і здати справу в архів:

1. Якщо у справі, що підлягає зшиванню, понад 250 аркушів, розділіть його на кілька томів.
2. Прошийте кожен том.
3. Якщо плануєте зберігати журнали більше 25 років, підготуйте до справи додаткову картонну обкладинку. Вона захищає документи та нитки від зайвого тертя.
4. Зробіть отвори. Протягніть нитки і щільно закріпіть. Слідкуйте, щоб текст залишався читаним.
5. Пронумеруйте простим олівцем у верхньому правому кутку. Не рекомендується використовувати кулькові та гелеві ручки, кольорові олівці та фломастери.

Аркуш формату А3 нумерується як один лист, підшивається за лівий край і згортається. Якщо один листок підшивають за середину, його нумерують як два листки. Фотографії або картинки, схеми та карти нумеруються ззаду у верхньому лівому кутку. Насамперед нумерують конверти окремо від їх паперових вкладень. Якщо справа складається з кількох томів, кожен том отримує окремий номер.Обкладинку оформляють так:

1. Вкажіть назву організації в називному відмінку. Якщо під час зберігання змінилася назва установи, вкажіть оновлену, коректну. Стару назву поставте в дужки, нову під ним.
2. Пропишіть найменування структурного підрозділу
3. Позначте назву справи. Крім назви, визначте і тему справи (акти, накладні, накази та інше).
4. Позначте період (рік), до якого належать папери – дату першого та останнього документа, календарний рік (наприклад, накази щодо основної діяльності за 2020 рік).
5. Закріпіть термін зберігання справи – постійний чи певний.

При нумерації листів у справі опис не враховується. Справи зазначаються за рівнем значимості: статут, протоколи, плани.

Підготовка для здачі у податкову

Під час реєстрації як юридичної особи (індивідуального підприємця) і за внесенні змін у відомості Федеральної податкової служби необхідні документи прошиваються у присутності нотаріуса. Нотаріус гарантує, що жодних виправлень після посвідчення підпису заявника не буде.

Наразі податкова приймає документи у звичайному вигляді, без зшивання — із Методичних рекомендацій ФНП цей пункт виключено. Організації та ІП мають вибір: здавати документи в скріпленому або прошитому вигляді. Але правила діловодства ніхто не скасовував, тому установчі документи бажано все ж таки прошивати вручну.